Zakończyła się druga edycja Akademii „Pulsu Biznesu” — 12 warsztatów, w których wzięło udział kilkuset właścicieli małych i średnich firm. Jej zwieńczeniem była debata, która odbyła się w redakcji „Pulsu Biznesu” 10 grudnia 2013 r. Eksperci z firm: DHL Express, Euler Hermes, Collections i Arcus mieli w jej trakcie odpowiedzieć na najczęstsze pytania i uwagi uczestników. Większość przedsiębiorców przyznała, że odczuwa pogorszenie warunków prowadzenia działalności związane z trudną sytuacją gospodarczą i szuka sposobów ograniczenia kosztów. Prelegenci, biorąc pod uwagę specyfikę rynku, mieli ocenić, jakie rozwiązania mogą wprowadzić małe i średnie firmy, by poprawić swoją sytuację.
— Każdy przedsiębiorca ma prawo i obowiązek ograniczać koszty, ale w rozsądny sposób. Nie zawsze obcięcie kosztów równa się brakowi nakładów inwestycyjnych — twierdzi Jarosław Iwanek, dyrektor do spraw consultingu i analiz BPSC.
Porządek w chaosie
Wiele małych i średnich firm boryka się z problemem racjonalnego zarządzania kosztami. Rozwiązać go może wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego.
— Zakup zintegrowanego systemu informatycznego, takiego jak Impuls EVO firmy BPSC, z pewnością jest wydatkiem, jednak w przyszłości może przynieść spore oszczędności dzięki temu, że pomoże zaplanować kolejnedziałania. Niezależnie od tego, czy chcemy ciąć koszty, czy też rozwinąć dotychczasowe lub nowe dziedziny działalności, tylko rzetelna informacja z własnego przedsiębiorstwa uzyskana na podstawie historii zapisanej w systemie pomoże odpowiednio zaplanować wydatki. Jeżeli planujemy jakąkolwiek inwestycję, to na podstawie danych z historii oraz informacji na temat bieżącej sytuacji na rynku możemy bardzo dokładnie przewidzieć jej rentowność oraz nakłady, jakich wymaga. To dotyczy zarówno firm usługowych, jak i dystrybucyjnych — uważa Jarosław Iwanek.
Właściciele firm zatrudniających kilkanaście lub kilkadziesiąt osób i odnoszących sukcesy na rynku od dwudziestu czy trzydziestulat często nie widzą jednak potrzeby wprowadzania skomplikowanego systemu, który miałby usprawnić coś, co już dobrze funkcjonuje.
— To stereotypowe myślenie o informatyzacji przedsiębiorstwa. Bardzo często patrzy się na systemy informatyczne jak na narzędzie do obsługi podatkowo-bilansowej. Tymczasem systemy informatyczne służą również do pomocy przy podejmowaniu decyzji. Każda firma powinna mieć strategię, dzięki której dąży do określonego celu. System informatyczny informuje o kosztach związanych z każdym rodzajem działalności, jakie w konkretnym momencie musimy ponieść, a także pomaga zaplanować kolejne działania i pokazuje różne możliwości — dodaje Jarosław Iwanek. Nie oznacza to, że komputer zastąpi dobrze wykwalifikowanych pracowników. Zintegrowany system informatyczny porządkuje informacje, jednak to człowiek podejmuje ostateczną decyzję.
— Komputer tylko pomaga odnaleźć się w chaosie, jakim jest ogrom informacji zgromadzonych w przedsiębiorstwie.
Każdy korzysta z różnych urządzeń, jednak to zintegrowane systemy informatyczne łączą je wszystkie w spójną sieć — podsumowuje Jarosław Iwanek.
Po pierwsze, konsekwencja
Jednym z najważniejszych problemów, na który zwrócili uwagę przedsiębiorcy, są niepłacone faktury nazywane czasem najtańszymi kredytami na rynku.
— To bardzo poważny problem i wielu właścicieli firm chce z nim walczyć, jednak tylko niewielka część wie, co można zrobić. Proces odzyskiwania należności można podzielić na dwie fazy. W pierwszej przedsiębiorca sam się zwraca do dłużnika z prośbą o oddanie długu. Jeśli to nie skutkuje, zleca firmie zewnętrznej, takiej jak nasza, zajęcie się odzyskaniem należności. W Polsce 40-50 proc. dłużników nie płaci wierzycielom na czas. Powody są różne, często to po prostu przeoczenie, również wierzyciela, który nie upomniał się o należność.
