Z firmą faktoringową lepiej nie zadzierać

Oszustwa w faktoringu się zdarzają. Nie warto więc ryzykować – zwłaszcza że narzędzia kontroli są coraz lepsze

Faktorzy, którzy przed zawarciem umowy informują swoich klientów, że od czasu do czasu ich odwiedzą, żeby pogadać, zobaczyć, jak w firmie wre praca, czy w magazynach są towary, czy hula wiatr, a przy okazji przejrzą dokumenty, spotykają się ze ścianą.

— Nawet bank takich rzeczy nie robi — bronią się klienci, z których żaden nie chce być kontrolowany ani traktowany jak potencjalny oszust. Niestety, w faktoringu, jak w każdej branży, oszustwa się zdarzają, i faktorzy muszą się przed tym bronić. A im takich przypadków więcej, tym bardziej restrykcyjna może być kontrola.

Czego robić nie wolno

Jedna firma zarejestrowana w Anglii, zajmująca się tworzeniem software, zwróciła się do faktora o 11 mln GBP limitu. Dynamicznie się rozwija, ma wiele zamówień, w dodatku od największych korporacji działających na tym rynku — przekonywali jej przedstawiciele. Dla faktora to idealny klient. Obejrzał siedzibę firmy, zajrzał do magazynu, dostał kontakty do odbiorców, obdzwonił ich, wszyscy faktury potwierdzili. Na konto firmy trafiło 7 mln GBP. Jednak już po tygodniu okazało się, że faktor do klienta nie może się dodzwonić. Pojechał do siedziby, do magazynu — a tam ani śladu. Na szczęście kancelaria prawna, którą zatrudnił do pomocy, ustaliła, gdzie ostatecznie zostały przelane pieniądze, po długiej wycieczce po kilku krajach. Sprawca został schwytany. To ekstremalny przypadek, wymagający dużych nakładów od potencjalnego oszusta, który musi zorganizować ludzi, podrobić dokumenty, zorganizować infrastrukturę od telefonów poczynając, na siedzibie kończąc. Klienci naszych faktorów na takie pomysły nie wpadają. Bywa natomiast, że zostaje sfinansowana faktura, która nie dokumentuje faktycznej transakcji — czy to celowo, czy przypadkiem. Rzadziej zdarzają się zmowy — kiedy klient umawia się z dłużnikiem na potwierdzanie fałszywych faktur albo wręcz tworzy całe call center, którego zadaniem jest podszywanie się pod dłużników. Niektórzy klienci współpracują z kilkoma faktorami.

— W umowie faktoringowej jest jasno napisane, że klient nie może rozpocząć współpracy z inną firmą faktoringową bez poinformowania nas o tym. Dla nas taka współpraca to przede wszystkim ryzyko, że te same faktury będą finansowane dwa razy, przez różne podmioty — mówi Jerzy Dąbrowski, dyrektor Departamentu Faktoringu i Finansowania Handlu w Millennium Banku.

Jego zdaniem, w takiej sytuacji klient prędzej czy później się pomyli i jeden faktor dowie się o drugim. Nie zawsze fraudy są celowe. — Często wynikają z tego, że klienci nie wiedzą, czego im robić nie wolno — np. potrącać wzajemnie zobowiązań, czy też wpisywać zakazu cesji w umowach — mówi Ewa Guzowska, radca prawny w BRE Faktoring.

Margines, ale niebezpieczny

Na szczęście oszustwa to margines.

— Stanowią mniej niż 1 proc. wszystkich transakcji — mówi Dariusz Steć, członek zarządu BRE Faktoring.

— Od początku roku mieliśmy do czynienia z jednym przypadkiem próby wyłudzenia. Standardowo są to jakieś 1-2 przypadki na kwartał, a w czasie kryzysu może 3-4 — wtóruje mu Jerzy Dąbrowski. Sprzyja im spowolnienie, kiedy przedsiębiorcy potrzebują pieniędzy, i pokusa, żeby choć jedno małe zero dopisać do kwoty na fakturze i w ten sposób zyskać na chwile pieniądze, które przecież szybko się zwróci, bywa większa.

— Firmy wtedy same się usprawiedliwiają. Niestety często okazuje się, że ich przewidywania są zbyt optymistyczne i nie są w stanie zwrócić pieniędzy w założonym wcześniej czasie. A ryzykują utratę zaufania faktora i pogorszenie reputacji — mówi Paweł Kacprzak, dyrektor ds. faktoringu w Raiffeisen Banku. Faktorzy obserwują, że sposoby na wyłudzenia nie zmieniają się od lat, ale potencjalni oszuści bywają sprytniejsi.

— Dawniej odkrywali się już na samym początku, obecnie częściej zdarza się, że próbują uśpić czujność faktora, przez pewien czas pracując na jego zaufanie i idealnie rozliczając się z transakcji — tłumaczy Jerzy Dąbrowski. Oprócz spowolnienia dodatkowe ryzyko oszustw stwarza fakt, że na naszym rynku w większości przypadków mamy już do czynienia z faktoringiem elektronicznym.

