Nieuregulowane w pełni zasady pracy zdalnej mogą za jakiś czas zaprowadzić pracodawców i im podległe osoby przed sąd. To prawdopodobne, gdy pracownicy zaczną domagać się praw, o które nie zabiegali w początkowym okresie pracy w tym trybie z uwagi na nadzwyczajną sytuację wywołaną wybuchem pandemii. Co prawda po pierwszych doświadczeniach z home office, wymuszonym przez rozprzestrzenianie się koronawirusa, wprowadzono przepisy sankcjonujące tę formę pracy, jednak mają one charakter tymczasowy i dotyczą wąskiego zakresu zagadnień z nią związanych. Co gorsza, nie odpowiadają na ważne pytania: jak zapewnić właściwe warunki bezpieczeństwa, sfinansować koszty i jak ją kontrolować. Konkrety ma przynieść projektowana nowelizacja Kodeksu pracy, ale finału prac nad nią wciąż nie widać.
Między biurkiem a pralką…
– Patrząc na tempo prac nad ustawą, będzie dobrze, jeśli wejdzie ona w życie w przyszłym roku. Brak tych regulacji nie jest dla nikogo dobry. Z częścią wyzwań, które ujawniła praca zdalna, firmy jakoś się uporały, ale wiele spraw wciąż sprawia kłopot. I to takich, z którymi czekać nie można, jak np. dbałość o bhp – mówi Maciej Andrzejewski, adwokat z zespołu prawa pracy w kancelarii CMS.
Podkreśla, że w kwestii bhp tymczasowe przepisy nie są szczególnie pomocne. Nie zwalniają oczywiście pracodawców z organizowania bezpiecznych stanowisk – jest to jak zawsze ich kodeksowym obowiązkiem – tyle, że w przypadku pracy zdalnej niełatwo go realizować.
– Trudno, aby pracodawca w większej firmie jeździł od domu do domu swoich zatrudnionych i organizował im lub sprawdzał stanowiska. Firmy najczęściej więc brały od pracowników oświadczenia, że ich miejsca pracy spełniają wymagania. Nieliczne prosiły o przesłanie zdjęć ocenianych potem przez zewnętrznych specjalistów bhp – opowiada adwokat.
Projektowana nowela nakłada ciężar odpowiedniego przygotowania stanowiska na pracownika. Będzie on to potwierdzał złożeniem oświadczenia.
– To dobry pomysł, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów, np. związanych z wypadkiem. Gdy pracownik zgłosi złamanie nogi na skutek poślizgnięcia, trzeba będzie rozstrzygnąć, czy pośliznął się, stając przy biurku, bo rozlał kawę w trakcie pracy, czy zrobił sobie przerwę i wstał, aby pójść włączyć pralkę – zauważa Maciej Andrzejewski.
Być może dopiero sądy rozwikłają takie problemy. Maciej Andrzejewski nie wyklucza, że orzecznictwo postawi na zasadę domniemania, czyli na uznanie, że zdarzenie w domu to jednak wypadek przy pracy. Niemniej ma to swoje minusy. Nikt raczej nie tkwi przy biurku non stop przez osiem godzin, a przerw, krótszych niż godzinna w biurze, może być kilka. Praca w warunkach domowych, gdy pracownik łączy ją z życiem prywatnym, włączając pralkę lub witając dziecko wracające ze szkoły, utrudnia weryfikację okoliczności wypadku.
– Niestety, dbałość o zapewnienie bhp w miejscu zamieszkania i kontrola przestrzegania norm nie jest w pełni możliwa – przyznaje dr Daniel Książek, radca prawny z kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Podobnie jest z kontrolowaniem czasu poświęcanego na pracę. Nawet projektowana nowela nie zapowiada sztywnych zasad postępowania w tej sprawie.
– Trudno oczekiwać, aby prawo mogło uwzględnić specyfikę organizacji pracy w firmach z wielu branż, a także na różnych stanowiskach, oraz charakter zadań do wykonania, nie zawsze wymagających nieprzerwanego kontaktu z pracownikiem. W pracy zdalnej ktoś musi być obecny przy komputerze w określonych godzinach, a inna osoba nie musi, bo np. oczekujemy od niej tylko rezultatu – twierdzi Maciej Andrzejewski.
…i jednym a drugim kliknięciem
Zdaniem adwokata z CMS tryb kontrolowania pracy zdalnej należy pozostawić firmom do ustaleń wewnętrznych z przedstawicielami załogi. Ciężko bowiem o uniwersalne rozwiązanie. Nawet przedsiębiorstwa, które instalują oprogramowanie z pomiarem aktywności pracownika przy komputerze, nie uzyskują rzeczywistego obrazu. To, że przez godzinę nie odnotowano żadnego ruchu, może być zwodnicze, bo np. ktoś w tym czasie czyta ważne akta.
