Większość przedsiębiorców uważa, że po podpisaniu umowy o dofinansowanie i otrzymaniu wsparcia wszystko co najgorsze mają już za sobą. Nic bardziej mylnego. Prawdziwa przygoda z funduszami unijnymi dopiero przed nimi.
— Właściwe rozliczenie projektu to dla wielu firm spore wyzwanie. Polega na właściwym udokumentowaniu podjętych przez przedsiębiorcę działań, których celem jest osiągnięcie zakładanych wskaźników produktu i rezultatu przedsięwzięcia. Jakie są wymagania wobec beneficjenta? Między innymi konieczność opisywania każdego dokumentu księgowego, ujmowania go w wyodrębnionej ewidencji i składania w terminie raportów z zakończonych prac — mówi Magdalena Wolińska, menedżer w Crido.
Zwraca uwagę, że realizacja projektu wydaje się bajecznie prosta, jeżeli przedsiębiorca szczegółowo określił zadania i budżet przedsięwzięcia jeszcze na etapie pisania wniosku o grant. Natomiast rozliczanie pieniędzy unijnych — jak podkreśla — nie sprawi firmie kłopotu tylko pod jednym warunkiem: etapy przedsięwzięcia idą zgodnie z harmonogramem prac i z zapisami umowy o dofinansowanie. Niestety, szanse, że tak będzie, są raczej niewielkie.
— Od złożenia wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o wsparcie i rozpoczęcia projektu mija od kilku do kilkunastu miesięcy. W tym czasie mogą zmienić się ceny rynkowe, sytuacja gospodarcza i dostępne na rynku rozwiązania. Wówczas zaczynają się schody. Każdą złotówkę wydaną na projekt trzeba prawidłowo rozliczyć. Jak to zrobić, skoro rzeczywistość nierzadko odbiega od najlepiej przygotowanego planu? — zastanawia się Magdalena Wolińska.
Planowane wskaźniki
Ekspertka podkreśla, że otrzymanie decyzji o przyznaniu dotacji to dla przedsiębiorcy jedna trzecia sukcesu. Kiedy może mieć pewność, że grant nie zostanie mu odebrany? Jeśli projekt osiągnie planowane wskaźniki i zakończy się jego kontrola w tzw. okresie trwałości przedsięwzięcia. W przypadku MŚP są to trzy lata od daty zrealizowania inwestycji, a dla dużych firm — nawet pięć lat. Warto, aby przedsiębiorca na bieżąco oceniał możliwość wypełnienia zadeklarowanych mierników, a w przypadku wątpliwości próbował je zmieniać.
— Realizacja zapisów umowy o dofinansowanie często wymaga wprowadzenia modyfikacji w sposobie działania firmy, o czym przepełnieni euforią przedsiębiorcy często zapominają po otrzymaniu decyzji o przyznaniu wsparcia. Szkoda, bo błąd na etapie rozliczania projektu może oznaczać nie tylko cofnięcie części lub całości dotacji, ale też zwrot już otrzymanej dotacji z odsetkami — przestrzega Magdalena Wolińska.
Ekspertka zachęca jednak do ubiegania się o dotacje, bo pomagają one wprowadzać innowacje i rozwijać firmy. Jej zdaniem bez tego wsparcia wielu przedsiębiorców mogłoby tylko pomarzyć o takich projektach.
Znajomość zasad
Również Agnieszka Wykrzykowska, senior menedżer w departamencie doradztwa europejskiego w Grant Thornton Frąckowiak, zauważa, że zaniedbanie przez przedsiębiorcę obowiązków związanych z otrzymaniem dofinansowania niesie za sobą poważne konsekwencje, w tym konieczność jego zwrotu wraz z odsetkami. To — jak podkreśla — może być „zabójstwem” dla firmy.
— Dobra znajomość zasad realizacji i rozliczania projektów unijnych pomoże uniknąć przedsiębiorcy przykrych skutków. Warto, aby zapoznał się z zapisami umowy o dofinansowanie, która odwołuje się do wielu ustaw, rozporządzeń i wytycznych. Złożenie przez niego podpisu w umowie nie oznacza automatycznego przepływu pieniędzy na konto firmy. Jej obowiązkiem jest zapewnienie płynności finansowej projektu i prowadzenie go niezależnie od opóźnień w wypłacie dofinansowania — tłumaczy Agnieszka Wykrzykowska.
Przedsiębiorca prowadzący dofinansowany projekt powinien przestrzegać zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
— Przedstawiciele biznesu nie są przyzwyczajeni do tworzenia i publikowania zapytań ofertowych przed dokonaniem zakupów, a następnie wyboru najlepszej oferty i dokumentowania całego procesu. Niestety, nie da się ominąć tych procedur — przestrzega Agnieszka Wykrzykowska.
Doświadczony księgowy
W rozliczeniu projektu pomocny może być również doświadczony księgowy.
— Dokumenty związane z wydawaniem pieniędzy unijnych muszą być odpowiednio opisane i przechowywane, a także oznakowane, aby przedsiębiorca nie miał pokusy wykorzystania wsparcia do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie — wyjaśnia Agnieszka Wykrzykowska.
Co ważne, firma po zakończeniu przedsięwzięcia ma obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji z nim związanej przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. W tym czasie wgląd we wspomnianą dokumentację powinni mieć przedstawiciele instytucji udzielających wsparcia. Przemyślany i dobrze napisany projekt to klucz do łatwego zrealizowania i rozliczenia przedsięwzięcia. Wówczas korzyści związane z otrzymanym dofinansowaniem przewyższą pojawiające się w tym zakresie trudności i przeszkody.