Jakie stosować kryteria wyboru systemu
Wykorzystując swoje możliwości negocjacyjne, holding handlowy kupił system, który zazwyczaj wdrażają większe firmy. Bo funkcjonalnie był najlepszy.
Narodowy Fundusz Inwestycyjny Empik Media Fashion (NFI EMF) kojarzy się przede wszystkim ze specjalizującą się w sprzedaży mediów i rozrywki siecią sklepów Empik i z handlującym artykułami dziecięcymi Smykiem. Ale NFI EMF to holding ponad 20 spółek, prowadzących m.in. sklepy franczyzowe Hugo Bossa czy Diora, szkoły językowe i kawiarnie. Działają one nie tylko w Polsce, ale również w Rosji, Niemczech, Czechach, Kazachstanie, na Słowacji i Ukrainie. Przełomowy dla ekspansji firmy był rok 2006. Wtedy to NFI EMF przejął ukraińskie księgarnie Bukva i zaczął otwierać Smyki na Ukrainie i w Niemczech. To zaś było bezpośrednim impulsem do kupienia przez firmę nowoczesnego systemu business intelligence. Tym bardziej, że w kolejnych latach pojawiały się następne zagraniczne przedsięwzięcia, a wraz z nimi problemy techniczne związane z konsolidacją wyników w skali grupy.
— Uważamy, że najważniejsze są sklepy, obsługa klienta i potrzeby operacyjne poszczególnych spółek. Dlatego przez wiele lat nie mieliśmy specjalistycznego narzędzia do raportowania na potrzeby całej grupy kapitałowej. Korzystaliśmy ze sprawdzonych modeli, wykorzystujących arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Dyrektor finansowy każdej spółki wypełniał raz na miesiąc skomplikowaną tabelę ze szczegółowymi danymi, m.in. dotyczącymi rachunku wyników, bilansu, przepływów gotówki, i wysyłał ją do centrali. Gdy zaczęliśmy rozwijać się za granicą, okazało się, że dyrektorzy finansowi nowych spółek mają kłopoty z wypełnianiem tych tabelek i że niełatwa jest konsolidacja danych — opowiada Dariusz Stolarczyk, członek zarządu NFI EMF.
Trzy warunki
Wiosną 2007 r. holding zaczął szukać narzędzia informatycznego, które zastąpiłoby Excel. Przyjęto, że nowa aplikacja powinna obsługiwać zbieranie i konsolidację danych finansowych dotyczących m.in. sprzedaży, rachunku wyników, bilansu, cash flow w ramach grupy kapitałowej oraz łatwo się integrować z różnymi systemami informatycznymi firm, które NFI EMF przejął.
— Taki warunek stawiali nasi informatycy. Chodziło o w miarę łatwe pobieranie i konwersję danych z systemów spółek, które wcześniej rozwijały swoje środowiska IT wedle własnego uznania — wyjaśnia Dariusz Stolarczyk.
Istotne było też zapewnienie zdalnego dostępu do nowej aplikacji nie tylko w biurze w Warszawie, ale i w Berlinie, Moskwie czy Kijowie.
Negocjacje
Za spełniające kryteria wyznaczone przez holding uznano produkty firm Cognos, Hyperion i SAP. Ten ostatni został wyeliminowany jako pierwszy.
— Według naszej oceny, oprogramowanie business intelligence firmy SAP zakłada raczej ścisłą integrację z innymi modułami tego producenta. Wiązałoby się więc z wymianą reszty naszego oprogramowania biznesowego — wyjaśnia Dariusz Stolarczyk.
W wyborze pomagały holdingowi firmy Accenture i Exorigo. Pod wpływem ich opinii i własnych doświadczeń, menedżment NFI EMF uznał, że najlepsze byłoby oprogramowanie Hyperiona. Było jednak jedno ale…
— To produkt dość drogi i z reguły działa w firmach większych od naszej. Baliśmy się, że nie będzie nas stać na ten software — przyznaje Dariusz Stolarczyk.
Mniej więcej w tym czasie Oracle przejęło Hyperiona. NFI EMF, od dawna klient Oracle, poprosił koncern o ofertę na miarę swoich możliwości finansowych. Notował wtedy około 1,6 mld zł rocznej sprzedaży i 83 mln zł zysku netto. Równocześnie zwrócił się o podobne oferty do partnerów wdrożeniowych Cognosa i SAP.
— Wszystkie trzy oferty były porównywalne cenowo. Ale nam już wtedy zależało na Hyperionie, więc zespół negocjacyjny był nastawiony na to, by zbić cenę aplikacji — zdradza Dariusz Stolarczyk.
Udało się. Dariusz Stolarczyk mówi, że ze względu na długą współpracę z Oracle ostateczna oferta tej firmy była tak korzystna, iż holding kupił licencje Hyperiona. Było to w listopadzie 2007 r. Wdrażany system ma dać pełną kontrolę finansową spółek zależnych przez centralę NFI EMF.
Kamil Kosiński