Jakie są etapy zakładania działalności gospodarczej?
Założenie firmy nie jest niczym trudnym. Na początku biznesu trzeba jednak podjąć szereg istotnych decyzji. Każda z nich wpłynie na szanse powodzenia przedsięwzięcia. Oto kolejne kroki, które prowadzą do założenia firmy:
- Doprecyzowanie strategii biznesowej
- Wybór formy prawnej przedsiębiorstwa
- Ustalenie kwestii formalnych
- Określenie nazwy firmy
- Wybranie PKD
- Ustalenie formy opodatkowania
- Podjęcie decyzji dotyczącej VAT
- Ustalenie sposobu dokonywania rozliczeń księgowych
- Złożenie wniosku do CEiDG
- Zgłoszenie się do ZUS
- Otwarcie konta firmowego.
Większość decyzji podjętych przy zakładaniu firmy można później zmienić. Każda taka zmiana może się jednak wiązać z kosztami finansowymi i czasowymi. Dlatego też każdą decyzję podejmowaną przy otwieraniu firmy warto dokładnie przemyśleć.
Doprecyzowanie strategii biznesowej
Na powodzenie biznesu spory wpływ mają decyzje podjęte jeszcze przed jego założeniem. Stąd, zanim zacznie się załatwiać formalności, warto krytycznie spojrzeć na swój pomysł biznesowy. Eksperci wskazują, żeby operować na liczbach i szacunkach zamiast na odczuciach. Szanse i zagrożenia związane z danym pomysłem biznesowym można zdiagnozować przez analizę SWOT, analizę pięciu sił Portera i analizę scenariuszową.
Istotne jest też to, że niektóre decyzje mogą być podjęte wyłącznie przed otworzeniem firmy. Przykładem jest szansa na uzyskanie dofinansowania z Urzędu Pracy na jednoosobową działalność gospodarczą. Wnioski o tę popularną formę wsparcia mogą zostać złożone wyłącznie przez osoby mające status osoby bezrobotnej.
Wybór formy prawnej przedsiębiorstwa
Najpopularniejszą formą działalności gospodarczej jest jednoosobowa działalność gospodarcza, zapisywana czasem jako JDG. Można ją łatwo założyć, np. przez internet. Taką firmę prowadzi się indywidualnie, bez potrzeby angażowania wspólników. Nie trzeba też wnosić żadnego wkładu. Minusem jednoosobowej działalności gospodarczej jest pełna odpowiedzialność, w tym ta finansowa, za zobowiązania przedsiębiorstwa.
Alternatywą dla JDG jest założenie spółki. Szczególnie spółki cywilne są relatywnie często wybierane przez początkujących przedsiębiorców. W tym przypadku firma ma co najmniej dwóch właścicieli. Poza JDG i spółką cywilną można zdecydować się na spółki osobowe lub kapitałowe. Są to już bardziej skomplikowane rozwiązania.
Ustalenie kwestii formalnych
Dla każdej działalności gospodarczej trzeba ustalić siedzibę. Czasem podczas rejestracji firmy trzeba podawać nawet kilka adresów. Przede wszystkim należy określić główny adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej oraz adres do doręczeń przesyłek pocztowych.
Przy sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych często konieczna okaże się kasa fiskalna. Zawczasu należy też sprawdzić, jakie obowiązki prawne wiążą się z właśnie zakładaną firmą. W niektórych przypadkach wymagane są koncesje, licencje lub wypis do rejestru działalności regulowanej.
Określenie nazwy firmy
Podczas określenia nazwy firmy konieczne jest uwzględnienie przepisów prawnych. Jeśli przykładowo wybierze się jednoosobową działalność gospodarczą, w nazwie trzeba zawrzeć swoje imię i nazwisko.
Warto pamiętać, że wybór nazwy firmy jest kwestią wizerunkową i marketingową. Nazwa nada tożsamość całemu przedsiębiorstwu. Podczas jej określania warto pamiętać o następujących kwestiach:
- Nazwa powinna być unikalna i wyróżniać się na tle konkurencji.
- Proste, krótkie i zapadające w pamięć nazwy są lepsze.
- Powinno się dopasować nazwę pod specyfikę branży. Przykładowo chwytliwe, humorystyczne nazwy mogą sprawdzić się w branży gastronomicznej, ale już nie finansowej.
- Nazwa finansowa to znak towarowy, który może być zastrzeżony. Informacje na ten temat można znaleźć na tej stronie Urzędu Patentowego RP.