— Teraz klienci informacje o fakturach wprowadzają bezpośrednio do systemu, my ich nawet nie widzimy — mówi Ewa Guzowska. Do tego informacje są szczątkowe, bez możliwości dołączenia żadnych dodatkowych dokumentów ani fizycznego obejrzenia faktury.

Jak się bronią

Ale linia obrony też jest coraz bardziej sprawna. Faktorzy przestrzegają, że kłamstwa mają krótkie nogi i większość prób wyłudzeń udaje im się wykrywać. A dowiedzenie się o takiej próbie dyskwalifikuje nieuczciwą firmę nie tylko w oczach całego rynku faktoringowego, ale także banków.

— Spokojnie można powiedzieć, że ponad 80 proc. prób wyłudzeń jest dzisiaj przez faktorów wykrywanych na takim etapie, kiedy wszystko można naprawić. Klient często nawet nie wie, że już mamy informacje o jego poczynaniach — twierdzi Jerzy Dąbrowski.

Jak to możliwe? Otóż systemy informatyczne oprócz ograniczeń w postaci braku dostępu do fizycznych dokumentów mają też swoje zalety i są w stanie wykrywać różne nieprawidłowości.

— Informują o wszelkiego rodzaju wahaniach, jeśli np. klient zawsze dawał faktury warte kilka tysięcy złotych, a nagle pojawia się milionowa, to jest powód, żeby klientowi przyjrzeć się bliżej — mówi Paweł Kacprzak.

Do tego system losowo wybiera faktury, które należałoby dokładniej zweryfikować. Podejrzenie może wywołać również tzw. perfekcyjny klient — czyli kiedy wszystko idzie zgodnie z planem, wszystkie faktury są płacone idealnie na czas.

— W normalnym obrocie gospodarczym to się nie zdarza. Pojawia się mnóstwo sytuacji, w których jest opóźnienie albo mniejsza spłata mniejsza, bo jest korekta, zawieruszy się faktura czy ktoś o czymś zapomni — twierdzi Paweł Kacprzak. Sposobów na zabezpieczenie jest więcej.

— Jedną z form prewencyjnego zabezpieczenia jest np. ciągłe zacieśnianie zapisów umownych, tak żeby nieuregulowanych kwestii było jak najmniej — mówi Ewa Guzowska.

Ostrożnie firmy faktoringowe podchodzą do przedsiębiorców, którzy faktorów zmieniają jak rękawiczki. Zwrócą uwagę na fakt, że faktura nie przychodzi o zwykłej porze albo jest wysyłana przez kogoś innego niż dotychczas. Na wszelki wypadek wykluczają współpracę z firmami, które są ze sobą powiązane.

— Nie finansujemy dłużników, którzy są w jakiś sposób powiązani z klientem personalnie czy kapitałowo — mówi Dariusz Steć. Ważne też, żeby umowy były możliwie najbardziej rozproszone.

— W przypadku mikroprzedsiębiorstw finansujemy firmy, które mogą włączyć do umowy minimum 10 kontrahentów — mówi Jerzy Dąbrowski. Przy tym faktorzy związani z bankami mają łatwiej niż niezależni.

— Nasi klienci faktoringowi przeważnie korzystają także z innych produktów banku, a więc potencjalnym oszustwem ryzykują nie tylko utratę dostępu do faktoringu. Ponadto nieuczciwa firma szybko trafi do bankowego rejestru i tym samym uniemożliwi sobie uzyskanie finansowania w jakimkolwiek banku — mówi Paweł Kacprzak.

Więcej oszustw to lepsza kontrola

Wielu faktorów jest zdania, że podstawowaforma zabezpieczenia na wypadek fraudów to potwierdzanie faktur u dłużnika klienta.

— W ten sposób wykrywanych jest 90 proc. prób wyłudzeń — mówi Paweł Kacprzak. Trudno jednak weryfikować każdą fakturę z osobna, a ponadto taka metoda nie odniesie skutku w przypadku zmowy. Tutaj najlepiej zadziałałyby niezapowiedziane kontrole w firmie.

— Wizyta u klienta przynajmniej raz w roku to powinien być na naszym rynku standard — uważa Paweł Tobis, wiceprezes Coface Poland. Faktorzy odwiedzają swoich klientów i dzisiaj, ale nie stosują audytów, które standardem są w niektórych krajach europejskich, gdzie faktor przyjeżdża na cały dzień i nie tylko zagląda do magazynu, ale też dokładnie „przetrzepuje” dokumenty księgowe. U nas, dopóki zdecydowaną część faktoringu stanowić będzie faktoring jawny, faktorzy nie przewidują upowszechnienia bardziej szczegółowych audytów, związanych z przeglądaniem dokumentów księgowych. Nie ma takiej potrzeby. Funkcjonujące mechanizmy w zupełności im wystarczą. Chyba że liczba oszustw wzrośnie.

— Jeśli klienci będą oszukiwać, my będziemy bardziej restrykcyjni, a to się może niestety odbić również na uczciwych klientach — przestrzega Dariusz Steć.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwia Wedziuk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Z firmą faktoringową lepiej nie zadzierać