Monitoring wizyjny w miejscu pracy doczeka się uregulowania prawnego. Projekt ustawy zawierającej przepisy w tej sprawie czeka na rozpatrzenie przez rządowy Komitet do Spraw Europejskich na posiedzeniu zaplanowanym w najbliższą środę. To drugi z aktów dostosowujących polskie prawo do unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO), które będzie stosowane w krajach wspólnoty od 25 maja.
Pierwszy z aktów, czyli ustawa o ochronie danych osobowych, regulująca m.in. zasady działania organu nadzoru, prowadzenia postępowań przed nim w sprawie naruszeń i kontroli, została już uchwalona przez Sejm i skierowana do Senatu. Drugi, istotny dla przedsiębiorców z wielu branż, dopiero czeka na podjęcie prac parlamentarnych. To projekt nowelizacji niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Ma ona wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Ma być złoty środek
Ta obszerna nowela zmieni ponad 200 ustaw, dostosowując sektorowe regulacje do unijnej reformy — w tym te szczególnie ważne dla pracodawców. Precyzuje, jakie informacje mają oni prawo pozyskiwać od kandydatów do pracy i pracowników, a także w jakim trybie i pod jakimi warunkami. Jak mówi dr Maciej Kawecki, dyrektor Departamentu Zarządzania Danymi w Ministerstwie Cyfryzacji (MC), modyfikacja Kodeksu pracy pod kątem ochrony danych osobowych budziła ogromne zainteresowanie podczas konsultacji projektowanej nowelizacji. Szczególnie kwestie związane ze stosowaniem monitoringu pracowniczego, nad którym debatowano m.in. z Radą Dialogu Społecznego.
— Pracowaliśmy nad tym, aby znaleźć złoty środek między probiznesowymi rozwiązaniami a prawami obywatelskimi — podkreśla przedstawiciel MC.
Resort cyfryzacji — autor projektu — postanowił prawnie określić zasady kontroli pracowniczej prowadzonej z wykorzystaniem rejestru wizyjnego, korzystając z uprawnień wynikających z RODO, dopuszczających wprowadzenie przez państwo członkowskie przepisów szczególnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu. Projektodawca uznał, że należy uregulować praktyki, które obecnie są powszechnie stosowane w firmach, mimo braku w przepisach wyraźnych do tego podstaw.
— Projekt określa bardzo oczekiwane w polskim porządku prawnym warunki, po spełnieniu których pracodawca ma prawo stosować monitoring i kontrolę służbowej poczty elektronicznej. Dotychczas takich zasad w krajowym prawie nie określono. Pracodawcy stosowali te metody, opierając się na ogólnych przepisach prawa pracy, regulacjach Kodeksu cywilnego dotyczących ochrony dóbr osobistych i odnoszących się do ochrony danych osobowych — przyznaje Agnieszka Bagieńska-Petryka, radca prawny, prowadząca kancelarię prawną Petryka.
Zdaniem trybunału
Radca przypomina, że zasady dotyczące stosowania monitoringu pracowników były przedmiotem rozstrzygnięć Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, m.in. w wyroku z 9 stycznia 2018 r. w sprawie skargi nr 1874/13 w postępowaniu Lopez Ribalda i innych przeciwko Hiszpanii. Trybunał stwierdził, że obserwacja i rejestrowanie pracowników bez uprzedniego poinformowania ich o nagrywaniuw pracy jest naruszeniem prywatności.
— Kodeks pracy uprawni pracodawców do monitoringu, ale też postawi dość szerokie wymagania, aby móc go zastosować. Ponadto wyznaczy bardzo krótki okres na przechowywanie nagranego obrazu — wyjaśnia dr Maciej Kawecki.
Pracodawca zostanie uprawniony do przetrzymywania nagrań przez maksymalnie trzy miesiące, a dłużej, jeżeli będą one stanowiły (albo mogą) dowód, np. w postępowaniu sądowym. Po tym czasie materiał ma być zniszczony. Monitoring jest w projekcie określony jako szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub wokół niego, prowadzony z zastosowaniem środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Będzie można je tam umieścić pod określonymi warunkami.
— Projekt bardzo jasno określa, że pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorcę na szkodę. Nie może go zatem stosować dla własnego widzimisię, w celu „podglądania pracowników” — ocenia Agnieszka Bagieńska-Petryka.
Zwraca uwagę, że proponowane przepisy jasno wskazują, w jakich miejscach nie można instalować kamer — m.in. w łazienkach, szatniach, stołówkach, palarniach. Mogą się tam pojawić tylko w sytuacjach związanych z bezpieczeństwem pracowników i ochrony mienia, ale pod warunkiem nienaruszania ich godności oraz innych dóbr osobistych.
Surfing pod lupą
Cele, zakres i sposób rejestrowania obrazów ma być ustalany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie ma obowiązkuposiadania regulaminu. Pomieszczenia i teren monitorowany powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem systemu.
— Pracodawca będzie musiał uprzedzić pracowników o korzystaniu z takich rozwiązań — zwraca uwagę dr Maciej Kawecki. O wprowadzeniu monitoringu pracownicy mają być powiadomieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem. Dotyczy to także kontroli służbowej poczty elektronicznej.
— Warto mieć świadomość, że nie można czytać prywatnych e-maili. Stanowiłoby to naruszenie tajemnicy korespondencji. Zdarza się, że pracodawcy blokują zatrudnionym dostęp do stron z ich pocztą. Z uwagi na specyfikę stosunku pracy takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Można zatem monitorować służbową skrzynkę, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji czasu pracy umożliwiającej należyte jego wykorzystanie oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Czyli firma ma prawo skontrolować, czy ktoś wykonuje obowiązki, czy np. surfuje po stronach internetowych niezwiązanych z pracą — wyjaśnia radca.
Jej zdaniem, projektowane rozwiązania są na tyle precyzyjne, że po spełnieniu ustawowych warunków pracodawcy nie powinni być narażeni na zarzut naruszenia uprawnień pracowników.
— Jednak nie istnieją przepisy idealne, a wątpliwości co do ich interpretacji mogą pojawić się po wejściu nowelizacji w życie. Np. przesłankę wprowadzenia monitoringu jako niezbędnego do zapewnienia bezpieczeństwa inaczej może zinterpretować pracodawca, a inaczej nagrywany pracownik — mówi Agnieszka Bagieńska- Petryka.
Dane o kandydacie
Pracodawca będzie żądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących informacji:
- imię (imiona) i nazwisko
- data urodzenia
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
- wykształcenie — jeżeli jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Innych danych pracodawca zażąda, gdy okaże się to niezbędne do wypełniania przez niego obowiązku nałożonego określonym przepisem prawa. Będzie mógł też prosić o informacje spoza powyższej listy i przetwarzać je za zgodą kandydata — tylko wtedy, gdy ich przetwarzanie jest korzystne dla tej osoby. Brak zgody lub jej wycofanie nie może oznaczać dla niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w tym być powodem odmowy zatrudnienia.
Dane o pracowniku
Pracodawca będzie żądał od pracownika podania takich samych danych, jak od kandydata, a dodatkowo następujących informacji: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość inne dane, a także dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Innych danych pracodawca zażąda, gdy okaże się to niezbędne do wypełniania przez niego obowiązku nałożonego określonym przepisem prawa. Będzie mógł też prosić o informacje spoza powyższej listy i przetwarzać je za zgodą pracownika tylko wtedy, gdy ich przetwarzanie jest korzystne dla osoby zatrudnionej. Brak zgody lub jej wycofanie nie może oznaczać dla niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w tym być powodem wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.