Na rynku jest wiele narzędzi wspomagających HR w ewidencji wynagrodzeń, czasu pracy, stanu osobowego czy rekrutacji. Myślenie o dziale HR w kategorii działu administracyjnego, wspierającego wyłącznie bieżące działania, odchodzi jednak do lamusa. Jego rola wciąż się zmienia, a wraz z nią zapotrzebowanie na wsparcie IT.
— Coraz częściej działy HR są postrzegane jako doradcy strategiczni zarządów. Rośnie więc zainteresowanie innymi usprawnieniami dla HR, np. w efektywnym zarządzaniem pracownikami i tym, jak nowe technologie mogą wspomóc biznes i przełożyć się na wyniki finansowe — mówi Robert Augustyniak, dyrektor działu HCM w Enxoo. Paweł Gustaw z SAP HCM wyjaśnia, że firmy oczekują kompleksowego wsparcia i zaawansowanych funkcjonalności, które umożliwiają też zarządzanie tzw. miękkim HR.
— Chodzi między innymi o zarządzanie talentami, organizację szkoleń, mierzenie fluktuacji czy zaangażowania i zadowolenia pracowników, a więc — w dłuższej perspektywie — budowanie przewagi konkurencyjnej dzięki wysoce wykwalifikowanej i zmotywowanej kadrze — mówi Paweł Gustaw.
Choć wciąż najważniejsze jest, aby oprogramowanie dla działów HR zapewniało zgodność podstawowej obsługi kadrowo-płacowej z przepisami.
— Na przykład rozwiązania, w których różne wskaźniki determinują sposób wyliczania składek, mogą być aktualizowane automatycznie, dzięki czemu firma ma pewność, że wypłaty i deklaracje podatkowe zostaną obliczone prawidłowo — wskazuje Wojciech Borkiewicz, kierownik ds. rozwiązań Comarch ERP.
HR na chmurę
Nowością są narzędzia służące do zarządzania ludźmi (Human Capital Management) w tzw. chmurze, czyli w modelu „oprogramowanie jako usługa”. — Dzięki chmurze firmy i instytucje nie muszą już kupować licencji, oprogramowania i infrastruktury teleinformatycznej, a potem przechodzić skomplikowane wdrożenie. Mogą wybrać opcję oprogramowania jako usługi, a więc „wynająć” na określony czas interesujące je oprogramowanie do wsparcia działań HR — wyjaśnia Paweł Gustaw.
Korzyści nie ograniczają się jedynie do oszczędności. Pracownicy zyskują szybki dostęp do aplikacji, a HR-owcy mogą korzystać z najnowszych funkcji i aktualizacji bez instalowania ich na firmowym sprzęcie. Działy IT nie muszą się zaś martwić o dodatkowych pracowników czy bezpieczeństwo i dostępność systemu.
— W modelu usługi w chmurze te obowiązki spoczywają na dostawcy — wyjaśnia Paweł Gustaw.
Nowe kierunki
Jest też inny kierunek rozwoju narzędzi IT dla działów HR.
— Mobilność, kompleksowość, społeczność — tak w skrócie można podsumować kierunek rozwoju systemów IT, które mają wspierać działy HR. Myślę, że za 2-3 lata systemy, które skupiają się na jednym wycinku HR, znikną. Firmy będą zainteresowane wyłącznie kompleksowymi i elastycznymi narzędziami — uważa Robert Augustyniak.
Paweł Gustaw twierdzi z kolei, że ważną tendencją jest upraszczanie i zwiększenie intuicyjności rozwiązań informatycznych. Są narzędzia pozwalające firmom np. uporządkować procesy biznesowe i podnosić wydajność pracowników. Wspierają planowanie i raportowanie, plany szkoleń, sukcesji, ustalania celów i mierzenia wydajności oraz zarządzania wynagrodzeniami.
— Dzięki integracji aplikacji mobilnych z nadrzędnymi systemami wiele firm może przeprowadzać zdalnie szkolenia pracowników,stale kontrolować ich efektywność, czas pracy — wylicza Paweł Majchrzak, wiceprezes Far and Wide.
Menedżerowie mogą też szybko przetwarzać informacje dotyczące zwolnień lekarskich, wniosków urlopowych, wydatków bez konieczności logowania się do stacjonarnego systemu.
Wielość rozwiązań
Firmy IT proponują aplikacje, które mierzą czas pracy personelu np. za pomocą smartfonów z mikronadajnikami, dzięki którym pracodawca otrzymuje natychmiast informacje, kiedy pracownik rozpoczął pracę, jak długą zrobił sobie przerwę, o której skończył pracę. Są też np. portale pracownicze, które służą do „bezobsługowej” komunikacji z działem personalnym (pracownik ma dostęp do informacji o wynagrodzeniu, może pobrać lub wydrukować potrzebny dokument), a także usprawniają ewidencję czasu pracy, akceptację urlopów i delegacji. Często można z nich korzystać na różnych urządzeniach: laptopie, tablecie, smartfonie. Są także platformy komunikacyjne, które pełnią rolę podobną do portali społecznościowych, ułatwiając komunikację menedżerów i pracowników. Zawierają również elementy rywalizacji, które mają wzmagać zaangażowanie pracowników. HR może też korzystać z rozwiązań usprawniających system ocen, łączyć je z systemem premiowania, wspomagać identyfikację potrzeb szkoleniowych i ich planowanie.