Ustalając nazwę działalności gospodarczej, pod uwagę powinno się wziąć nawet dostępność adresu internetowego. Zasadniczo adres internetowy powinien być taki sam jak nazwa. Jeśli przykładowo otwiera się firmę XYZ, to warto sprawdzić, czy adres XYZ.pl nie został już przez kogoś zajęty.
Wybranie PKD, czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności
Rejestr Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) prowadzi się głównie dla celów statystycznych. Kody PKD mają też duże znaczenie dla opodatkowania, zwłaszcza w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zdarza się nawet, że PKD wpływa na szanse otrzymywania wsparcia finansowego ze strony państwa. Tak było chociażby w przypadku świadczeń postojowych.
Podczas rejestracji firmy należy skupić się na tym, by wybrać kody PKD najlepiej dopasowane do specyfiki konkretnej działalności. Odpowiedni kod najłatwiej znaleźć przy użyciu tej wyszukiwarki rządowej. Podczas zakładania działalności gospodarczej obligatoryjne jest podanie PKD głównego. Ponadto można podać kody dodatkowe.
Ustalenie formy opodatkowania
Określenie formy opodatkowania przedsiębiorstwa wpłynie bezpośrednio na sposób wyliczania podatku dochodowego. W 2023 r. do wyboru są następujące możliwości:
- Skala podatkowa (opodatkowanie na zasadach ogólnych) — w tym przypadku obowiązuje stawka 12 proc. opodatkowania do kwoty 120 tys. zł. Powyżej tego limitu przechodzi się na podatek w wysokości 32 proc. Przy skali podatkowej korzysta się z kwoty wolnej od podatku w wysokości do 30 tys. zł.
- Podatek liniowy — ta forma opodatkowania jest równoznaczna z opodatkowaniem w wysokości 19 proc., niezależnie od wysokości dochodu. Na ogół podatek liniowy staje się opłacalny, gdy roczne dochody przedsiębiorstwa przekraczają poziom około 150 tys. zł. Przy podatku liniowym, podobnie jak przy skali podatkowej, trzeba prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — to najprostsza metoda opodatkowania. Jeśli wybierze się tę formę opodatkowania, trzeba prowadzić ewidencję przychodów. Ryczałt jest opłacalny w przypadku firm generujących relatywnie niewielkie koszty.
Wybór optymalnej formy opodatkowania nie zawsze jest kwestią oczywistą. Pod uwagę trzeba wziąć też dostępne w danym przypadku ulgi podatkowe, możliwość rozliczania podatków z małżonkiem oraz specyfikę wyliczania składki zdrowotnej.
Podjęcie decyzji dotyczącej podatku VAT
Gdy dochodzi do założenia firmy, trzeba zastanowić się nie tylko nad podatkiem dochodowym, ale też tym od towarów i usług (VAT). Zasadniczo w wielu przypadkach nie trzeba zostawać czynnym podatnikiem tej daniny. Możliwe jest bowiem zwolnienie przedmiotowe z podatku VAT. Dotyczy to między innymi niektórych działalności z branż finansowej, edukacyjnej i medycznej. Dla wszystkich przedsiębiorców dostępne jest też podmiotowe zwolnienie z VAT. Warunkiem jest brak przekroczenia określonego poziomu obrotu w skali roku. W 2023 r. granica wynosi 200 tys. zł.
Bycie tzw. nievatowcem ułatwia prowadzenie księgowości. Dodatkowe formalności księgowe, jakie czekają na czynnych podatników VAT, to chociażby konieczność wypełniania JPK, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego. Status czynnego podatnika VAT może jednak przynieść korzyści podatkowe oraz biznesowe. Niektórzy kontrahenci chętniej nawiązują współpracę właśnie z czynnymi podatnikami VAT.
Ustalenie sposobu dokonywania rozliczeń księgowych
Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, by po założeniu firmy samemu prowadzić księgowość. Często oznacza to jednak tylko pozorne oszczędności. Samodzielne prowadzenie księgowości jest czasochłonne. Brak odpowiedniej wiedzy i doświadczenia może zaś prowadzić do pomyłek. Z kolei błędy księgowe mogą skutkować np. otrzymaniem mandatów z urzędu skarbowego za popełnienie wykroczenia skarbowego.
Dlatego też rozsądniejszym rozwiązaniem jest zaangażowanie biura księgowego. Przedsiębiorca ma do wyboru tradycyjne rozliczenie ze stacjonarnym biurem lub też usługi księgowości online. Koszt takich usług jest różny. Przykładowo osoba przechodząca na samozatrudnienie często płaci za księgowość kilkaset złotych miesięcznie. Jeśli jednak wraz z założeniem firmy planujemy zatrudnić pracowników, wtedy koszty obsługi księgowości firmy mogą okazać się dużo wyższe.
