Czytasz dzięki

Jak nie stracić unijnego grosza

opublikowano: 11-12-2019, 22:00

Fundusze UE Aby przygoda z dotacjami nie stała się przykrą i kosztowną niespodzianką, w realizacji projektu trzeba zadbać o każdy szczegół

Większość przedsiębiorców uważa, że po podpisaniu umowy o dofinansowanie i otrzymaniu wsparcia wszystko co najgorsze mają już za sobą. Nic bardziej mylnego. Prawdziwa przygoda z funduszami unijnymi dopiero przed nimi.

Magdalena Wolińska, menedżer w Crido, podkreśla, że od przedsiębiorców, którzy
prowadzą projekty z unijnym wsparciem, wymaga się opisywania każdego dokumentu
księgowego i składania w terminie raportów z zakończonych prac.
Zobacz więcej

OBOWIĄZKI:

Magdalena Wolińska, menedżer w Crido, podkreśla, że od przedsiębiorców, którzy prowadzą projekty z unijnym wsparciem, wymaga się opisywania każdego dokumentu księgowego i składania w terminie raportów z zakończonych prac. Fot. WM

— Właściwe rozliczenie projektu to dla wielu firm spore wyzwanie. Polega na właściwym udokumentowaniu podjętych przez przedsiębiorcę działań, których celem jest osiągnięcie zakładanych wskaźników produktu i rezultatu przedsięwzięcia. Jakie są wymagania wobec beneficjenta? Między innymi konieczność opisywania każdego dokumentu księgowego, ujmowania go w wyodrębnionej ewidencji i składania w terminie raportów z zakończonych prac — mówi Magdalena Wolińska, menedżer w Crido.

Zwraca uwagę, że realizacja projektu wydaje się bajecznie prosta, jeżeli przedsiębiorca szczegółowo określił zadania i budżet przedsięwzięcia jeszcze na etapie pisania wniosku o grant. Natomiast rozliczanie pieniędzy unijnych — jak podkreśla — nie sprawi firmie kłopotu tylko pod jednym warunkiem: etapy przedsięwzięcia idą zgodnie z harmonogramem prac i z zapisami umowy o dofinansowanie. Niestety, szanse, że tak będzie, są raczej niewielkie.

— Od złożenia wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o wsparcie i rozpoczęcia projektu mija od kilku do kilkunastu miesięcy. W tym czasie mogą zmienić się ceny rynkowe, sytuacja gospodarcza i dostępne na rynku rozwiązania. Wówczas zaczynają się schody. Każdą złotówkę wydaną na projekt trzeba prawidłowo rozliczyć. Jak to zrobić, skoro rzeczywistość nierzadko odbiega od najlepiej przygotowanego planu? — zastanawia się Magdalena Wolińska.

Planowane wskaźniki

Ekspertka podkreśla, że otrzymanie decyzji o przyznaniu dotacji to dla przedsiębiorcy jedna trzecia sukcesu. Kiedy może mieć pewność, że grant nie zostanie mu odebrany? Jeśli projekt osiągnie planowane wskaźniki i zakończy się jego kontrola w tzw. okresie trwałości przedsięwzięcia. W przypadku MŚP są to trzy lata od daty zrealizowania inwestycji, a dla dużych firm — nawet pięć lat. Warto, aby przedsiębiorca na bieżąco oceniał możliwość wypełnienia zadeklarowanych mierników, a w przypadku wątpliwości próbował je zmieniać.

— Realizacja zapisów umowy o dofinansowanie często wymaga wprowadzenia modyfikacji w sposobie działania firmy, o czym przepełnieni euforią przedsiębiorcy często zapominają po otrzymaniu decyzji o przyznaniu wsparcia. Szkoda, bo błąd na etapie rozliczania projektu może oznaczać nie tylko cofnięcie części lub całości dotacji, ale też zwrot już otrzymanej dotacji z odsetkami — przestrzega Magdalena Wolińska.

Puls Firmy
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
×
Puls Firmy
autor: Sylwester Sacharczuk
Wysyłany raz w tygodniu
Sylwester Sacharczuk
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Ekspertka zachęca jednak do ubiegania się o dotacje, bo pomagają one wprowadzać innowacje i rozwijać firmy. Jej zdaniem bez tego wsparcia wielu przedsiębiorców mogłoby tylko pomarzyć o takich projektach.

Znajomość zasad

Również Agnieszka Wykrzykowska, senior menedżer w departamencie doradztwa europejskiego w Grant Thornton Frąckowiak, zauważa, że zaniedbanie przez przedsiębiorcę obowiązków związanych z otrzymaniem dofinansowania niesie za sobą poważne konsekwencje, w tym konieczność jego zwrotu wraz z odsetkami. To — jak podkreśla — może być „zabójstwem” dla firmy.

— Dobra znajomość zasad realizacji i rozliczania projektów unijnych pomoże uniknąć przedsiębiorcy przykrych skutków. Warto, aby zapoznał się z zapisami umowy o dofinansowanie, która odwołuje się do wielu ustaw, rozporządzeń i wytycznych. Złożenie przez niego podpisu w umowie nie oznacza automatycznego przepływu pieniędzy na konto firmy. Jej obowiązkiem jest zapewnienie płynności finansowej projektu i prowadzenie go niezależnie od opóźnień w wypłacie dofinansowania — tłumaczy Agnieszka Wykrzykowska.

Przedsiębiorca prowadzący dofinansowany projekt powinien przestrzegać zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

— Przedstawiciele biznesu nie są przyzwyczajeni do tworzenia i publikowania zapytań ofertowych przed dokonaniem zakupów, a następnie wyboru najlepszej oferty i dokumentowania całego procesu. Niestety, nie da się ominąć tych procedur — przestrzega Agnieszka Wykrzykowska.

Doświadczony księgowy

W rozliczeniu projektu pomocny może być również doświadczony księgowy.

— Dokumenty związane z wydawaniem pieniędzy unijnych muszą być odpowiednio opisane i przechowywane, a także oznakowane, aby przedsiębiorca nie miał pokusy wykorzystania wsparcia do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie — wyjaśnia Agnieszka Wykrzykowska.

Co ważne, firma po zakończeniu przedsięwzięcia ma obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji z nim związanej przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. W tym czasie wgląd we wspomnianą dokumentację powinni mieć przedstawiciele instytucji udzielających wsparcia. Przemyślany i dobrze napisany projekt to klucz do łatwego zrealizowania i rozliczenia przedsięwzięcia. Wówczas korzyści związane z otrzymanym dofinansowaniem przewyższą pojawiające się w tym zakresie trudności i przeszkody.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Zawiślińska

Polecane