Nierzadko przedsiębiorcy nie dbają, by to u nich wszystko zostało załatwione jak należy — komentuje Tomasz Delman, dyrektor do spraw sprzedaży w Euler Hermes Collections.
Podczas dwunastu spotkań drugiej edycji Akademii niemal każdy przedsiębiorca przyznał, że ma jakieś przeterminowane należności i szuka narzędzi, by możliwie szybko je odzyskać.
— Podczas warsztatów prezentowaliśmy tak zwaną hybrydę, czyli narzędzie, które łączy monitoring z windykacją należności. Chcieliśmy przez to pokazać, że wielu przedsiębiorców może ten powszechny problem załatwić po części we własnym zakresie. Zacząć należy na przykład od dwóch, trzech telefonów do dłużnika z prośbą o zwrot należności. Następnie dwukrotnie wysłać informację, że sprawa zostanie skierowana do windykacji. Tylko konsekwentne postępowanie przyniesie oczekiwane skutki. Każdy przedsiębiorca, którego obsługujemy, po roku od rozpoczęcia monitoringu swoich należności może zauważyć przyspieszenie ich odzyskiwania. Firmy odzyskują 80 proc. należności do 20 dni od terminu spłaty. Nasi klienci odzyskiwali nawet 95-100 proc. należności dzięki konsekwentnym działaniom. Przedsiębiorca, który podejmuje decyzję, że chce odzyskać należność, a po jakimś czasie zarzuca to na rzecz innych zadań, straci pieniądze początkowo zainwestowane w ten proces i daje dłużnikom powód do przekonania, że jego ostrzeżenia nie mają pokrycia — opowiada Tomasz Delman.
Eksport się opłaca
Wydaje się, że na rynku logistycznym, na którym konkurencja jest bardzo duża, wprowadzono wszystkie możliwe rozwiązania i mali oraz średni przedsiębiorcy nie mogą już nic zrobić, by uatrakcyjnić ofertę i stanąć w szranki z dużymi firmami. DHL Express próbuje jednak przekonać, że mniejsze firmy, które zdecydują się na eksport, mają spore szanse na sukces.
— Trzeba mieć cel, zdecydować, w jakim kraju chce się działać i czy firmę na to stać. Trzeba się do tego przygotować, bo w każdym kraju są inne przepisy dotyczące cła. Pomoc oferują firmy takie jak DHL, których jednak mali i średni przedsiębiorcy często się boją. Ale warto zauważyć, że w naszej firmie 92 proc., czyli 2,6 mln klientów to przedsiębiorstwa z sektora MŚP — mówi Monika Waligóra, dyrektor do spraw komunikacji i PR firmy DHL Express. Eksport towarów się opłaca, ponieważ może zmniejszyć koszty działalności firmy.
— Eksport z Polski bardzo się rozwija, w ostatnich latach wzrósł z 39 do 49 proc. Niektórzy nasi klienci przenieśli część produkcji za granicę, przez co zmniejszyli ryzyko upadku swoich firm w czasie kryzysu. Jeden z nich uchronił przedsiębiorstwo, przenosząc z naszą pomocą część produkcji do Chin. Taka działalność zwiększa również przychody. Nasz klient, zatrudniający 5 osób, handlował głównie w kraju, a za granicę wysyłał jedynie kilkanaście produktów. Dzięki naszym usługom jego eksport wzrósł przez rok do 2 tys. przesyłek — opowiada Monika Waligóra.
Zaoszczędzić na papierze
Mali i średni przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić i szukają w tym celu skomplikowanych rozwiązań, często nie wiedzą, że pod ręką mają o wiele prostsze sposoby obcinania kosztów.
— Możemy zaoferować nawet 30 proc. oszczędności, np. przez wprowadzenie regulaminu drukowania. Kilka lat temu usługi, jakie oferuje nasza firma, czyli zarządzanie cyklem życia dokumentów dzięki platformie technologicznej, były zarezerwowane dla korporacji. Dzięki zwiększeniu wydajności podstawowych urządzeń, które każdy ma na biurku, można je wprowadzić w małych i średnich przedsiębiorstwach. Wszystko zależy od sytuacji firmy. Na początku przeprowadzamy audyt, analizujemy sytuację w firmie, sprawdzamy, co się drukuje i z jakich systemów i staramy się zaproponować najlepsze rozwiązania — mówi Łukasz Rumowski, dyrektor do spraw rozwoju produktu i IT firmy Arcus. Rośnie również popularność chmury obliczeniowej, która jest częstą strategią komunikacyjną w firmie. Według eksperta z Arcusa, w przyszłości wprowadzi je coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw.
