Dlaczego jest to istotne
W obrocie z państwami członkowskimi zniesione zostaną bariery celne. Nie będziemy mieli więc do czynienia z procedurami celnymi, w tym z procedurą wywozu towarów. W konsekwencji konstrukcja eksportu towarów dla potrzeb podatku VAT w stosunku do dostaw towarów do firm mieszczących się na terenie innego państwa członkowskiego wspólnoty zostanie zastąpiona tzw. wewnątrzwspólnotową dostawą towarów. Brak procedur i dokumentów celnych powoduje, że po to, by skorzystać z preferencji, podatnicy będą musieli potwierdzić dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy w inny sposób (np. za pomocą dokumentów handlowych, transportowych czy ubezpieczeniowych), ponadto będą musieli zadbać o spełnienie dodatkowych warunków formalnych (np. uzyskać numery podatkowe kontrahentów). Aby umożliwić śledzenie handlu wewnątrzwspólnotowego wymagane będą także nowe sprawozdania: kwartalne informacje podsumowujące oraz składane miesięcznie deklaracje Intrastat dotyczące wywozu towarów.
Co należy zrobić
- Zidentyfikować wszystkie dostawy wewnątrzwspólnotowe, które będą realizowane po akcesji oraz ich prawidłowe ujęcie dla potrzeb podatku VAT. Trzeba uwzględnić zasady specjalne lub przejściowe.
- Zarejestrować się jako podatnik VAT UE (uwaga: rejestr podatników jest nieprzygotowany)
- Ustalić rodzaje posiadanych dowodów handlowych pozwalających udowodnić realizację dostaw wewnątrzwspólnotowych. Należy sprawdzić, czy będą odpowiadać wymogom.
- Ustalić status odbiorców z państw członkowskich (w szczególności sprawdzić, czy są podatnikami VAT w kraju siedziby). Uzyskać od nich i odbiorców z krajów kandydujących do UE numery identyfikacji podatkowej na potrzeby VAT (z prefiksem kraju). Sprawdzić ważność. Wdrożyć procedury uzyskiwania numerów od nowych odbiorców i ich weryfikacji.
- Dostosować systemy fakturowania oraz faktury z uwzględnieniem tych informacji oraz wszelkich innych zmian wymaganych zasadami unijnymi.
- Zmodyfikować systemy księgowe w celu prawidłowego ujmowania dostaw wewnątrzwspólnotowych i realizowania obowiązków sprawozdawczych.
- Sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować umowy z odbiorcami z krajów UE i kandydujących pod kątem zmian rozliczeń.
Konsekwencje dla firmy
- Usunięcie kontroli granicznych powinno przyspieszyć proces odprawy celnej towarów i pozytywnie wpłynąć na terminy realizacji dostaw, zarządzanie dostawami oraz koszty związane ze sprzedażą towarów do innego państwa członkowskiego na terenie rozszerzonej Unii Europejskiej.
- Odpowiedzialność za ewidencjonowanie przepływu towarów spocznie na firmach, nie zaś na organach celnych (z uwagi na wymóg sporządzania informacji podsumowujących i deklaracji Intrastat).
- Stosowane procedury muszą zapewnić posiadanie, zbieranie i wykazywanie dokładnych informacji we właściwym terminie. Systemy księgowe oraz informatyczne wspomagające zarządzanie muszą zostać przystosowane w taki sposób, aby umożliwić prawidłowe ewidencjonowanie przepływu towarów na terenie UE i spełnianie dodatkowych wymogów sprawozdawczych. W przypadku, gdy niemożliwe będzie wykazanie, że dane dostawy wewnątrzwspólnotowych podlegają opodatkowaniu według stawki zerowej, naliczany będzie podatek VAT. Sporządzanie nieprawidłowych informacji podsumowujących i deklaracji Intrastat będzie podlegało sankcjom.
- Planowanie podatkowe w zakresie VAT może ułatwić lub poprawić przepływy środków pieniężnych i zmniejszyć obciążenia administracyjne.
Autor jest partnerem zespołu Vat Ernst & Young