Przedsiębiorcy do końca lutego muszą przygotować pracownikom informacje o ich dochodach w poprzednim roku. Warto wiedzieć, jak to zrobić.
Szefowie działów księgowo-płacowych już teraz muszą pomyśleć, jak wywiązać się z obowiązku dostarczenia pracownikom i urzędom skarbowym deklaracji PIT-11/8B.
Każdy pracodawca w deklaracji PIT-11/8B określa uzyskany przez pracownika dochód i pobrane w zeszłym roku zaliczki na podatek PIT. Tak przygotowana deklaracja będzie podstawą dla pracownika do rozliczenia przez niego jego rocznego podatku.
Sporządzenie informacji podatkowych należy do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Dlatego jeśli jej nie przygotuje lub zrobi to, ale po upływie lutego, naruszy prawo, za co może grozić grzywna.
— Jej wysokość jest określana kwotowo i zależy od decyzji władz skarbowych. Może wynieść od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia — mówi Dorota Barcicka, konsultant ds. płac i kadr w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, spółce doradztwa podatkowego.
Warto pamiętać, że przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za poprawne i terminowe wywiązanie się z obowiązków płatnika, a więc za obliczenie, pobranie i wpłatę zaliczek na rachunek urzędu skarbowego oraz przesłanie zgodnych z prawdą informacji podatkowych (PIT-11/8B, IFT-1R, PIT-40)
Informacja dla pracownika
Pracodawca sporządza deklarację PIT-11/8B nie tylko dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także pracujących na zlecenie czy mających zawarte kontrakty menedżerskie, a nawet tych, którzy otrzymują należności z tytułu umów o dzieło, praw autorskich, zasiadania w zarządzie lub w radzie nadzorczej.
— W przypadku cudzoziemców, którzy podlegają wyłącznie zryczałtowanemu opodatkowaniu z tytułu przychodów uzyskiwanych w Polsce, firma nie składa PIT-11/8B, lecz ma obowiązek przygotować i przekazać informację IFT-1R — wyjaśnia Marek Jarocki, doradca podatkowy w dziale human capital firmy Ernst & Young.
Informacje podatkowe przekazywane są pracownikom, osobom zatrudnionym na innej podstawie niż umowa o pracę, wspomnianym cudzoziemcom oraz właściwym urzędom skarbowym. Uwaga: od 1 stycznia 2006 r. rozliczenia PIT cudzoziemców należy kierować do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Co w deklaracji
Co ma się znaleźć w deklaracji PIT-11/8B? Przedsiębiorca ma obowiązek zadbać, by zostały tam wpisane wszystkie pieniądze wypłacone pracownikowi w 2005 r. — a więc, oprócz płacy zasadniczej, także nagrody, wartość świadczeń w naturze (jeśli podlegały one opodatkowaniu), wynagrodzenie za chorobę lub zasiłki (jeśli były wypłacane przez zakład pracy).
Ponadto firma musi w deklaracji PIT-owskiej wykazać wielkość zastosowanych kosztów uzyskania przychodu oraz potrącone od wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenie społeczne i kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Jeśli — oprócz wynagrodzenia ze stosunku pracy — firma wypłacała pracownikowi również wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło lub umowy-zlecenia, to również te wypłaty, a także kwoty zaliczek pobranych na podatek PIT oraz potrącone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne muszą znaleźć się w tej samej deklaracji PIT-11/8B.
Kiedy bez PIT-11/8B
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku przygotowania deklaracji PIT-11/8B, jeśli pracownik przed 10 stycznia 2006 r. złożył mu oświadczenie (PIT-12), iż chce, aby jego roczny podatek za 2005 r. został rozliczony bezpośrednio przez zakład pracy.
Jednak nie każdy pracownik może złożyć taki wniosek. Mogą z tego skorzystać wyłącznie ci, którzy:
- uzyskali dochody tylko u jednego przedsiębiorcy;
- na dodatek nie korzystają z odliczeń;
- nie chcą złożyć wspólnego zeznania podatkowego z małżonkiem lub dzieckiem;
- nie zamierzają odliczyć od podatku darowizny na rzecz organizacji pożytku publicznego. Jeśli pracownik złoży wspomniane oświadczenie, to wówczas, zamiast informacji PIT-11/8B, pracodawca przygotowuje dla niego zeznanie roczne PIT-40. Podatek obliczony przez pracodawcę jest podatkiem należnym od pracownika za poprzedni rok podatkowy.
-Istotną różnicą w stosunku do standardowego zeznania podatkowego, przygotowywanego na podstawie formularza PIT-36 lub PIT-37, który wypełniają pracownicy samodzielnie, jest termin złożenia. O ile te „zwykłe” zeznania podatkowe powinny być składane przez podatnika do końca kwietnia następnego roku, to w przypadku PIT-40 formularz ten musi być przygotowany przez pracodawcę do końca lutego i w tym samym terminie przekazany pracownikowi oraz właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu — mówi Marek Jarocki.
PIT-40
Pracodawca, przyjmując wspomniane oświadczenie pracownika (PIT-12), nie ma obowiązku weryfikacji jego prawdziwości.
— Jeśli oświadczenie pracownika okazałoby się nieprawdziwe, bo osiągał on inne dochody poza danym zakładem pracy, to tylko on poniósłby odpowiedzialność z tytułu złożenia nieprawdziwego oświadczenia. W tym przypadku pracownik, jeśli przez zatajenie informacji o dodatkowych dochodach spowodowałby uszczuplenie podatku, musi liczyć się z karą grzywny — informuje Dorota Barcicka.
Okiem eksperta
Dużo pracy, mało czasu
Lutowy termin składania deklaracji jest z pewnością korzystniejszy dla pracowników, ponieważ część z nich korzysta z odliczeń podatkowych i ubiega się o zwrot podatku. Zwłaszcza że zwracali się oni do firmy w latach poprzednich o jak najszybsze przygotowanie PIT-11/8B. Natomiast biorąc pod uwagę nakład pracy związany z przygotowaniem deklaracji dla ponad 400 osób, to termin ten jest dość krótki i wymaga sporej mobilizacji służb kadrowo-płacowych. Jednak zawsze wszystkie deklaracje składamy w terminie.
Dagmara Szymańska, główny księgowy w Kruk
Okiem eksperta
Liczyć można różnie
Wartość polskiego rynku systemów kadrowo-płacowych, które służą nie tylko do naliczania płac, ale obsługują także tzw. miękki HR, sięgnęła 18,7 mln USD. Pod względem wartości sprzedaży dominują na nim zagraniczni producenci, ale pod względem liczby obsługiwanych przez te aplikacje pracowników prowadzi wrocławska Teta. Warszawski Macrosoft, który sprzedaje prosty i tani software, ma tylu klientów, że nawet pod względem wartościowym kwalifikuje się do pierwszej piątki dostawców systemów HR.
Tomasz Słoniewski, analityk IDC