Oczywiście zamiast zewnętrznego biura można po prostu zatrudnić księgowego w swojej firmie. Jednak w przypadku nowych firm takie rozwiązanie rzadko jest opłacalne. W każdym razie wybór osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości powinien być dobrze przemyślany. Zasadniczo bowiem polskie prawo określa, że za błędy księgowe odpowiedzialny jest przedsiębiorca.
Złożenie wniosku do CEiDG
Chcąc założyć firmę jednoosobową, należy wypełnić formularz CEiDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEiDG). Jest to całkowicie darmowe. Stosowną aplikację można złożyć w tradycyjny sposób, czyli podczas wizyty w urzędzie gminy lub miasta.
Dużo prostszym sposobem jest jednak założenie firmy przez internet. W takim przypadku wniosek o wpis do CEiDG wysyła się online. Należy tylko przejść do tej strony, a następnie kliknąć przycisk „Załatw online” i przejść przez kolejne podstrony. Jeśli przyszły przedsiębiorca chce założyć jednoosobową działalność gospodarczą przez internet, potrzebny będzie podpis kwalifikowany lub profil zaufany.
Z kolei w przypadku spółek handlowych konieczny jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, czyli KRS. Dotyczy to m.in. spółek jawnych, komandytowych, partnerskich oraz z ograniczoną odpowiedzialnością.
Należy tu nadmienić, że w przypadku działalności nierejestrowej z definicji nie trzeba przechodzić żadnych formalności. Niemniej taka działalność ma spore ograniczenia. W jej przypadku miesięczne przychody firmy nie mogą przekroczyć 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę brutto. Oznacza to, że w pierwszej połowie 2023 r. limit przychodów działalności nierejestrowanej to 1745 zł.
Zgłoszenie firmy do ZUS
Zakładając firmę, trzeba zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Przedsiębiorca odprowadza składki za siebie i za zatrudnionych pracowników. W przypadku składek odprowadzanych za siebie można liczyć na kilka ulg. Wymienić tu trzeba ulgę na start, preferencyjne składki ZUS oraz Mały ZUS Plus. Przez pierwsze pół roku w ramach ulgi na start nie trzeba odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne. W efekcie do ZUS zwykle odprowadza się tylko kilkaset złotych miesięcznie.
Korzystanie z ulg pozwala istotnie obniżyć koszty działalności. Minusem tego rozwiązania jest słabsze zabezpieczenie socjalne. Przy korzystaniu z ulg składki odkładane na emeryturę są wyjątkowo niskie. Ponadto podczas otwierania działalności gospodarczej trzeba określić, czy chce się odkładać składkę chorobową uprawniającą do ubiegania się o zasiłek chorobowy.
Wysokość pełnych składek ZUS zależy zwłaszcza od wysokości składki zdrowotnej. Ta jest różna dla poszczególnych przedsiębiorców. Pełne składki ZUS w przypadku coraz większej liczby przedsiębiorców przekraczają poziom 2 tys. zł.
Otwarcie konta firmowego
Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia rachunku bankowego. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej może to być konto osobiste. Podstawowym warunkiem jest to, aby wartość żadnej pojedynczej transakcji nie osiągnęła poziomu 15 tys. zł brutto.
Warto jednak rozważyć to, aby wraz z założeniem firmy otworzyć rachunek firmowy, mimo że nie jest to wymogiem prawnym. Odrębny rachunek firmowy zwiększa przejrzystość biznesu i ułatwia zarządzanie finansami. Co istotne, konto firmowe w wielu przypadkach jest bezpłatne.
Ważnym niuansem jest to, że prowadzenie konta firmowego może nieco ułatwić uzyskanie kredytu w banku. To istotne, bo na pewnym etapie działalności może pojawić się potrzeba skorzystania z zewnętrznych źródeł finansowania przedsiębiorstwa, takich jak właśnie kredyt bankowy.
Co po tym, gdy założy się działalność gospodarczą
Założenie firmy to dopiero początek. Nowopowstałe przedsiębiorstwo stoi przed wieloma wyzwaniami. W pierwszych etapach prowadzenia działalności gospodarczej szczególnie istotne są działania marketingowe i pozyskiwanie klientów. Wszak to opłaty wnoszone przez klientów będą generowały obrót.
W gruncie rzeczy od pierwszego dnia działalności gospodarczej nadrzędnym celem powinno być generowanie zysków. Podejmując jakąkolwiek decyzję biznesową, zawsze trzeba dążyć do tego, by minimalizować koszty i maksymalizować przychody. Wskazane jest też to, by skutki podejmowanych decyzji analizować w różnych horyzontach czasowych.