Co się dzieje z najmłodszym pokoleniem? Zupełnie nie radzi sobie w szkole. Poziom wiedzy kolejnych roczników spada na łeb na szyję — bili na alarm pedagodzy, socjolodzy i politycy w Stanach Zjednoczonych. Uruchomiono publiczne programy wsparcia. Nie żałowano pieniędzy na dodatkowe etaty nauczycielskie, zajęcia wyrównawcze i pomoce dydaktyczne. Nic to nie dało. Zadbano o to, by każdy uczeń miał komplet podręczników i lektur. Bez skutku. Realizowano nawet kampanie społeczne i medialne podkreślające znaczenie wykształcenia w dorosłym życiu. Na darmo. Odczuwalnych postępów w nauce nie odnotowano.
Kwestia pomysłu
W końcu ktoś odkrył prawdziwą przyczynę problemu: słaby wzrok dużego odsetka amerykańskich dzieci i młodzieży. Trzeba było sfinansować badania okulistyczne i okulary dla wielu tysięcy dzieciaków, ale koszt tej inwestycji i tak stanowił część nakładów poniesionych na poprzednie działania, które spaliły na panewce. Tymczasem pomysł z okularami okazał się strzałem w dziesiątkę.
Wniosek: nie od skali zmian zależy ich skuteczność — czasami mikrokorekty przynoszą makroefekty. Jak to wygląda na przykładzie projektów IT w branży handlowej?
Jeszcze kilka lat temu obieg dokumentów w Castoramie zajmował 12 dni. Dostarczenie faktury trwało siedem dni, następne pięć upływało na jej formalnej kontroli, wyjaśnieniu wątpliwości i archiwizacji. Analogowy proces był nie tylko pracochłonny, ale niósł z sobą wiele problemów biurokratycznych. Dział księgowy często zgłaszał zaginięcia faktur, niewłaściwe adresowanie, pomyłki przy wprowadzaniu informacji i błędy uniemożliwiające powiązanie dokumentów.
384 razy szybciej
Sytuacja zmieniła się diametralnie, gdy sieć sklepów budowlanych wdrożyła EDI (ang. electronic data interchange), czyli elektroniczną wymianę danych. Obieg dokumentów przyspieszono… 384 razy — z 12 dni do 45 minut!
— W odróżnieniu od wielu innych rozwiązań technologicznych, elektroniczna wymiana danych nie wymaga kosztownych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie. Z systemu można korzystać w ramach abonamentu, a do jego prawidłowego działania wystarczy komputer i dostęp do internetu — zachwala Tomasz Kuciel, prezes spółki Edison, która przeprowadziła wdrożenie w Castoramie.
Systemem EDI objęto sześć regionalnych centrów księgowych i 72 sklepy detaliczne. Obsługuje średnio 100 tys. faktur miesięcznie. Pozwolił na wyeliminowanie ręcznych rozliczeń, usprawnienie komunikacji z dostawcami i skierowanie pracowników księgowości do innych zadań. Wyeliminował też błędy. Jak to działa? Już dwie sekundy po wysłaniu elektroniczna faktura jest odbierana przez system Castoramy i natychmiastsprawdzana pod względem rachunkowym. Dokument weryfikowany jest również pod kątem biznesowym (czy poprawnie wpisano numer dowodu dostawy i czy deklarowana data ważności produktu spełnia założone kryteria). Kolejny etap to tzw. matching — automatyczne parowanie faktur z zamówieniami i potwierdzeniami z różnych etapów łańcucha dostaw. System EDI wychwytuje błąd i po maksymalnie 15 minutach wysyła o nim informację do dostawcy. Cały proces zamyka się w trzech kwadransach.
Fundamenty czy dym z komina
Zasada „mniej znaczy więcej” sprawdza się także w placówkach handlowych. Ponad połowa (55 proc.) sprzedawców i kierowników sklepów, ankietowanych Zebra Technologies, przyznaje, że ich firmy odczuwają braki kadrowe, a 49 proc. z nich skarży się na przepracowanie. Ekspedienci nie zawsze są w stanie pomagać klientom — 42 proc. tłumaczy to brakiem czasu i presją na realizację innych zadań, a 28 proc. mówi o trudnościach w pozyskiwaniu informacji ważnych dla kupujących.
— Branża powinna umożliwiać konsumentom nabywanie produktów, których oczekują, w czasie i miejscu dla nich dogodnym i w preferowany przez nich sposób — podkreśla Jeff Schmitz, wiceprezes i dyrektor marketingu w firmie Zebra Technologies.
Rozwiązaniem może być zatrudnienie kolejnych osób i zapewnienie personelowi szkoleń z obsługi i organizacji pracy. Czy jednak lepszych efektów nie udałoby się osiągnąć mniejszym kosztem — czyli dzięki wdrożeniu technologii? Zdecydowana większość badanych z sektora retail — 83 proc. decydentów i 74 proc. pracowników s klepów — jest zdania, że placówki dysponujące odpowiednimi narzędziami IT mogą podnieść standard obsługi klienta. Dwie trzecie sprzedawców (66 proc.) za skuteczne narzędzie uważa zwykłe tablety. Dlaczego informatyzacja w mikroskali jest taka ważna? To tak, jakby pytać, dlaczego budowy domu nie zaczyna się od dymu z komina.
— Bez cyfryzacji podstawowych procesów w firmie trudno mówić o big data i przemyśle 4.0, a wprowadzenie zaawansowanych i droższych technologii nie przyniesie spodziewanych korzyści — twierdzi Tomasz Kuciel.
Najwyższe na najniższym wznosi się i opiera. Jeśli nie zadba się o mocne fundamenty, z hukiem runie najpiękniejsza budowla. © Ⓟ