AGNIESZKA RUDER
członek zarządu, dyrektor działu usług księgowych w FPA Group
W trakcie podpisywania umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, że jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób. Kontrakt określa, co ma być wykonywane i w jakiej cenie oraz wyznacza relacje między dostawcą, a odbiorcą usług. Umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, ale zawsze zbudowane są według określonego schematu i powinny zawierać następujące elementy, takie jak: datę rozpoczęcia współpracy, zakres usług oraz miejsce ich świadczenia, zasady współpracy, nazwiska osób kontaktowych, odpowiedzialność stron, kwestie poufności, wynagrodzenie dla dostawcy, okres wypowiedzenia umowy oraz tryb jej rozwiązania. Wybierając firmę zewnętrzną, trzeba przede wszystkim sprawdzić jaką ma opinię na rynku, kompetencje jej pracowników — ilu ma specjalistów i z jakich dziedzin, np. ekspertów od prowadzenia ksiąg rachunkowych, biegłych rewidentów czy doradców podatkowych oraz certyfikowanych administratorów baz danych, którzy będą reagować na zmiany przepisów oraz nadzorować bezpieczeństwo systemów informatycznych. Warto również poprosić firmę o referencje klientów obsługiwanych przez outsourcera.