Tylko jedna trzecia jednostek administracji publicznej korzysta dziś z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją. W ciągu kilku najbliższych lat sytuacja ta ulegnie całkowitej zmianie. Od 2028 r. każda instytucja publiczna – od urzędów centralnych po szkoły i biblioteki – będzie zobowiązana do prowadzenia spraw w systemie klasy EZD.
EZD RP, opracowany przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, jest jednym z głównych narzędzi wspierających ten proces. System umożliwia pełną obsługę dokumentacji w formie elektronicznej, zapewnia integrację z innymi usługami państwowymi oraz bezpieczne przechowywanie danych w chmurze rządowej. Co istotne, jego wdrożenie i użytkowanie są bezpłatne, a instytucje i ich pracownicy mogą liczyć na kompleksowe szkolenia i pomoc techniczną.
Cyfrowa szansa
Cyfryzacja urzędów to dziś jeden z najważniejszych kierunków rozwoju państwa. Wymaga zmiany nie tylko narzędzi, ale też sposobu myślenia o pracy – z biurokratycznego na procesowy. NASK, wdrażając EZD RP w administracji publicznej, wspiera i porządkuje tę transformację.
System stanowi kluczowy element Strategii Cyfryzacji Państwa. Łączy w jednym środowisku wszystkie etapy pracy z dokumentami – od momentu wpłynięcia pisma i jego dekretacji po akceptację i archiwizację w rządowej chmurze. Każdy dokument ma swój cyfrowy ślad. Dzięki temu łatwo prześledzić jego przebieg i odpowiedzialność za kolejne etapy. Takie rozwiązanie zapewnia przejrzystość działań i eliminuje ryzyko zagubienia informacji, a także popełnienia błędu.
EZD RP jest zintegrowany z ePUAP, e-Doręczeniami i Archiwum Dokumentów Elektronicznych, co zapewnia spójny przepływ informacji w administracji. Dzięki temu urzędnicy nie muszą już korzystać z wielu rozproszonych systemów, a obywatele mogą załatwić coraz więcej spraw online – szybciej i bez zbędnych formalności.
Z EZD RP korzysta już ponad 1500 jednostek administracji publicznej, a kolejne 1300 jest w trakcie wdrażania systemu. Skala zainteresowania pokazuje, że cyfrowe zarządzanie dokumentacją staje się standardem w polskiej administracji.
Co najmniej tyle jednostek administracji publicznej korzysta z EZD RP.
Coraz więcej instytucji przekonuje się, że cyfrowy obieg dokumentów to nie tylko obowiązek, ale realne ułatwienie w pracy urzędów. Uporządkowana dokumentacja, jednolite procedury i praca w spójnym środowisku cyfrowym pozwalają działać sprawniej i lepiej odpowiadać na potrzeby obywateli.
System, który upraszcza codzienność
Jak więc działa EZD RP? Przede wszystkim ułatwia i porządkuje pracę urzędników. System automatyzuje zadania, które wcześniej wymagały ręcznej obsługi – od rejestracji pism po przekazywanie dokumentów między wydziałami. Dzięki temu procedury przebiegają płynniej, a urzędnicy mogą skupić się na treści i jakości decyzji, zamiast na czynnościach technicznych.
Jednym z jego kluczowych atutów jest integracja z polskim modelem sztucznej inteligencji PLLuM. To narzędzie oparte na krajowych danych i dostosowane do języka urzędowego. Wspiera użytkowników w wyszukiwaniu informacji, analizie treści czy przygotowywaniu projektów pism.
EZD RP jest elastyczny i pozwala dopasować sposób pracy do potrzeb każdej instytucji. Urzędy mogą budować własne obiegi dokumentów, raporty i rejestry, dzięki czemu system staje się naturalnym narzędziem organizacji, a nie narzuconym, sztywnym rozwiązaniem.
Korzyści są widoczne również z perspektywy obywateli: krótszy czas oczekiwania, mniej formalności i coraz większa liczba spraw, które można załatwić online.
Bezpieczna chmura i wsparcie krok po kroku
Nowoczesnym narzędziom trzeba ufać, wiedząc, że są bezpieczne EZD RP działa w rządowej chmurze, której infrastrukturę utrzymuje NASK – instytucja odpowiedzialna za cyberbezpieczeństwo i rozwój systemów teleinformatycznych państwa. Dane przechowywane są w bezpiecznym środowisku, z kontrolowanym dostępem i stałym nadzorem NASK, co gwarantuje stabilność i ochronę informacji.
System jest udostępniany w formule SaaS (Software as a Service), co oznacza, że instytucje publiczne nie muszą inwestować w serwery, oprogramowanie ani zaplecze techniczne. EZD RP jest bezpłatny dla jednostek sektora publicznego – od urzędów marszałkowskich po szkoły i biblioteki. Takie podejście to przede wszystkim wyrównanie szans między instytucjami o różnym poziomie cyfryzacji.
Największym wyzwaniem okazuje się nie technologia, lecz zmiana przyzwyczajeń. Urzędnicy, którzy przez lata pracowali z papierowymi dokumentami, często obawiają się zaawansowanych technologicznie narzędzi. Dlatego wdrożenia EZD RP przebiegają etapami i w tempie dostosowanym do możliwości każdej jednostki. Eksperci NASK prowadzą szkolenia i konsultacje, które pomagają użytkownikom oswoić się z systemem i nabrać pewności w pracy w środowisku cyfrowym. Utrzymanie i rozwój systemu realizowane są przez NASK, co odciąża urzędy i pozwala im skupić się na codziennej pracy.
Efekt to płynna, bezpieczna transformacja, w tempie odpowiadającym realnym możliwościom administracji.
Administracja przyszłości
EZD RP to jeden z kluczowych projektów finansowanych z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Jego wartość przekracza 200 mln zł, a środki te pozwalają stworzyć infrastrukturę dla 300 tys. użytkowników i wdrożyć system w 2000 jednostkach administracji publicznej. W ramach programu przewidziano także przeszkolenie 75 tys. pracowników administracji.
Projekt realizowany jest w modelu kaskadowym – większe jednostki, takie jak urzędy marszałkowskie i wojewódzkie, po wdrożeniu systemu wspierają mniejsze instytucje w jego implementacji. Ten sposób organizacji prac przyspiesza proces cyfryzacji i pozwala efektywnie wykorzystywać doświadczenie zdobyte przez jednostki wiodące. Dzięki temu EZD RP rozwija się równomiernie w całym kraju – od centralnych urzędów po najmniejsze gminy.
EZD RP łączy nowoczesność i praktyczność, stając się platformą współpracy instytucji publicznych. To solidny fundament cyfrowej transformacji państwa.
Partnerem publikacji jest NASK