Przepisy zobowiązują właścicieli firm do przechowywania dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością, wskazując minimalny czas ich magazynowania. W interesie firmy jest przestrzeganie tych terminów - błędy w tym zakresie mogą wiązać się z karami finansowymi.
Co do zasady przedsiębiorcy prowadzący księgi podatkowe przechowują dokumentację do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania na rzecz urzędu skarbowego, chyba że przepisy stanowią inaczej. Oznacza to, że ewidencje, rejestry i dowody księgowe należy magazynować przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Natomiast zeznania roczne przechowuje się przez taki sam okres, ale jego bieg rozpoczyna się od zakończenia roku, w którym deklaracja została złożona. To znaczy, że jeśli przedsiębiorca złożył w 2023 r. do urzędu skarbowego PIT-36 za 2022 r., musi go przechowywać do końca 2028 r.
Przedsiębiorca zobowiązany jest również do pięcioletniego przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczony jest od dnia ich przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Zdecydowanie dłużej magazynowana jest dokumentacja pracownicza, a więc m.in. akta osobowe, imienne listy płac, karty ewidencji czasu. W przypadku osób zatrudnionych po 2019 r. przedsiębiorca przechowuje te dokumenty przez okres 10 lat. Z kolei dokumentacja osób, które stosunek pracy nawiązały między 1999 a 2018 r., magazynowana jest co do zasady przez 50 lat. Firma może jednak skrócić ten okres do 10 lat, przekazując do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. W przypadku zatrudnionych przez 1999 r. również obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentów.