Ministerstwo Finansów (MF) zakończyło zewnętrzny audyt dotyczący Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wykazał on krytyczne błędy w realizacji projektu. W piątek Andrzej Domański, minister finansów, zapowiedział nową datę uruchomienia obowiązkowego KSeF.
– System ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 r. moi poprzednicy zapewniali mnie, że jest on gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwagi i zalecenia do architektury systemu, kodów źródłowych i bazy danych. Ministerstwo Finansów odpowiada za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego. Dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF – podkreślał Andrzej Domański.
Dwa terminy
Szef resortu finansów tłumaczył, że jedna z rekomendacji pokontrolnych dotyczy stopniowego wdrażania systemu e-faktur.
Podjął decyzję, że KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedstawicieli biznesu - od 1 kwietnia 2026 r.
Wspomniany audyt wykazał szereg nieprawidłowości, w tym źle zaprojektowaną tzw. architekturę IT, która wpływała m.in. na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo i dalszy rozwój systemu.
– Niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu. Zaczynamy niemalże od początku – ocenił Andrzej Domański.
Przedstawiciele MF zamierzają kontynuować konsultacje z przedsiębiorcami w sprawie KSeF. Jednocześnie zależy im na jak najszybszym zakończeniu prac dotyczących systemu, aby przedstawiciele biznesu dowiedzieli się, jaki będzie jego ostateczny kształt.
– Przedsiębiorcy dostaną prawie dwa dodatkowe lata na wdrożenie KSeF. Mam jednak obawy, czy teraz wielu z nich nie odłoży przygotowań dotyczących tego systemu i wróci do nich dopiero pod koniec 2025 roku. Minister finansów ogłaszając nową datę wdrożenia obligatoryjnego KSeF użył sformułowania: zaczynamy niemalże od początku. To może oznaczać rewolucję w przepisach. Audyt pokazał, że na tę chwilę system w ogóle nie był gotowy i groził polskim firmom paraliż. Z pewnością decyzja ministra finansów nie była łatwa, lecz na pewno odpowiedzialna – uważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Ścieżka legislacyjna
Piotr Juszczyk zwraca uwagę, że przesunięcie terminu wdrożenia obligatoryjnego systemu e-faktur wiąże się z koniecznością przeprowadzenia procesu legislacyjnego.
– W pierwszej kolejności przepisy trafią do Sejmu, potem do Senatu, następnie musi podpisać je prezydent. Procedura powinna zakończyć się do końca czerwca, bo w obowiązujących przepisach datą wejścia KSeF jest wciąż 1 lipiec 2024 r. dla podatników VAT, natomiast dla pozostałych przedsiębiorców 1 styczeń 2025 r. Minister finansów może też w drodze rozporządzenia wyłączyć wszystkie firmy z obowiązkowego KSeF ze względu na brak gotowości systemu – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Nie ma wątpliwości, że jego wdrożenie oznacza dla przedsiębiorców olbrzymią zmianę.
– Papier trafi do lamusa. Natomiast elektroniczne faktury będą gromadzone w jednym systemie. Zniknie potrzeba pobierania i wysyłania plików do kontrahenta w drodze mejlowej. E-faktury będą wystawiane, przechowywane, przekazywane i odbierane w KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca będzie miał pewność, że dokument zawsze trafi do kontrahenta - nie będzie występowało ryzyko jego zgubienia lub zniszczenia. Niewątpliwie tak duża rewolucja wymaga skrupulatnego wdrożenia systemu. Nie można dopuścić do sytuacji, w której nagle polskie firmy miałyby problem z rozliczaniem transakcji – zaznacza główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Spore nakłady finansowe
Michał Sosnowski, dyrektor rozwoju biznesu w firmie Exorigo-Upos, twierdzi, że decyzja ministra finansów jest słuszna.
– Wdrożenie KSeF w obecnej postaci groziłoby zakłóceniem procesu biznesowego, jakim jest fakturowanie. Z drugiej jednak strony sporo firm już przygotowało się do tego i poniosło z tego tytułu spore nakłady finansowe. Czekanie prawie dwa lata na pozostałych kontrahentów to spore utrudnienie, które przyjmowane jest z rozczarowaniem przez wspomnianych przedsiębiorców – podkreśla Michał Sosnowski.
Wtóruje mu Tomasz Kuciel, prezes zarządu Editel Polska.
– Z jednej strony rozumiem trudności, przed jakimi stanął minister finansów. Jeśli audyt systemu informatycznego, który będzie zasilany bardzo wrażliwymi danymi, wykazał, że jest on pełen luk, to zmiana daty wdrożenia obligatoryjnego KSeF jest uzasadniona. Z drugiej jednak strony niestabilność otoczenia prawnego rozczarowuje. Wspomniana data była przekładana już kilkakrotnie – zaznacza Tomasz Kuciel.
Jego zdaniem decyzja ministra finansów opóźnia wykorzystanie szansy na przyspieszenie cyfryzacji w biznesie.
– Przedsiębiorcy, którzy już zainwestowali czas i pieniądze w przygotowania dotyczące integracji firm z systemem KSeF, mają prawo być sfrustrowani. Możliwe, że przedstawiciele biznesu będą chcieli dostać rekompensaty, co może prowadzić do składania przez nich pozwów, w tym zbiorowych. Istnieje też obawa, że każde kolejne przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF może wiązać się ze zmianą koncepcji e-fakturowania. Alternatywne metody proponowane przez Unię Europejską, w tym m.in. e-raportowanie, są łatwiejsze do wprowadzenia i mniej kosztowne w utrzymaniu. Wymagają jednak podjęcia zupełnie innych działań od dotychczasowych. A to stawia przedsiębiorców, którzy już rozpoczęli odpowiednie przygotowania, w gorszej sytuacji – zauważa Tomasz Kuciel.
W jego ocenie właściciele firm mogą mieć wątpliwości, czy podane przez ministra finansów nowe terminy za jakiś czas znowu się nie zmienią.
– Brak zaufania przedstawicieli biznesu do rządowych deklaracji dotyczących nowych dat wdrożenia obligatoryjnego KSeF może mieć dalekosiężne konsekwencje dla cyfryzacji polskiej gospodarki. Szefowie firm mogą podejmować minimalne działania zgodne z obowiązującymi przepisami i czekać na ostatnią chwilę z wdrożeniem systemu e-faktur. Mam nadzieję, że w przyszłości Ministerstwo Finansów wykaże się większą przewidywalnością w podejmowanych decyzjach dotyczących wdrażania kluczowych systemów technologicznych – podkreśla prezes zarządu Editel Polska.
Bez zbędnej zwłoki
Podobne stanowisko dotyczące KSeF wyraża Monika Zaród, menedżer w firmie NTT Data Business Solutions. Jednocześnie radzi, aby przedsiębiorcy nie zwlekali z przygotowaniami dotyczącymi wdrożenia systemu e-faktur. Podkreśla, że w dużych firmach zajmują one co najmniej cztery miesiące, a niekiedy nawet rok.
– Często jest to związane z restrukturyzacją firmowych procesów i wpływa na realizację harmonogramu projektu. Każdy miesiąc zwłoki w tej dziedzinie działa na niekorzyść przedsiębiorstw. Nie warto odkładać projektów wdrożeniowych na ostatnią chwilę, bo niestety może zabraknąć czasu na ich realizację – konkluduje Monika Zaród.