Nie wszystkim są potrzebne drogie systemy
Elektroniczne przetwarzanie dokumentów opłaca się dużym firmom
Systemy wspomagające zarządzanie dokumentami ujawniają swe zalety dopiero wtedy, gdy obiekty, które mają przetwarzać, są odpowiednio skatalogowane. Stosunkowo łatwo jest to zrobić z dokumentami elektronicznymi. Aby automatycznie katalogować dokumenty papierowe, trzeba jednak zastosować drogie zaawansowane narzędzia.
Około 80 proc. informacji przetwarzanych w firmach stanowią dane bez określonej struktury, a więc takie, których nie można poszeregować w wiersze i kolumny relacyjnych baz danych. Są to głównie dokumenty papierowe, np. listy i faksy, ale do danych tego typu mogą również należeć dokumenty elektroniczne, tworzone za pomocą popularnych edytorów tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych.
Niezbędna metryczka
— Ludzie pracują najczęściej w ten sposób, że stworzony plik zapisują po prostu w jakimś folderze. Tak naprawdę takie dokumenty nie różnią się jednak od papierowych. Przy ich większej liczbie, znalezienie poszukiwanej informacji jest bowiem tak samo trudne jak w przypadku wertowania tradycyjnego archiwum. Aby dokument elektroniczny uznać za skatalogowany, trzeba go opatrzyć swoistą elektroniczną metryczką zawierającą np. jego nazwę, temat lub indeks pełnotekstowy, czyli możliwość wyszukiwania w treści dokumentu. Dokumentami elektronicznymi z uporządkowaną strukturą są z reguły te, które powstają w wyniku przetworzenia informacji wsadowych przez jakieś oprogramowanie. Są to np. raporty z systemów bankowych, aplikacji finansowo-księgowych lub systemów informowania kierownictwa — tłumaczy Wojciech Mazurkiewicz, dyrektor techniczny FileNET Polska.
Gromadzenie dokumentów o nieokreślonej strukturze powoduje, że korzystanie z oprogramowania wspomagającego obieg dokumentów właściwie nie ma sensu. Aby jakikolwiek obiekt nadawał się do przetwarzania w systemie elektronicznym musi być najpierw skatalogowany, czyli opatrzony parametrami podobnymi do tych, jakie stosuje się w katalogach bibliotecznych. W przypadku faktur mogą to być np. nazwa i NIP wystawcy i odbiorcy.
Stosunkowo łatwo osiąga się ten cel w przypadku dokumentów elektronicznych. Systemy do zarządzania dokumentami mają bowiem wbudowane mechanizmy integrujące z innymi aplikacjami i z reguły powstający w takim połączonym systemie dokument ma automatycznie tworzoną metrykę z określonymi parametrami. Nie jest to takie proste w przypadku dokumentów przychodzących z zewnątrz w formie papierowej, ale również i listów elektronicznych.
Sam proces digitalizacji, czyli przetworzenia obiektów z formy papierowej na elektroniczną, nie nastręcza większych problemów. Dużą popularność zyskały już aplikacje pozwalające na automatyczne wprowadzanie do systemu zarządzającego dokumentami listów elektronicznych lub faksów, które w takim przypadku nie uzyskują nawet u adresata formy papierowej. Automatyczne wprowadzenie do systemu dokumentu przychodzącego z zewnątrz nie zawsze oznacza jednak jego sklasyfikowanie w taki sposób, aby później poprawnie funkcjonował on w elektronicznym archiwum. Problem ten dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
Poszukiwanie parametrów
— Przychodzące dokumenty elektroniczne łatwiej jest sklasyfikować niż dokumenty papierowe. Najczęściej wystarczy bowiem skorzystać z wyszukiwania pełnotekstowego, aby odnaleźć określony ciąg znaków, który jednoznacznie klasyfikuje dany dokument. Trudniej jednak uzyskać ten efekt w dokumentach papierowych. Oprogramowanie typu OCR pozwala co prawda wyszukiwać w dokumentach papierowych wartości przypisane określonym pozycjom, wymaga jednak posługiwania się dokumentami o określonym wcześniej układzie przestrzennym strony. Bardziej zaawansowane systemy OCR dysponują przy tym opcją automatycznego rozpoznawania konkretnych formularzy spośród kilku zaprogramowanych wcześniej wzorów. Pozwala to na automatyczne klasyfikowanie na potrzeby systemu, faktur przychodzących przynajmniej od stałych kooperantów, pozostaje jednak problem dokumentów generowanych w ramach sporadycznych kontaktów — zaznacza Wojciech Mazurkiewicz.
Jeszcze kilka lat temu, przy przekształcaniu dokumentów papierowych w elektroniczne występował przy tym problem uzyskania na tyle wysokiej jakości nowej wersji, aby aplikacje typu OCR podołały zadaniu rozpoznania tekstu. Niektórych z potencjalnych użytkowników skutecznie zniechęcało to do zakupów takiego oprogramowania, domy software’owe skłoniło do uzupełniania swoich produktów o rozwiązania do podnoszenia jakości skanowanych obrazów. Obecnie kombinacje tego typu straciły jednak na znaczeniu.
— Problem software’owego podnoszenia jakości dokumentów papierowych wprowadzanych do systemów wspomagających obieg dokumentów przestał już istnieć. Dzisiejsze skanery pozwalają na uzyskanie kopii o jakości oryginału. Oczywiście mówię tu o urządzeniach profesjonalnych, a nie kosztującym kilkaset złotych sprzęcie do użytku domowego — komentuje Henryk Klimek, członek zarządu i dyrektor ds. marketingu i sprzedaży spółki Logotec Engineering.
Efekt skali
Nadal należy jednak poważnie rozważyć sens automatyzacji procesu digitalizowania i katalogowania dokumentów przychodzących w formie papierowej.
— Czasami taniej jest zatrudnić pracowników, którzy będą ręcznie wprowadzać dane do systemu zarządzania dokumentami niż uruchamiać projekt informatyczny automatyzujący ten proces. Wszystko zależy od liczby dokumentów papierowych, które chce się wprowadzić do systemu. Jeśli jest ich niewiele, to bardziej opłacalne od zakupu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania może być katalogowanie ich przez pracownika ręcznie wpisującego dane do systemu komputerowego — dodaje Wojciech Mazurkiewicz.