Zakupy to nie tylko fundament każdego biznesu – bez nich nie ma produkcji, nie ma sprzedaży, nie ma działania. Dziś kluczowe jednak jest to, jak bardzo rola zakupów zmieniła się w ostatnich latach. – Zakupowcy to już nie tylko osoby odpowiedzialne za zakup towaru, czy obniżenie kosztów. Dzisiejszy specjalista ds. zakupów to analityk, a nieraz też strateg i kluczowy element biznesu. Jego decyzje wpływają na marżę, na ryzyko w łańcuchu dostaw, na zrównoważony rozwój i reputację firmy – mówi Piotr Matysik VP Business Development, M&A CEE Region at Hubexo. – Skala tych zmian jest ogromna. I bardzo potrzebna! – dodaje.
Zakupy przestały być wyłącznie działem operacyjnym czy administracyjnym. Stały się przestrzenią do realnej optymalizacji, zaawansowanego prognozowania i budowania strategicznej przewagi.
Kompetencje, kwalifikacje i nowe narzędzia
W polskich firmach – i co ważne, nie tylko prywatnych, ale również tych działających w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych – widać wyraźny wzrost dojrzałości funkcji zakupowej. Do zespołów trafiają specjaliści często z międzynarodowym doświadczeniem, z wykształceniem kierunkowym, z nastawieniem na analizę, technologię i długofalową wartość.
Z tego trendu wyrasta też zupełnie nowa struktura ról. Na dobre rozgościli się w organizacjach category managerowie, kupcy strategiczni, analitycy zakupowi.
–To eksperci, którzy rozumieją rynek, zarządzają ryzykiem, prognozują trendy i wspierają rozwój produktów – mówi Piotr Matysik. – A zmiana pokoleniowa też robi swoje. Młodsi specjaliści wyrośli w środowisku cyfrowym – dla nich adaptacja do nowych narzędzi czy procesów to naturalny odruch, nie wyzwanie – zaznacza.
W sektorze publicznym impuls przyszedł z innej strony. Zaczęło się od zmian prawnych, a za nimi ruszyła cyfryzacja. Ta z kolei wymusiła epokową wręcz zmianę dla obszaru zamówień. Elektronizacja przetargów, podpisy kwalifikowane, integracja z systemami analitycznymi – wszystko to sprawiło, że administracja publiczna zyskała kompetencje i narzędzia. I co istotne – zaczęła z nich realnie korzystać.
Technologia zmienia zakupy od środka
Współczesne działy zakupów nie funkcjonują już bez odpowiedniego wsparcia technologicznego. I nie chodzi tylko o rozbudowane systemy ERP. Coraz więcej organizacji korzysta z wyspecjalizowanych narzędzi do zarządzania kontraktami, sourcingu strategicznego, analiz wydatków czy automatyzacji procesów zakupowych. – Jeszcze kilka lat temu wdrożenie takiego rozwiązania trwało tygodniami. Dziś wiele z nich można uruchomić w ciągu godzin – zauważa Piotr Matysik. – To istotna zmiana, również w postrzeganiu technologii przez firmy średniej wielkości.
Co równie ważne, rośnie świadomość dotycząca roli danych. – Przestają być one tylko efektem ubocznym procesów zakupowych. Coraz częściej są traktowane jako ich punkt wyjścia – ich umiejętna analiza umożliwia planowanie, prognozowanie i reagowanie na zakłócenia w łańcuchach dostaw – tłumaczy Matysik.
AI w praktyce
Rozwiązania oparte na AI stają się narzędziami codziennej pracy zakupowców. Wspomagają analizę dokumentów, ocenę dostawców, przygotowywanie raportów czy identyfikację ryzyk. – Duże zainteresowanie AI przyczyniło się do większego skupienia na danych. Firmy zaczęły uważniej przyglądać się temu, czym dysponują i czego potrzebują – komentuje Matysik. – To był naturalny impuls do bardziej świadomego wykorzystania technologii.
Wiele wdrożeń AI odbywa się dziś elastycznie, w zależności od indywidualnych potrzeb – bez konieczności przebudowy całych procesów. Systemy integrują się z już istniejącą infrastrukturą i przejmują wybrane zadania analityczne. Kluczowe decyzje wciąż podejmują ludzie, ale z dostępem do pełniejszego i lepiej przetworzonego obrazu sytuacji.
Rewers tej samej monety
Zmienia się również podejście organizacji do relacji z dostawcami. Coraz częściej nie są oni postrzegani jedynie przez pryzmat ceny, lecz jako partnerzy biznesowi, z którymi można wspólnie budować wartość. W szczególności w firmach, które w ostatnich latach doświadczyły zakłóceń w łańcuchu dostaw, podejście to zyskuje na znaczeniu. Wraz z tym rośnie znaczenie przejrzystości. Wymogi dotyczące zgodności, etyki i zrównoważonego rozwoju powodują, że firmy muszą lepiej rozumieć, z kim współpracują. Technologia umożliwia bieżące monitorowanie i raportowanie rynku dostawców, również w sektorze publicznym.
– Narzędzia zakupowe nie tylko wspierają efektywność, ale też kształtują podejście do wartości. Pozwalają patrzeć szerzej, nie ograniczając się jedynie do ceny – podkreśla Piotr Matysik.
Wspieramy kupujących
Wszystkie zmiany, o których mowa – rosnące znaczenie danych, wykorzystanie AI, potrzeba przejrzystości czy presja efektywności – przekładają się na realne wyzwania dla osób pracujących w zakupach. – To właśnie z myślą o nich powstały narzędzia, które rozwijamy – takie, które upraszczają procesy, przyspieszają analizę informacji o dostawcach i porządkują i ułatwiają codzienną pracę – mówi Piotr Matysik.
– Ekosystem zakupowy, który tworzymy – oparty m.in. na integracji z platformą OnePlace – powstał po to, by łączyć technologię z realnymi potrzebami kupców. Wierzymy, że automatyzacja i sztuczna inteligencja nie są celem samym w sobie. Ich zadaniem jest odciążyć ludzi od powtarzalnych zadań, poprawić jakość decyzji i umożliwić bardziej strategiczne podejście do zakupów – tłumaczy Matysik.
Nie chodzi więc o to, by tworzyć technologie dla technologii. Chodzi o to, by dostarczać rozwiązania, które działają – tu i teraz. Kierunek na najbliższe lata wydaje się jasny: większa automatyzacja procesów, lepsze wykorzystanie danych oraz większy nacisk na jakość decyzji zakupowych.