Anonim? To się może opłacić…

opublikowano: 10-03-2019, 22:00

W procedurach compliance trzeba przewidzieć miejsce dla sygnalistów. Będzie łatwiej wykryć nadużycia

Wewnętrzne anonimowe sygnalizowanie w firmach „podejrzanych” zachowań to nic takiego złego. Trzeba tylko wiedzieć, jak tego użyć i do jakich celów. Ujawnianie nieprawidłowości, czyli coraz popularniejsze na świecie zjawisko, zwane z angielskiego whistleblowingiem, może być skuteczną ochroną przedsiębiorstwa przed nadużyciami czy wręcz oszustwami — mówiono uczestnikom IV Forum Compliance Officer, zorganizowanego przez „Puls Biznesu”.

— Nawet najgenialniejszy system komunikacji sygnalistów z zespołami
compliance nie zadziała właściwie i skutecznie bez przygotowania do niego
ludzi, a więc także bez trenerów. Szkolenia są konieczne, aby nie popełniano
błędów, które mogą zniechęcić do korzystania z takich narzędzi — mówiła
uczestnikom forum Angelika Ciastek- -Zyska, starszy menedżer, radca prawny,
ekspert ds. compliance i przeciwdziałania korupcji w PwC.
Zobacz więcej

NAJPIERW SZKOLENIE:

— Nawet najgenialniejszy system komunikacji sygnalistów z zespołami compliance nie zadziała właściwie i skutecznie bez przygotowania do niego ludzi, a więc także bez trenerów. Szkolenia są konieczne, aby nie popełniano błędów, które mogą zniechęcić do korzystania z takich narzędzi — mówiła uczestnikom forum Angelika Ciastek- -Zyska, starszy menedżer, radca prawny, ekspert ds. compliance i przeciwdziałania korupcji w PwC. Fot. Marek Wiśniewski

— Kierownictwa wielu firm popełniają dwa poważne błędy. Po pierwsze w ogóle nie interesują się whistleblowingiem. Uważają, że to ich nie dotyczy. W związku z tym nie przeznaczają żadnych pieniędzy na to, aby wdrażać tego rodzaju rozwiązania. Inni z kolei wprowadzają takie systemy, odnotowują ten fakt na papierze i na tym koniec. Z badań wynika, że w ich kanałach komunikacji nie pojawiają się żadne zgłoszenia — mówiła Angelika Ciastek-Zyska, starszy menedżer, radca prawny, ekspert ds. compliance i przeciwdziałania korupcji w PwC.

Ideałów nie ma

Jak wyjaśniała, brak sygnałów w kanałach komunikacji whistleblowingu wcale nie musi świadczyć o tym, że w spółce wszystko działa w najlepszym porządku.

— Nie ma takich przedsiębiorstw, w których nie byłoby żadnych nieprawidłowości czy zachowań nieetycznych. Oczywiście są firmy ze świetną kulturą organizacyjną i sobie znakomicie radzą z takimi programami. Niemniej, na brak jakichkolwiek doniesień od sygnalistów zawsze powinna zapalić się czerwona lampka, bo być może pracownicy otrzymali narzędzie, któremu nie ufają i nie chcą go używać do raportowania — zwróciła uwagę ekspertka PwC.

Przewiduje ona, że jednak kwestie whistleblowingu staną się niedługo istotne dla wielu firm za sprawą ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Jej projekt został już skierowany do Sejmu. Akt ten ma uregulować ochronę sygnalistów i postawi wymóg, aby spółki ich szanowały i prowadziły postępowanie wyjaśniające po zgłoszeniu nieprawidłowości przez takie osoby.

Jak informował adwokat Maciej Gustaw Zaborowski, partner zarządzający w kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie, organy zarządcze (w szczególności compliance officer) lub nadzorcze będą miały obowiązek podejmować działania dla wyjaśnienia zgłaszanych podejrzeń o istnieniu różnego rodzaju nadużyć. Sygnały mogą dotyczyć przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego, niedopełniania obowiązków przez organy spółki lub osoby, niezachowania należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach czy nieprawidłowości w organizacji przedsiębiorstwa, które mogłyby prowadzić do popełnienia przestępstwa. Jednocześnie, zgodnie z przyszłą ustawą, za takie zgłoszenia nie może być odwetu.

Nawet 60 mln zł kary

— Firma ma obowiązek zapewnić sygnalistom ochronę co najmniej przed represjami, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania — zwracał uwagę adwokat.

Jeżeli zasady te nie będą przestrzegane, firma ryzykuje dotkliwymi konsekwencjami. Musi się liczyć z nimi, gdy pomimo posiadanej informacji, nie przeprowadzi ona postępowania wyjaśniającego albo nie usunie stwierdzonych w jego trakcie nieprawidłowości lub naruszeń, które następnie ułatwią lub umożliwią popełnienie czynu zabronionego.

