Co zapisać w umowie na wdrożenie IT?

opublikowano: 31-08-2010, 14:10

Proces wdrożenia lub integracji jest w dużym stopniu konstruowany we współpracy pomiędzy informatykami a prawnikami.

Miarą sukcesu wdrożenia projektu informatycznego jest nie tylko dobrze dobrane rozwiązanie, ale również jego efektywność. Właściwie sformułowany i konsekwentnie realizowany plan wdrożeniowy jest istotnym krokiem do osiągnięcia pełnego sukcesu całego projektu, a umowa wdrożenia zaawansowanych projektów technologicznych jest jednym z jego najważniejszych składników. W dużym stopniu za jej pomocą, we współpracy pomiędzy informatykami a prawnikami, jest konstruowany cały proces wdrożenia czy też integracji już funkcjonującego innowacyjnego rozwiązania informatycznego.

Pierwszym pytaniem, nasuwającym się przed zakupem systemu informatycznego jest: od czego zacząć? Którego wybrać dostawcę? Co jest ważniejsze: szybkość wdrożenia czy funkcjonalność systemu? Wbrew pozorom, prostych odpowiedzi nie ma. Zadanie zaczyna komplikować się, gdy dostawca przed przystąpieniem do negocjacji (czasem trwających wiele miesięcy, a nawet kwartałów, w zależności od stopnia skomplikowania danego systemu) wysyła nam projekt umowy, bez której niewyobrażalnym jest rozpoczęcie wdrażania.

Najważniejsze definicje

Na początek warto przyjrzeć się temu, co powinny zawierać poszczególne definicje i dlaczego, z punktu widzenia projektu umowy, są one ważne. Oczywiście lista ta stanowi jedynie przykładowe zestawienie i w żaden sposób nie wyczerpuje tematu, gdyż przy bardziej skomplikowanych wdrożeniach wybrany dostawca nie tylko przygotowuje oprogramowanie, ale również dostarcza nam sprzęt, na którym ma ono funkcjonować. Warto skoncentrować się na kilku najważniejszych definicjach:

Odbiór prac –  potwierdzenie prawidłowości wykonania prac przez dostawcę, następuje poprzez podpisanie protokołu odbioru przez obie strony umowy.
Harmonogram – należy rozumieć jako zobowiązanie się dostawcy, uwzględniające standardowe, gwarantowane przez niego terminy realizacji wdrożenia. Jest to bardzo ważny zapis, ponieważ specyfika tworzenia oprogramowania często wymaga tzw. periodycznej produkcji, która dopiero w fazie finalizacji stanowi jedną całość i daje oczekiwany efekt.
Protokół odbioru – dokument potwierdzający, w zależności od rodzaju wdrożenia, finalizację prac, uprawniający do wystawienia rachunku . Może być częściowym protokołem odbioru w przypadku, gdy wdrożenie systemu odbywa się periodycznie, a sposób zapłaty jest rozłożony w czasie, w zależności od zapisów ustanowionych w harmonogramie.
Oprogramowanie – zdarza się bardzo często, że ze względu na szczególnie skomplikowany rodzaj wdrożenia, oprogramowanie stanowi załącznik do umowy, zawierający opis specyfikacji i jego funkcjonalność. Dla przykładu, nawet Dyrektywa Rady z dnia 14 maja 1991 r. w sprawie ochrony prawnej programów komputerowych. (91/250/EWG) nie zawiera definicji, jednakże przyjmuje się, że programem komputerowym jest „zestaw instrukcji przeznaczonych do użycia bezpośrednio lub pośrednio w komputerze w celu osiągnięcia określonego rezultatu”.
Testy – oznaczają testowanie działania wdrożonego systemu. Powinny być przeprowadzone w obecności obu stron umowy, a jeżeli wdrożenie odbywa się zdalnie (należy podkreślić, że wdrożenie oprogramowania, a szczególnie w wielu lokalizacjach, nie oznacza w potocznym rozumieniu „tylko” wgrania oprogramowania z nośnika danych), powinno być poprzedzone uzgodnionym dostępem do komputerów.
Zmiany przepisów prawa – jeden z najważniejszych punktów każdej umowy, który może obligować dostawcę systemu do dostosowania go do nowych realiów prawnych, szczególnie, gdy przewidujemy w niedalekiej przyszłości ich zmianę, wpływającą na jego funkcjonowanie i użyteczność.

Najważniejsze testy i odbiory prac

 Łukasz Dębowski, radca prawny, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna
Łukasz Dębowski, radca prawny, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna
None
None

Testowanie oprogramowania jest jednym z kluczowych elementów, który powinien znaleźć się w każdym projekcie umowy, gdyż z założenia, po uprzedniej pozytywnej weryfikacji, gwarantuje niezawodność produktu oraz długoterminowe funkcjonowanie. Niejednokrotnie jest na ogół długotrwałe i wielofazowe, co oznacza, że stanowi znaczącą część zapisów umownych, jak również całego budżetu danego projektu. Mając to na uwadze, rekomenduje się wprowadzenie zapisów pod kątem sprawdzenia systemu i jego zgodności ze specyfikacją i dorozumianymi wymaganiami wskazanymi w uzgodnionej ofercie. Ponadto każdy projekt umowy przy wdrożeniu skomplikowanych projektów informatycznych zawiera tzw. fazę zebrania wyników, określających jakość systemu w takich obszarach jak: funkcjonalność, wydajność, zgodność z wymogami formalnymi, dostępność, obciążenie, bezpieczeństwo czy użyteczność.

Dlaczego projekt umowy powinien zawierać zapisy dotyczące licencji?

Majątkowe prawa autorskie to przede wszystkim prawo do wyłącznego korzystania i rozporządzana na wszelkich polach eksploatacji. I tu należy zaznaczyć, że zarówno w przypadku umowy przenoszącej prawa, jak i umowy licencyjnej, trzeba wyraźnie określić te pola chronionego oprogramowania, do których wdrożenie ma się odnosić. Należałoby podkreślić, że uregulowanie pól eksploatacji ściśle ogranicza lub rozszerza zakres swobody np. w modyfikacjach wykonywanych we własnym zakresie. W praktyce wdrożenie należy rozumieć niejednokrotnie jako kilka po sobie powstających odrębnych systemów (programów) komputerowych, które powstają periodycznie. W takim przypadku niezmiernie ważnym jest, aby w projekcie umowy znajdował się zapis mówiący o tym, że licencja do poszczególnych elementów systemu, w szczególności, gdy stanowią one odrębne utwory, będzie każdorazowo udzielana na ten odrębny utwór, już w momencie podpisania protokołu odbioru, oczywiście zawsze po zapłaceniu wynagrodzenia.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964, nr 16, poz. 93, ze zm.)
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r.o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2006.90.631-j.t.)

Łukasz Dębowski, radca prawny, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Newsletter ICT
Nowości z firm IT z naciskiem na spółki giełdowe: przetargi, informacje z rynku, newsy kadrowe i inne.
ZAPISZ MNIE
×
Newsletter ICT
autor: Grzegorz Suteniec
Wysyłany raz w tygodniu
Grzegorz Suteniec
Nowości z firm IT z naciskiem na spółki giełdowe: przetargi, informacje z rynku, newsy kadrowe i inne.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane