Diety za delegacje: co się zmieni

Od początku przyszłego roku pracownicy mogą spodziewać się podwyżek diet za podróże służbowe - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Zmiany te są wynikiem wysokiej inflacji.

— Stawki diet są zmieniane w drodze rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej. Są stosowane zarówno w przypadków pracowników budżetówki, jak i wobec osób zatrudnionych w sektorze prywatnym. Oczywiście właściciele firm mogą określić w wewnętrznych regulacjach inne warunki i zasady zwrotu diet, jednak ich wysokość nie może być niższa od tych przyznawanych w budżetówce. Mogą to robić m.in. w drodze postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę — mówi Renata Bugiel, adwokat, partner w kancelarii GKR Legal.

Podkreśla, że kwoty wspomnianych należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych zmienią się dla 31 krajów, natomiast limitów na nocleg – dla 42.

— Wyższe stawki diet zagranicznych spowodują odpowiedni wzrost ryczałtów dojazdowych. W jakiej wysokości? Jednej diety lub jej połowy albo jej 10 proc. Natomiast wspomniane podwyższone limity przełożą się na wyższe ryczałty noclegowe — zaznacza Renata Bugiel.

Krajowe wojaże

Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny, partner w Grant Thornton, zwraca uwagę, że od 1 stycznia 2023 r. stawka diety za dobę krajowej podróży służbowej wzrośnie z 38 zł do 45 zł.

— Powodem podwyżki jest aktualna sytuacja gospodarcza w Polsce i prognozowana inflacja na 2023 r. — wyjaśnia Jolanta Zarzecka-Sawicka.

Natomiast — jak dodaje — ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją lokalną wyniesie 9 zł, a za nocleg — 67,50 zł . Aktualne stawki to odpowiednio: 7,6 zł i 57 zł.

— Zwrot udokumentowanych kosztów noclegu za jedną dobę hotelową nie będzie mógł przewyższać 20-krotności stawki diety. To oznacza, że maksymalnie może wynieść 900 zł. Obecnie jest to 760 zł — podkreśla partner w Grant Thornton.

Renata Bugiel dodaje, że podstawą do rozliczenia podróży służbowej są bilety, faktury, paragony lub inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty.

— Jeśli pracownik nie jest w stanie okazać pracodawcy wspomnianych dokumentów, musi złożyć pisemne oświadczenie opisujące poniesione wydatki. Ponadto powinien wyjaśnić powód, dlaczego nie może przedstawić tzw. dokumentu księgowego — wyjaśnia partner w kancelarii GKR Legal.

Przychód dla pracownika

Warto zaznaczyć, że na rozliczenie delegacji pracownik ma 14 dni.

— W tym terminie powinien przedstawić udokumentowane wydatki lub złożyć dodatkowe oświadczenie o ich wysokości. W ciągu 14 dni musi też rozliczyć się z otrzymanych zaliczek na podróż, jeśli zostały mu wcześniej wypłacone — tłumaczy Renata Bugiel.

Wyjaśnia, czym pod względem podatkowym są dla pracodawcy należności na rzecz podwładnych z tytułu podróży służbowej, a czym dla pracowników jest zwrot kosztów delegacji.

— W przypadku tych ostatnich diety podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego. Warunek jest jeden: nie mogą przekroczyć limitów ustawowych. Jeżeli pracodawca na podstawie swoich wewnętrznych uregulowań wypłaca wyższe kwoty, to taka nadwyżka będzie dla pracownika przychodem — podkreśla Renata Bugiel.

Natomiast po stronie pracodawcy — jak dodaje — dieta jest kosztem uzyskania przychodu do wysokości limitu ustawowego. Ta sama zasada dotyczy zwracanych kosztów podróży.

— Jednak przedstawiciele fiskusa w interpretacjach podatkowych potwierdzali, że pracodawca może zaliczyć w koszty pełną wysokość poniesionych wydatków związanych z delegacją ponad limity ustawowe — wskazuje partner w kancelarii GKR Legal.

Zdaniem Norberta Kusiaka, dyrektora wydziału polityki gospodarczej i funduszy strukturalnych Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych, przewidziana w projekcie rozporządzenia propozycja wzrostu wysokości diety krajowej nie gwarantuje, że „ekonomiczne ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej nie będzie dalej przerzucane z pracodawcy na pracownika”.