— Sąd będzie mógł wymierzyć karę pieniężną do wysokości 60 mln zł. Może też orzec przywrócenie do pracy bądź odszkodowanie dla osoby, której uprawnienia pracownicze zostaną naruszone, a która była sygnalistą — wyjaśnił Maciej Gustaw Zaborowski.

Zwrócił przy tym uwagę, że przywrócenie do pracy i odszkodowania będą możliwe pod warunkiem, że zgłoszone informacje okażą się zasadne i mogły doprowadzić do zapobiegnięcia przestępstwu lub szybszego wykrycia czynu. Poza tym sygnalista sam nie może być sprawcą czynu, chyba że ujawni firmie oraz organom ścigania wszystkie istotne okoliczności czynu.

— To szczególne sankcje. Trzeba wiedzieć, że za brak stworzenia w przedsiębiorstwie odpowiednich rozwiązań compliance przyszła ustawa przewiduje karę finansową do 30 mln zł. Jednak w przypadku naruszenia przepisów dotyczących sygnalizowania o nieprawidłowościach sankcja może być dwukrotnie wyższa. Jeśli firma zlekceważy to, co przekaże jej pracownik, w dobrej wierze, powinna liczyć się właśnie z takimi konsekwencjami — przestrzegała Angelika Ciastek-Zyska.

Ekspertka, wspólnie z uczestnikami forum, zastanawiała się, czy półroczne vacatio legis przewidziane dla wejścia w życie tej ustawy, to wystarczająco dużo czasu na stworzenie systemu whistleblowingu albo usprawnienie tego, który już firma posiada. Jej zdaniem wiele zależy od indywidualnej sytuacji, dojrzałych procedur i zachowań w danej spółce. Samo techniczne przygotowanie takich rozwiązań to dopiero początek budowania procedur związanych z sygnalizowaniem zdarzeń mogących wskazywać na dokonywanie czynów zabronionych. Ekspertka PwC wyjaśniała, że przekonanie pracowników do raportowania, a potem prowadzenie postępowań wyjaśniających to jest bardzo długi proces, zwłaszcza, gdy w danym przedsiębiorstwie takie czynności nigdy nie były praktykowane. Jednocześnie wręcz zachęcała do takich działań i nie dlatego wyłącznie, że ustawodawca będzie tego wymagał.

— To się po prostu opłaca. Jest jednym z niewielu rozwiązań, które pozwalają na wczesnym etapie identyfikować nadużycia i przeciwdziałać im. Badania, nasza praktyka i doświadczenia pokazują, że w wielu firmach nieprawidłowość nie byłaby nigdy ujawniona, gdyby nie whistleblowing — przekonywała Angelika Ciastek-Zyska.

Posłuchaj pracowników

Agata Kowalczyk-Borek, konsultant i ekspert ds. compliance i przeciwdziałania korupcji w PwC podała, że według badania przestępczości gospodarczej, przeprowadzonej przez tę sieć doradczą, aż 45 proc. wykrytych w firmach nadużyć udało się wyłonić dzięki sygnalistom.

— Biorąc pod uwagę fakt, że w spółkach działają zespoły compliance, audytu i kontroli wewnętrznej, taki wynik wyraźnie pokazuje, jak ważni w systemie są sygnaliści. Okazuje się też, że 95 proc. z nich to osoby pracujące wewnątrz firmy — relacjonowała Agata Kowalczyk-Borek.

Z badania wynika, że 45 proc. nadużyć wykryto dzięki istniejącym w firmach kanałom anonimowego reagowania, 9 proc. ujawnił audyt, a 5 proc. — kontrole wewnętrzne. To prowadzi do wniosku, że zyskały podmioty, które postawiły na system whistleblowingu. Ekspetki PwC jednocześnie przestrzegały przed narzucaniem zatrudnionym formy komunikacji sygnalistów z zespołami compliance.

— To poważny błąd, należy poznać preferencje pracowników co do tego, w jaki sposób będą informować o nieprawidłowościach — mówiły.

Radziły też przeprowadzić odpowiednie szkolenia wewnętrzne, aby np. nie powtórzyły się znane im przypadki bezpośredniej konfrontacji stron, czyli wyjaśniania zasygnalizowanych spraw jednocześnie z sygnalistą i potencjalnym sprawcą nadużycia. Anonimowość to jeden z gwarantów sukcesu systemu.

— Każdemu przedsiębiorcy marzyłoby się, aby pracownicy raportowali w sposób jawny, bezpośrednio przełożonemu, a wewnętrzna kultura organizacyjna wspierała tego typu zachowania. Jednak skoro ustawodawcy, polscy i unijni, dopuszczają anonimowe zgłoszenia nadużyć, to znaczy, że jest to kwestia kluczowa — oceniła Angelika Ciastek-Zyska.

Jeśli pracownicy nie będą mieli takiej możliwości, nie będą niczego sygnalizować. Zapewnienie anonimowości staje się więc podstawową zaletą tego rodzaju komunikacji — dodała.

Sprawdź program warsztatu "Zarządzanie projektami dla prawników", 15-16 kwietnia 2019, Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu