Bez zaległości lepiej

Dorota Czerwińska
opublikowano: 25-01-2008, 00:00

Ciągły pośpiech, nieodebrane e-maile, natłok spraw, nadgodziny, wrażenie przepracowania. Codzienność wielu z nas. A może być inaczej.

Jak zrobić więcej w krótszym czasie

Ciągły pośpiech, nieodebrane e-maile, natłok spraw, nadgodziny, wrażenie przepracowania. Codzienność wielu z nas. A może być inaczej.

Beata Janczur, dyrektor zarządzający ds. zasobów ludzkich w Lukas Banku, zaczyna dzień od przeczytania e-maili i porządkowania kalendarza. Kolejny raz do skrzynki zajrzy dopiero pod koniec dnia pracy. Dzięki temu nie rozprasza się i nie traci czasu. Rozważnie planuje też spotkania.

— Jeśli mam zebranie od godziny 9.00 do 10.00, to kolejnego nie planuję na 10.00. Trzeba mieć trochę zapasu. W ten sposób mój kalendarz nie „przesuwa się”, a ja się nie spóźniam. Patrzę na zaplanowane spotkania realnie. Kiedy na przykład mają trwać trzy godziny, przewiduję także przerwę — wyjaśnia Beata Janczur.

Styl bardziej skuteczny

Badania przeprowadzone przez teoretyka zarządzania H. Minzberga pokazały, że dzień pracy kierowników średniego szczebla jest zbyt długi. Zamiast ośmiu trwa od 12 do 14 godzin. Problem dotyka nie tylko kadrę kierowniczą.

— Wynika ze złego planowania i złej organizacji pracy. Niestety, nikt nas tego nie uczy. A nawyki mamy na ogół złe. Ale można je zmienić — twierdzi Beata Janczur, która kilka lat temu, gdy pracowała w ING Nationale-Nederlanden, przeszła wraz z innymi menedżerami wyższego szczebla tej firmy szkolenie z osobistej efektywności.

Szkolenie opierało się przede wszystkim na coachingu.

—Konsultanci asystowali nam w codziennej pracy. Przyglądali się, jak pracujemy, jak się komunikujemy z otoczeniem. Zwracali uwagę, czy mamy tendencje do unikania niektórych zadań i dlaczego: są za trudne, wymagają poświęcenia więcej czasu, a może nie lubimy osoby, z którą mamy współpracować. Podpowiadali nam, jak zmienić pewne nawyki lub jak pewne czynności usprawnić — opowiada Beata Janczur.

ING Nationale-Nederlanden zdecydował się na ten program szkolenia menedżerów, gdy akurat szybko się rozwijał.

— W takich sytuacjach firmy na ogół nie skupiają się na doskonaleniu procedur. My to zrobiliśmy. Chodziło nam o ujednolicenie systemu pracy w firmie — tłumaczy Beata Janczur.

Firmowa mobilizacja

Takie samo szkolenie przeszli specjaliści i menedżerowie w firmie Sanofi-Aventis.

— Zasady zarządzania efektywnością i czasem wprowadzają do firm określone standardy zachowań i działań — uważa Tina Sobocińska, menedżer ds. szkoleń w Sanofi-Aventis.

Program składał się z warsztatów ogólnych, które pokazywały m.in., jak organizować spotkania, przechowywać dokumenty. Potem były indywidualne konsultacje, a po trzech tygodniach kolejny warsztat z zasad efektywności osobistej, pomagające w codziennym życiu zawodowym i osobistym. Teraz w biurze Sanofi-Aventis informacje o spotkaniach przekazuje się Outlookiem, co umożliwia szybkie potwierdzenie obecności lub przekazanie informacji o braku dostępności w danym terminie. Archiwizacja dokumentów w komputerze i dokumentów papierowych jest prowadzona według tego samego klucza, który każdy indywidualnie sobie określa — oszczędza to czas na poszukiwanie informacji i dokumentów.

— Spójna logika działania powoduje, że tracimy mniej czasu. W firmie wszyscy wiedzą, że spotkania organizowane ad hoc dezorganizują pracę. Nauczyliśmy się, żeby zbierać tematy i omawiać je na spotkaniach kompleksowo. Ustaliliśmy formuły komunikacji — kiedy do siebie dzwonimy, kiedy konieczna jest rozmowa osobista, a kiedy wystarczy e-mail — zdradza Tina Sobocińska.

Jej zdaniem, duża skala tego przedsięwzięcia i zaangażowanie większości pracowników spowodowały wzajemną mobilizację do zmian, a w firmie jest lepszy przepływ informacji.

— Szkolenie wpłynęło także na nasze życie prywatne. Jak wszyscy, mam pewne nawyki, których trudno się pozbyć. Jednak teraz niczego nie odkładam na później. Dzięki temu nie mam zaległości. Mogę łączyć życie zawodowe z osobistym i w obu obszarach odczuwać satysfakcję i radość życia — mówi Tina Sobocińska.

Dorota Czerwińska

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu