Delegacja ma granice

opublikowano: 14-11-2014, 00:00

Prawo: Pracodawcy mogą w swoich firmach podnieść diety na podróże służbowe ponad limity budżetówki, ale to się nie opłaca pracownikom

Tylko pozornie pracodawcom spoza tzw. budżetówki przysługuje dowolność przy rozliczaniu z pracownikami kosztów podróży służbowej. Dotyczy to zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych. Zasadą jest, że przedsiębiorca spoza sfery budżetowej może sam ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych (w tym diet) w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę, jeżeli nie jest on objęty wspomnianym układem lub nie ma obowiązku posiadania regulaminu.

SZEF DECYDUJE:
SZEF DECYDUJE:
Pracodawca ma nie tylko prawo nakazać podróż publicznym środkiem transportu, ale także określić jego rodzaj i klasę.
Bloomberg

— To wynika z art. 775 par. 3-4 kodeksu pracy — wyjaśnia Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego inFakt.pl. Jednak nie można w zakładowych regulacjach określić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż „państwowa”. Tej reguły należy się trzymać także wtedy, gdy ani układ zbiorowy, ani regulamin wynagradzania czy umowa o pracę w danej firmie nie zawierają żadnych postanowień co do zwrotu wydatków związanych z delegacją.

— Pracownikowi przysługują wówczas należności odpowiednie do wymagań przepisów ministra pracy dotyczących rozliczania delegacji pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej — mówi Sebastian Bobrowski. To także wynika z kodeksu pracy (art. 775 par. 5). Szczegółowe zasady rozliczania delegacji pracowniczych reguluje obecnie rozporządzenie obowiązujące od marca 2013 r. Odnosi się ono do wyjazdów wewnątrz kraju i za granicę.

Dieta — nie zawsze

Dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł, a wysokość wypłaty zależy m.in. od tego, czy podróż zajmowała pełne doby czy nie. Nie przysługuje wcale, gdy wyjazd trwa mniej niż 8 godzin.

— Są też inne sytuacje, w których pracownik nie nabywa prawa do diety — zastrzega Tomasz Puczek, samodzielny księgowy z Twojej Księgowości. Dieta nie zostanie wypłacona np. za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika oraz gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Ubiegłorocznym rozporządzeniem wprowadzono ponadto zasadę, że zapewnienie częściowego wyżywienia oznacza wypłatę niższą o jego wartość. Dzieje się tak także wtedy, gdy usługa hotelarska obejmuje posiłek.

— Pracodawca powinien zmniejszyć wypłatę, obliczając ją od pełnej kwoty diety, nawet jeżeli z uwagi na czas trwania podróży, od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługiwała tylko część diety — podkreśla Tomasz Puczek.

Częściowa dieta jest też przewidziana w delegacjach zagranicznych, gdy pracownikom zapewniono bezpłatne wyżywienie. Inaczej są natomiast ustalone diety.

— Ich wysokość również jest ustalana odpowiednio do czasu trwania podróży służbowej, ale zależy też od kraju delegacji — wyjaśnia przedstawiciel Twojej Księgowości. Kwoty diet za każdą dobę podróży w poszczególnych państwach zawiera załącznik do rozporządzenia ministra pracy.

Limity, ryczałty

Diety są ponadto przyjmowane jako podstawa do obliczeń limitów zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej na terenie miejscowości, w których przebywa delegowany pracownik, oraz noclegów. Są one przewidziane, gdy nie zapewniono mu zakwaterowania albo gdy nie ma rachunku za nocleg, a nawet gdy go posiada, lecz jest wysoki. W tym ostatnim przypadku pracodawca może jednak uznać fakturę opiewającą na kwotę przekraczającą limit (w kraju jest to 600 zł za dobę hotelową) i zwrócić ją w całości, jeśli pracownik uzasadni ten koszt.

Limitowany jest wreszcie zwrot wydatków, które pracownik poniósł, jadąc w delegację własnym samochodem (motocyklem, motorowerem). Przysługuje mu ryczałt stanowiący iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Ta tzw. kilometrówka nie może być jednak wyższa niż określona w przepisach o transporcie drogowym.

Tomasz Puczek przypomina, że to pracodawca określa środek transportu, którym ma podróżować pracownik, a także jego rodzaj i klasę. Jeśli zleca przejazd autobusem, pociągiem czy samolotem, musi zwrócić pracownikowi koszty przejazdu udokumentowane biletami lub fakturami.

Gdy zabraknie dokumentu

Podstawą rozliczenia podróży służbowej powinny być przede wszystkim dowody poniesionych kosztów, zwłaszcza rachunki, faktury lub bilety, co nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Przepisy dopuszczają jednak ich brak.

— Jeżeli pracownik nie dysponuje dokumentem, który potwierdzałby wysokość poniesionych wydatków, może napisać oświadczenie o poniesionych kosztach i przyczynach braku dokumentacji. To kluczowa zmiana w przepisach — mówi Sebastian Bobrowski. Wyjaśnia, że we wcześniejszych rozporządzeniach taką możliwość dopuszczano, gdy nie było możliwe uzyskanie wymaganych dokumentów, a obecnie — gdy nie jest możliwe ich przedstawienie. Przepisy nie wyjaśniają jednak, jak należy to rozumieć.

Księgowanie delegacji

Pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji.

— Należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu — wyjaśnia dyrektor finansowy z inFakt.pl. Dla pracowników zwrot kosztów delegacji jest przychodem ze stosunku pracy, ale nie podlega on podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (PIT). Inaczej jest, gdy pracodawca przyzna pracownikom wyższe stawki diet i innych należności z tytułu podróży niż ustalone w rozporządzeniu.

— Firma tę nadwyżkę także zaliczy do swoich kosztów, ale dla pracownika będzie to dodatkowy przychód ze stosunku pracy. Pracodawca musi od niej pobrać zaliczkę na PIT oraz naliczyć składki ZUS — dodaje Sebastian Bobrowski.

Tomasz Puczek podkreśla, że przepisy nie zabraniają stosowania wyższych zwrotów kosztów delegacji przez pracodawców, którzy samodzielnie ustalają warunki ich rozliczania, ale jak widać, ma to określone konsekwencje finansowe dla pracowników. Większość przedsiębiorców korzysta jednak z rozwiązań ujętych w rozporządzeniu ministra pracy.

Przedsiębiorca w delegacji

Osoba prowadząca działalność gospodarczą rozlicza podróż służbową według zasad dotyczących delegacji pracowniczych, co wynika z ustawy o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 52). Zgodnie z nią, takiemu przedsiębiorcy przysługuje dieta jak dla pracownika. Przedsiębiorca księguje swoją delegację dowodem wewnętrznym, zawierającym: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, wartość diety. Przedsiębiorcy nie przysługują ryczałty z tytułu podróży służbowych.

Wszelkie wydatki powinien potwierdzić fakturami, a w przypadku zakupu paliwa za granicą — fakturami lub paragonami. Przedsiębiorca powinien posiadać dokumenty uzasadniające cel wyjazdu i jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być np. notatki służbowe, podpisana umowa z kontrahentem, bilet wstępu na targi.

[Źródło: inFakt.pl]

Kilometrówka

Aktualne maksymalne stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu 0,5214 zł — samochód osobowy o poj. skokowej silnika do 900 cm sześc. 0,8358 zł — samochód osobowy o poj. skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. 0,2302 zł — motocykl 0,1382 zł — motorower.

[Źródło: Twoja Księgowość]

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane