Z obiegu dokumentów korzystają największe przedsiębiorstwa

Marcin Złoch
opublikowano: 28-08-2002, 00:00

Informatyczne systemy wspomagające zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie wciąż nie są popularne na polskim rynku. Aplikacje tego typu mogą usprawnić pracę administracji państwowej, jednak są dla niej zbyt kosztowne. Dlatego, po spenetrowaniu grupy największych przedsiębiorstw, producenci oprogramowania poszukują klientów wśród średnich firm.

Systemy wspomagające zarządzanie obiegiem dokumentów, według definicji ich producentów, przeznaczone są dla urzędów i instytucji, które posiadają duże zbiory archiwalne i zamierzają je przechowywać w postaci elektronicznej, zapewniając sobie szybki dostęp do archiwizowanych dokumentów. Tak zdefiniowana grupa docelowa zawęża grono potencjalnych klientów firm software’owych. Jednak ich przedstawiciele w ostatnim czasie dostrzegli nowe rynki zbytu.

— Rozpoczynając pracę w FileNecie ponad 3 lata temu, koncentrowałem się na wyraźnie wydzielonej grupie odbiorców naszych rozwiązań. Początkowo należeli do niej operatorzy GSM, później dołączyły instytucje finansowe, czyli banki i firmy ubezpieczeniowe. Obecnie około 20 największych firm działających na polskim rynku jest naszymi klientami, m.in. wszyscy operatorzy GSM, TUiR Warta, TU Allianz. Teraz skala wielkości potencjalnych klientów zmieniła się. Naszymi rozwiązaniami zaczynają się interesować przedsiębiorstwa znajdujące się w fazie szybkiego rozwoju. Firmy, na które kilka lat temu nie patrzyliśmy jak na potencjalnych klientów, teraz dołączyły do czołówki dużych przedsiębiorstw. Inwestycja w system obiegu dokumentów, jak każda inna, musi się zwrócić. Korzyści z takich aplikacji są najbardziej widoczne w przypadku dużych instalacji, czyli w dużych przedsiębiorstwach — uważa Marcin Sobieraj, dyrektor handlowy FileNet Polska.

Producenci oprogramowania wspomagającego zarządzanie dokumentami przekonują, że są dobrze przygotowani to tworzenia instalacji tego typu. Co więcej, zapowiadają pominięcie niektórych, spośród obserwowanych na Zachodzie Europy, faz rozwoju aplikacji.

— Patrząc z perspektywy czasu, w porównaniu ze Stanami Zjednoczonymi czy Europą Zachodnią, ta dziedzina informatyki cały czas jest w Polsce w powijakach. Mówiąc obrazowo — na początku bardziej tłoczyliśmy produkty na rynek niż ten je ssał. Teraz tendencja się odwraca. Rynek twórców oprogramowania jest dobrze wyedukowany i nie chce iść tropem przetartym na Zachodzie, lecz przeskoczyć kilka lat w rozwoju i oferować klientom najnowsze aplikacje — mówi Witold Staniszkis, prezes Rodan Systems.

W początkowej fazie rozwoju polskiego rynku systemów obiegu dokumentów ich producenci mieli problemy ze znalezieniem chętnych do zakupu niesprawdzonej nowości. Obecnie zdarzają się wdrożenia obejmujące liczbą stanowisk roboczych blisko 100 proc. pracowników firmy.

— Kilka lat temu, gdy zaczynaliśmy je sprzedawać, systemy obiegu dokumentów były nowością i nie było na nie zapotrzebowania. Odbiorcy poszukiwali wtedy modułów księgowych czy magazynowych. Ta sytuacja uległa zmianie. Jeden z naszych klientów, zatrudniający 75 pracowników, korzysta z 72 licencji na nasz program. Jest to oczywiście idealny model. Jednak rozwoju rynku aplikacji wspomagających obieg dokumentów w firmie nie da się oderwać od ogólnej kondycji gospodarczej kraju. W ostatnim czasie dynamiczne średnie firmy osiągnęły pewien próg i ich kadra kierownicza widzi korzyści płynące z zainwestowania w system informatyczny, który wspomoże działalność firmy. Wydaje mi się, że kiedy ogólna sytuacja gospodarcza ulegnie poprawie, to klienci obecnie jedynie zainteresowani, zdecydują się na zakup aplikacji usprawniających obieg dokumentów — uważa Henryk Klimek, wiceprezes zarządu Logotec Engineering.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w firmie ulegają ewolucji. Według jednej z firm, szczytowym punktem rozwoju tego typu aplikacji ma być portal korporacyjny, który może być obsługiwany poprzez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca.

