W spółkach jest już dopuszczalna tzw. prokura łączna niewłaściwa. Przedsiębiorcy mogą jej udzielać od stycznia tego roku. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami w spółkach można udzielać takiej prokury jednej osobie, uzależniając skuteczność reprezentacji spółki przez prokurenta od oświadczenia woli członka zarządu lub wspólnika uprawnionego do reprezentacji firmy. Możliwość tę przyniosła ustawa z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców.
— Wcześniej prawo przewidywało jedynie ustanowienie przez przedsiębiorcę prokury samodzielnej (samoistnej), umożliwiającej prokurentowi indywidualne podejmowanie działań oraz prokury łącznej, oznaczającej obowiązek działania dwóch lub więcej prokurentów wspólnie — tłumaczy adwokat Tomasz Kurpisz, partner w kancelarii Kurpisz i Ziobrowski.
Niekodeksowa praktyka
Przedsiębiorcy mieli jednak różne pomysły na prokurę. W praktyce powszechne było działanie prokurenta wyłącznie z członkiem zarządu lub wspólnikiem w przypadku spółki osobowej. Tak ustanawiana reprezentacja łączna niewłaściwa (mieszana) budziła wątpliwości, była kwestionowanaprzez część sądów i prawników. Niektóre sądy wpisywały taką prokurę do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), inne odmawiały tego, uznając za działanie niezgodne z prawem.
— Bałagan był duży, i to w sprawie bardzo istotnej, bo mówimy o reprezentacji spółki. Pojawiały się wątpliwości co do ważności umów, pełnomocnictw, zabezpieczeń i wielu innych oświadczeń woli podpisanych przez prokurenta z członkiem zarządu. Zakwestionowanie tych czynności doprowadziłoby do ogromnych strat i chaosu w obrocie gospodarczym — stwierdza adwokat Katarzyna Krawczyk z kancelarii Chałas i Wspólnicy.
Ostatecznie praktykę tę ucięła uchwała siedmiu sędziów Sądu Najwyższego (SN) z 30 stycznia 2015 r. Stwierdził on, że niedopuszczalny jest wpis do rejestru przedsiębiorców w KRS prokurenta z zastrzeżeniem, że może on działać tylko łącznie z członkiem zarządu (sygn. III CZP 34/14, OSNC 2015/7-8/80). Uznał, że taka prokura była niezgodna z ówczesnymi przepisami.
— SN stwierdził, że ten typ prokury, jeżeli ma być zastosowany w spółce, musi być przewidziany w jej umowie, bo obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego jego nie zakładają. W związku z tym nie można go wprowadzać wyłącznie na mocy powołania prokurenta przez zarząd. Sąd zaznaczył na szczęście, że jego uchwała obowiązuje wyłącznie ze skutkiem na przyszłość, nie unieważniając ogromu czynności dokonanych przy korzystaniu z reprezentacji, którą uznał za „nielegalną” — wyjaśnia Katarzyna Krawczyk.
Nowe przepisy wychodzą naprzeciw dotychczasowej wieloletniej praktyce stosowania tzw. prokury łącznej niewłaściwej. Obecnie, po nowelizacji Kodeksu cywilnego, nie ma już wątpliwości, że prokurent może reprezentować spółkę wyłącznie z członkiem zarządu, nawet gdy takiego sposobu reprezentacji nie będzie przewidywała umowa lub statut spółki.
— Zmiany te należy ocenić pozytywnie. Dają przedsiębiorcom pełniejszą swobodę co do wyboru rodzaju prokury, której rolą jest ułatwienie prowadzenia działalności — ocenia Tomasz Kurpisz.
Odciążenie zarządu
Tego rodzaju pełnomocnictwo uprawnia do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie obejmuje jednak niektórych istotnych czynności, jak np. zbycie przedsiębiorstwa, oddanie go do czasowego korzystania czy zbycie i obciążenie nieruchomości. Takie sprawy wymagają uzyskania przez prokurenta pełnomocnictwa szczególnego.
— Prokura to odciążenie zarządu od prowadzenia spraw i reprezentowania spółki. Prokurent, chociaż nie jest jej organem, może bezpośrednio wpływać na działania przedsiębiorstwa firmy. A ustanowienie reprezentacji z koniecznością współdziałania z członkiem zarządu może wpływać na ograniczenie samowoli zarządzających spółką czy wspólników. Ponadto, w razie wewnętrznych konfliktów posiadanie prokurenta daje szanse uniknięcia paraliżu w działalności przedsiębiorstwa. Wreszcie zaletą prokury jest możliwość odwołania jej w każdym czasie przez każdego z członków zarządu albo wspólników w przypadku spółek osobowych nieposiadających zarządu — wyjaśnia Tomasz Kurpisz.
Czynność dokonana przez prokurenta w granicach jego umocowania wywołuje skutki bezpośrednio dla przedsiębiorcy. W zasadzie może on swobodnie działać w imieniu spółki, z uwzględnieniem wspomnianych ograniczeń. Nie odpowiada jednak za jej zobowiązania — z pewnym wyjątkiem. Od stycznia 2016 r. prokurenci mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki w wymaganym terminie.
Nowe przepisy
Zmiany dotyczące prokury wprowadzono do Kodeksu cywilnego (k.c.) oraz Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Są to następujące przepisy. Dodany nowy art. 109[4] par. 1[1] k.c. — stwierdza, że prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Zmiana w art. 109[8] k.c. — wprowadzono zasadę, że zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej oraz prokury, o której mowa w art. 109[4] par. 1[1] (czyli z dokonywaniem czynności wspólnie z osobą zarządzającą spółką albo wspólnikiem), także sposób jej wykonywania. Zmiana art. 205 par. 3 k.s.h. — adekwatna do Kodeksu cywilnego nowelizacja, czyli przepis k.s.h. nie ogranicza już prokury tylko do jednoosobowej lub łącznej.
Procedury
Prokurent.
Może nim być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli nie może nią być osoba prawna, ułomna osoba prawna, a także osoba fizyczna o ograniczonej zdolności do czynności prawnych oraz pozbawionej zdolności do czynności prawnych.
Udzielenie prokury.
Udziela się jej na piśmie, jak wynika z art. 109(2) par. 1 Kodeksu cywilnego, i jest to zwykła forma pisemna określona w art. 78 k.c. Do spełnienia tych wymagań wystarczy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Może to być zatem np. oświadczenie wspólników lub uchwała zarządu. Uwaga — brak zachowania wymaganej formy czynności prawnej skutkuje bezwzględną nieważnością udzielenia prokury. W tym przypadku nie jest o to trudno. Przewidziana w kodeksie zwykła forma pisemna dla tego pełnomocnictwa jest korzystna ze względu na zminimalizowane formalności i koszty. Przedsiębiorca nie musi dla powołania prokurenta czegokolwiek załatwiać u notariusza.
Zgłoszenie do KRS.
Udzielenie prokury wymaga ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu należy złożyć wniosek o zmianę we wpisie spółki (co kosztuje 250 zł) oraz o ogłoszenie zmian w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (koszt — 100 zł). Wpis ma znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu prawnego. Łączy się z nim domniemanie ważności udzielenia tego pełnomocnictwa, wynikające z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, a prokurent, w razie potrzeby, może się wylegitymować odpisem lub wyciągiem z rejestru sądowego.