— To już nie jest żadna nowinka, chmury działają od 10 lat. Chodzi o to, by z każdego urządzenia stacjonarnego i przenośnego mieć dostęp do firmowych danych. Mamy oczywiście w ofercie rozwiązania chmurowe. Oparty na tej strategii jest na przykład nasz system IQ, który monitoruje wydruki i zarządza nimi. Pracownik podchodzi do pierwszego wolnego urządzenia, które — po tzw. autentykacji — drukuje wybrany dokument.
Centralny system spina wszystkich użytkowników, porządkuje ich dokumenty, pokazuje tylko opcje dostępne dla konkretnego użytkownika. Dokumenty są drukowane dopiero po weryfikacji użytkownika, więc to bezpieczne rozwiązanie — tłumaczy Łukasz Rumowski.
Bez obaw
Mali i średni przedsiębiorcy nie mają tyle odwagi we wprowadzaniuzmian, ile właściciele korporacji. Wdrażaniu innowacji towarzyszy wiele obaw. Przedsiębiorcy, którzy chcą wprowadzić zintegrowany system informatyczny, najczęściej się boją dezorganizacji pracy.
— Wdrożenie nowego systemu informatycznego zawsze się wiąże ze zmianą organizacji pracy. Może się też pojawić obawa, że pracownicy nie będą potrafili obsługiwać dość skomplikowanego systemu. Dlatego staramy się tworzyć jak najprostsze systemy i wprowadzamy dodatkowe ułatwienia, na przykład ekrany dotykowe. Każdy element naszego systemu wygląda dokładnie tak samo, by pracownik, raz pojąwszy funkcjonowanie jednego, mógł skorzystać z innych — komentuje Jarosław Iwanek. Firmy, które planują ekspansję do innych krajów, na wstępie potykają się o barierę kulturową.
— Najczęstsze obawy dotyczą nieznajomości przepisów celnych i odmienności kultur. Mamy dla klientów poradniki z odpowiedziami na najważniejsze pytania. Na stronach internetowych opisujemy 30 najbardziej znaczących krajów eksportowych, przedstawione są tam ich przepisy i zwyczaje. Służymy też naszym klientom rozmową — opowiada Monika Waligóra. Jakakolwiek ingerencja firmy zewnętrznej w działalność przedsiębiorstwa budzi jednak obawy właściciela o naruszenie zasad, które ustalił.
— Wchodząc w uporządkowany świat przedsiębiorcy, występujemy w roli niszczyciela zastanego porządku. Trzeba więc tak poprowadzić spotkanie, by przedsiębiorca zrozumiał wszystkie korzyści, jakie uzyska dzięki wdrożeniu naszego systemu. Najpierw trzeba się jednak dokładnie dowiedzieć, z jakim problemem firma się boryka. Musimy się starać być doradcami, a nie akwizytorami. Zaufanie buduje się stopniowo, w naszym przypadku z pewnością pomagają klarowność zapisów w umowie oraz relacje, jakie tworzymy z klientami — wyjaśnia Tomasz Delman.
Wiele obaw przedsiębiorców bierze się z niewiedzy lub z prostego lęku przed wprowadzeniem zmian w czymś, co i tak funkcjonuje.
— Większość klientów po prostu nie ma świadomości, że pewne koszty są zbędne. Przez edukację próbujemy przede wszystkim wskazać dziedziny, których działanie można poprawić, i koszty, które można obniżyć. W ten sposób zmniejszamy obawy klienta. Ważna jest dobrze napisana umowa. Często pojawiają się obawy związane z tym, co chcemy zmienić w firmie. Klienci początkowo wolą zostać przy tym, co już jakoś działa. Nasza pomoc to jednak zdjęcie z barków przedsiębiorców dużej odpowiedzialności — sumuje Łukasz Rumowski.
O Akademii Pulsu Biznesu
Akademia Pulsu Biznesu to program dla przedsiębiorców, poświęcony: praktycznym metodom budowania wartości firmy, skutecznego zarządzania ryzykiem, tworzenia strategii, zarządzania personelem i podnoszenia konkurencyjności przedsiębiorstw. Zorganizowane w Białymstoku, Olsztynie, Gdańsku, Wrocławiu, Krakowie, Warszawie, Lublinie, Katowicach, Łodzi, Poznaniu, Toruniu i Szczecinie spotkania miały charakter warsztatów, których brało udział jednorazowo około 50 osób. Prelekcje ekspertów oparte były na praktycznych przykładach. W cyklu warsztatów wzięło udział łącznie 555 uczestników.