— Rozwój biegnie od umożliwienia pracy grupowej z dokumentem, czyli sytuacji, w której zdefiniowani użytkownicy mieli dostęp do przeznaczonych dla nich dokumentów umieszczonych w formie elektronicznej w statycznym repozytorium. Następnym krokiem była automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów, czyli tzw. workflow, aż po portale korporacyjne. Według mnie, w przyszłości te rozwiąznia będą dominowały. Portale łączą w sobie cechy poprzednich rozwiązań. Jedną z funkcjonalności takiego portalu będzie zarządzanie dokumentami obok np. elektronicznych katalogów. Dostęp do archiwum odbywa się poprzez przeglądarki internetowe. Ważne są jednolite struktury, a Internet jest wygodny i może objąć wiele czynności jednym mechanizmem. Moim zdaniem, klasyczne systemy zarządzania dokumentami zostaną zastąpione przez portale korporacyjne. Wskazuje na to fakt, że odkąd 1,5 roku temu zaczęliśmy sprzedawać OfficeObjects Portal, to zainteresowanych nim jest więcej klientów niż systemem obiegu OfficeObjects DocMan w ciągu 4 lat — mówi Witold Staniszkis.

Z taką wizją rozwoju aplikacji mających usprawnić zarządzanie dokumentami nie zgadza się przedstawiciel konkurencyjnego domu software’owego.

— Firmy nie zawsze szukają portali. Myślę, że nadal utrzyma się popyt na systemy zarządzania dokumentami tworzące proste archiwa i wspierające pracę np. kancelarii, nadzorujące obieg dokumentów i automatyzujące związane z nim procesy. Nie każda firma potrzebuje portalu, bo nie każda musi np. publikować ogólnodostępne informacje w Internecie — uważa Henryk Klimek.

Specyfika systemów obiegu dokumentów sprawia, że doskonale sprawdzają się one w sektorze administracji. Nadal nie są jednak zbyt popularne, choć mogłyby służyć pomocą przy opracowaniu spójnych procedur, wymaganych po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej.

— Polski rynek cały czas się uczy i rośnie świadomość potrzeby wykorzystywania systemów obiegu dokumentów. Pierwsze wdrożenia naszych aplikacji miały miejsce w administracji samorządowej i państwowej. Oceniam nasycenie tego rynku na jakieś 10 proc. Nasze rozwiązania znalazły także nabywców w przemyśle i instytucjach finansowych. Jestem pewien, że rynek tego typu oprogramowania będzie się rozwijał, bo jeżeli integracja z UE ma zakończyć się sukcesem, potrzebna jest sprawna administracja. Jej procedury powinny być wspomagane przez informatykę — twierdzi Witold Staniszkis.

Powodem, dla którego administracja publiczna nie decyduje się na wykorzystywanie elektronicznego obiegu dokumentów, mogą być niemałe koszty takich rozwiązań. Jednak dostawcy oprogramowania dostrzegają nowe sektory rynku zainteresowane ich produktami. Nie zaniedbują także pozyskanych klientów, zapewniając im aktualizację oprogramowania.

— W administracji nie widzę zainteresowania całościowymi rozwiązaniami, główną rolę mogą odgrywać tu koszty, a także fakt, że zastosowane oprogramowanie powinno przekładać się na wyniki z działalności biznesowej i zadowolenie klienta. Administracja tymczasem nie służy generowaniu zysków. W ostatnim czasie zauważam zwiększone zainteresowanie naszymi produktami wśród dostawców mediów, którzy wiedzą, że oprogramowanie tego typu służy poprawie konkurencyjności na rynku — mówi Marcin Sobieraj.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Złoch

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Z obiegu dokumentów korzystają największe przedsiębiorstwa