Na ogół pracodawcy pozostawiają kontrolę pracy bezpośrednim przełożonym pracowników, a ci najczęściej są zobowiązani do potwierdzania obecności mailowo albo w specjalnym formularzu w firmowym intranecie.
– Przepisy mające regulować kontrolowanie pracy zdalnej są obarczone iluzorycznością. Pracodawca nie jest w stanie w pełni zweryfikować czasu pracy osoby wykonującej swoje obowiązki w tym trybie. Aby zminimalizować ryzyko nierzeczywistego obrazu, należałoby przede wszystkim wprowadzić jasne zasady ewidencjonowania czynności. Nie w każdym przypadku będzie to możliwe, ale wprowadzi większą dyscyplinę – radzi dr Daniel Książek.
Regulaminowy kodeks zakładowy
Wygląda na to, że większość kwestii związanych z pracą zdalną i nadzorem nad nią trzeba uregulować w zakładowym regulaminie pracy lub odrębnym regulaminie pracy zdalnej.
– W uzasadnionych przypadkach warto napisać tam, że pracownik może skorzystać z godzinnej przerwy w ciągu dnia, ale powinien wysłać maila z informacją: wychodzę na przerwę. Unormowanie takich sytuacji to duże wyzwanie dla przełożonych, ale potrzebne, aby ułatwić sobie zarządzanie zespołem. Zależnie od potrzeb regulamin może być szczegółowy albo ogólny i pozostawiać szefom działów więcej swobody. Tam, gdzie praca zdalna nie była przed pandemią standardem, po jej wprowadzeniu niekiedy panowała nieufność i obawy, czy pracownik poświęci deklarowany czas na pracę. Teraz kierownicy widzą, że home office działa dobrze, choć czasem mogą zdarzać się nadużycia – wyjaśnia adwokat z CMS.
Dr Daniel Książek zwraca uwagę, że pracodawcy powinni zadbać o to, aby pracownicy sami przestrzegali czasu pracy.
– Rzecz w tym, aby nie dochodziło do przerw, które według uznania pracownika będą odpracowywane w późniejszej porze dnia. Najczęściej wrażenie wykonywania pracy przez kilkanaście godzin można odnieść, gdy spojrzy się np. na korespondencję pracownika – zauważa radca.
Jego zdaniem firma powinna przypominać o obowiązującym przedziale czasowym pracy i nieprzekraczaniu go.
– Praca w godzinach nadliczbowych jest pracą na zlecenie pracodawcy. I – uwaga – nawet jeśli szef tylko wie, że ktoś akurat pracuje po godzinach, ta sytuacja również zostanie potraktowana jako zlecenie nadgodzin – przestrzega dr Daniel Książek.
Maciej Andrzejewski uważa, że w celu poskromienia potencjalnej skłonności do nadużyć należy opracować rozwiązania pozwalające wyciągnąć konsekwencje za takie zachowania. Nie ma co czekać z tym na przyszłą nowelę kodeksu, która zresztą wcale nie musi wyposażyć pracodawców w takie narzędzia. Firmy same mają prawo wskazać w zakładowych aktach, co czeka pracowników za łamanie przyjętych reguł.
Firma powinna mieć podstawy – podkreśla adwokat – do dyscyplinujących działań. Tym bardziej, że wspomniane problemy z określeniem nadgodzin mogą być niebawem przedmiotem pozwów sądowych. Ich finał trudno przewidzieć, bo sądy też mogą mieć problem z weryfikacją, czy ktoś pracował do wieczora, czy w międzyczasie odbierał dziecko z przedszkola.
– Trudno tego dowieść. Dlatego zasady pracy zdalnej, których ogólne prawo nie jest w stanie dostosować do specyfiki funkcjonowania danej firmy czy stanowiska, należy uregulować w regulaminie zakładowym. Wtedy system jest spójny i jasny dla obu stron stosunku pracy. Lepiej mieć podstawę prawną do określonych działań niż poruszać się w sferze domysłów – zauważa Maciej Andrzejewski.
Regulaminy zakładowe mają tę moc (co jest szczególnie ważne), że należą do źródeł prawa pracy – z zastrzeżeniem, że nie mogą zawierać postanowień niekorzystnych, wykraczających poza granice powszechnego prawa. W związku z tym w razie sporu, np. o uprawnienia związane z wypadkiem czy pracą w nadgodzinach, sąd powinien badać zarówno przepisy ustawowe, jak i akta prawa zakładowego. Regulamin również będzie włączony do oceny działań pracowników i pracodawcy.