Dzisiaj nie widać już śladu po tym, co się działo w centrum stolicy w trakcie Euro 2012. Zniknęły tysiące metrów kwadratowych płotu, który otaczał Plac Defilad przy warszawskim Pałacu Kultury i Nauki. Zwinięto telebimy, nagłośnienie, zdemontowano scenę.
Przygotowania
Zanim jednak warszawska Strefa Kibica stanęła przy ulicy Marszałkowskiej, niezbędne były miesiące przygotowań. Operator strefy, firma ARS Communication fazę koncepcyjną rozpoczęła pod koniec 2011 r., brało w niej udział 30 pracowników. Ich zadaniem było wyznaczenie dokładnego obszaru, na którym miała działać strefa. Było to o tyle utrudnione, że zamykano ścisłe centrum Warszawy.
Jak wspominają pracownicy ARS Communication, już na etapie planowania musieli poradzić sobie z wieloma problematycznymi punktami infrastruktury miejskiej, które miały znaleźć się na terenie strefy.
Jednym z nich było wyjście ze stacji metra Centrum przy ulicy Marszałkowskiej. Znajdowało się bardzo blisko sceny, a zgodnie z planami ewakuacyjnymi metra musiało być udostępnione pasażerom. Dlatego wspólnie z odpowiednimi służbami podjęto decyzję o wyłączeniu go ze strefy i otoczeniu korytarzem. Firma musiała brać też pod uwagę imprezy, które odbywały się np. w Kinotece czy Muzeum Techniki, w trakcie montażu strefy i jej działania.
— Mieliśmy doświadczenie w organizacji większych imprez, ale strefa była o tyle bardziej skomplikowanym projektem, że nigdy wcześniej w Polsce nikt nie organizował niczego podobnego na tak wielką skalę. Dlatego już cała faza koncepcyjna była dużym wyzwaniem — wspomina Sebastian Mikołajczak, współwłaściciel agencji ARS Communication.
Strefą do Acapulco
Montaż trwał 3 tygodnie. Na 12 hektarach postawiono ponad 6 km ogrodzenia i położono ponad 11 km kabli energetycznych. Na tym etapie powstały też wszystkie procedury dotyczące dostaw towaru, serwisowania i poruszania się samochodów po terenie strefy. Graficy od początku montażu stworzyli prawie 200 wersji mapy technicznej oraz około 2 tys. projektów związanych ze strefą. W trakcie przygotowywania, działania i demontażu strefy ARS Communications współpracowało z ponad 40 innymi firmami, w tym m.in. dostawcami usług, sprzętu, urządzeń i materiałów, firmami branży telekomunikacyjnej i IT, a także przedsiębiorstwami zatrudnionymi przez miasto.
Przy przygotowaniu i obsłudze strefy pracowały setki osób, sami pracownicy Biura Produkcji wypili 500 litrów wody, zjedli ponad 6,5 tys. obiadów i ponad 4,3 tys. kanapek. Wszyscy razem przeszli po terenie Strefy Kibica ponad 10 tys. km, czyli tyle ile w linii prostej z Warszawy do Acapulco.
Zdaniem Sebastiana Mikołajczaka największym wyzwaniem było stworzenie systemu akredytacyjnego, który umożliwiał prawidłowe funkcjonowanie strefy. Został on napisany od zera i wdrożony od początku montażu, ponieważ miał zapewnić wszystkim osobom i firmom pracującym w strefie możliwość swobodnego poruszania się po niej. Działał przez cały czas jej funkcjonowania oraz w czasie jej demontażu.
Wydano prawie 19 tys. identyfikatorów, m.in. dla pracowników ochrony, artystów czy obsługi sponsora i ponad 4,5 tys. wjazdówek dla serwisu, dostawców towaru czy służb ratowniczych. Akredytacji udzielono ponad 2,2 tys. dziennikarzy.
Działanie
Poprawność wszystkich procedur i działanie samej strefy zostało sprawdzone w dniu otwarcia 7 czerwca. Jak opowiada Sebastian Mikołajczak poprzedzająca je noc była dla niego bezsenna.
— W strefie sytuacja wyglądała inaczej niż przy okazji innych imprez. Wyjątkowość tego wydarzenia polegała na tym, że przez okrągły miesiąc codziennie odbywała się tu nowa impreza. Musieliśmy reagować na bieżąco, każdego dnia przyjmowaliśmy dostawy, serwisy sprzątające, sprawdzaliśmy cały teren oraz wszystkie urządzenia począwszy od telebimów, przez łączność, monitoring, system liczenia ludzi i akredytacje na zasilaniu kończąc. Pracujący z nami przedstawiciel UEFA szybko zorientował się, że strefa działa bez zarzutów dlatego jego jedynym pytaniem było to o statystyki — mówi Sebastian Mikołajczak.
Pierwsze, co zaskoczyło operatora strefy to frekwencja. W efekcie zdecydowano o zamontowaniu dwóch dodatkowych telebimów.Pomimo dużego zainteresowania strefę tylko kilka razy zamknięto z powodu zbyt dużej liczby kibiców. Liczył ich specjalnie przygotowany system kamer (UEFA nie zgodziła się na tzw. kołowroty).
Operatora zaskakiwała też zmienna pogoda, ale tylko raz trzeba było podjąć decyzję o opuszczeniu i zamknięciu strefy z powodu burzy.
Jak mówi Sebastian Mikołajczak problemem było też to, że Plac Defilad jest bardzo wietrznym terenem. Gdy wiatr osiągał prędkość powyżej 80 km/h, wszystkie zawieszone na specjalnych konstrukcjach telebimy musiały być ze względów bezpieczeństwa opuszczane w dół.
Pozytywnym zaskoczeniem była też duża liczba osób z dziećmi. Dla najmłodszych przygotowano nie tylko atrakcje, ale i specjalne procedury. Ustawiono dwa kontenery, jeden jako miejsce np. do przewijania maluchów, drugi dla zagubionych dzieci.
Tylko kilka razy w ciągu działania strefy rodzice zagubili swoje pociechy, wszystkim udało się je odnaleźć. Pomógł w tym najprostszy sposób — naklejki rozdawane dzieciom, na których rodzice mogli napisać imię oraz numer kontaktowy opiekuna.