Nudziarz może rozbić zebranie
Prowadzący spotkanie powinien stosować interaktywne techniki
Do każdego rodzaju zajęć z ludźmi trener czy szef powinien przygotować się wcześniej, zarówno od strony merytorycznej, jak i organizacyjnej. W ich trakcie spełnia bowiem tak wiele funkcji, że nie może pozwolić sobie na improwizację. By przekonać innych do swej wizji, musi zapanować nad różnymi procesami grupowymi i znudzeniem audytorium.
Od prowadzącego zależy charakter spotkania, to czy będzie ono przekonywaniem innych do swojej wizji czy też rzeczywistą wymianą informacji oraz pomysłów różnych osób. Prowadzący spotkanie — niezależnie od tego czy jest to zawodowy trener czy przełożony wyższego szczebla — powinien posiadać bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne, innowacyjne podejście oraz entuzjazm, dzięki którym nawet najtrudniejszy problem będzie przyswajalny. Rola osoby występującej przed publicznością nie należy do wdzięcznych — trudno jest na początku spotkania przyciągnąć uwagę słuchaczy, trzeba być czujnym do samego końca. Problemy z koncentracją są bowiem ludzką specjalnością. Na szczęście istnieją metody, dzięki którym można opanować drzemkę łatwo zapadających w nią słuchaczy.
Potrzebna przezorność
Wystąpienie trzeba zaplanować wcześniej, zarówno od strony merytorycznej, jak i organizacyjnej. Działania zaczynają się jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.
— Zachęcenie ludzi do uczestniczenia w spotkaniu czy szkoleniu jest na pewno trudniejsze wówczas, gdy mamy do czynienia z grupą biernych słuchaczy. Ich apatię można przezwyciężyć, wskazując korzyści płynące z uczestnictwa w spotkaniu. Dobrze jest wcześniej zdobyć informacje na temat uczestników spotkania oraz firmy, w której pracują. Osoba występująca np. podczas konferencji, aby zachęcić uczestników do słuchania swoich wypowiedzi, powinna zebrać informacje na temat charakteru wystąpień przygotowanych przez innych prelegentów. Pozwala to poprowadzić własne wystąpienie w sposób odmienny — tłumaczy Agnieszka Polska, master trai-ner z AchieveGlobal Learning Systems Polska z Warszawy.
Mówiąc o tej roli wystąpienia Agnieszka Polska ma na myśli określenie pożądanego efektu, jaki ma ono wywrzeć na uczestnikach. Nie bez znaczenia jest ustalenie listy tematów, jakie powinny zostać poruszone. Pomaga to nadać mu jasną strukturę. Organizując spotkanie i planując liczbę jego uczestników, trzeba pamiętać o tym, że optimum to sześciu do dziesięciu słuchaczy. Nadmiar ludzi może wprowadzić chaos i zniweczyć cel wystąpienia.
Gdy wszyscy zasiądą już przed prowadzącym, nie zaszkodzi przypomnieć im o celu, w jakim się stawili i powiedzieć o porządku spotkania. Nie bez znaczenia jest ustalenie podstawowych zasad organizacyjnych.
— Rola lidera spotkania nie jest łatwa, gdyż z jednej strony musi on zachęcić ludzi do aktywnego uczestnictwa, z drugiej zaś utrzymywać porządek. Wiadomo przecież, że gdzie wiele osób, tam i mnogość opinii. Czasami pojawiają się też zwalczające się obozy, złożone z osób o odmiennych poglądach — mówi trenerka z AchieveGlobal Learning Systems Polska.
Jednym ze sposobów na zapanowanie nad takimi sytuacjami jest interaktywne prowadzenie zajęć Metoda ta bazuje na przekonaniu, że ludzie lubią być zaangażowani w to, co robią i najlepiej uczą się w praktyce. Dlatego sprawdza się tutaj włączanie wszystkich obecnych do czynnego uczestnictwa w zajęciach, np. przez inscenizowanie scenek, zadawanie pytań wprost wybranym osobom czy ćwiczenia integracyjne.
Widmo nudy
Współuczestnictwo zapobiega też znużeniu. Ponadto dobrze jest stosować różnego rodzaju przerywniki, takie jak prowokowanie do zabierania głosu najbardziej biernych, zbieranie opinii czy ćwiczenia odprężające. Sztuką jest takie prowadzenie zajęć czy spotkań, aby stosowane przerywniki były nietypowe oraz specjalnie przez prowadzącego dobrane. Kłania się tutaj kwestia podstawowego rozpoznania uczestników oraz znajomości przez nich tematu spotkania. Powszechnie wykorzystywane techniki np. burzy mózgów sprawdzają się, jeśli stosuje je przygotowana osoba, która potrafi je od początku do końca przeprowadzić.
Adekwatnie do sytuacji
Ludzie oczekują od gospodarza spotkania profesjonalizmu. Niestety, zdarza się, że trenerzy czy szefowie podczas szkoleń i zebrań zamieniają się w belfrów: przywołują niesfornych uczniów do porządku i karcą ich.
— W przywoływaniu do porządku niesfornego uczestnika spotkania bardzo ważny jest takt. Trzeba pamiętać, że ma się do czynienia z osobami dorosłymi. Ponieważ ludzie w większym stopniu wyciągają wnioski na podstawie mowy ciała i tonu głosu niż słów, to co mówi trener czy szef powinno być spójne z jego mimiką i intonacją. Prowadzący nie może wysyłać sprzecznych komunikatów, gdyż zmniejsza to jego wiarygodność. Istotne jest zapanowanie nad pewnymi odruchami, które są często nieświadome, a irytujące dla uczestników, jak np. pstrykanie długopisem — ostrzega Agnieszka Polska.
BYĆ ENTUZJASTĄ: Prowadzący spotkanie przekona do siebie innych, jeżeli sam będzie wierzył w to, co mówi i czuł się dobrze w swojej roli. Wiele można zyskać dzięki uśmiechowi, który wprowadza atmosferę rozluźnienia i zaufania — przekonuje, oczywiście z uśmiechem, Agnieszka Polska, master trainer z AchieveGlobal Learning Systems Polska z Warszawy. fot. Małgorzta Pstrągowska