Redukcja stresu, większa produktywność, satysfakcja z efektów i lepsze postrzeganie siebie - to korzyści wynikające z umiejętności zarządzania czasem. Obecna rzeczywistość zawodowa, na którą składa się praca hybrydowa, wirtualne spotkania i niełatwe godzenie sfery prywatnej ze służbową, sprawia, że planowanie stało się jeszcze większym wyzwaniem. Według badań Asany, ponad 70 proc. pracujących odczuwa presję wielozadaniowości, a to z kolei może prowadzić do szybkiego wypalenia zawodowego.
– Warto planować dzień, kierując się priorytetami wynikającymi z jasno wskazanych celów. Priorytetyzacja sprawdza się szczególnie w przypadku spiętrzenia zadań lub konieczności zajęcia się pilnym i nieprzewidzianym projektem. Pomaga opanować stres wynikający z natłoku różnorodnych zadań, presji i szybkiego tempa – podkreśla Magdalena Małek, główny konsultant w firmie Wyser.
Pomocne narzędzia i metody
Umiejętność organizacji polega na tworzeniu listy zadań i wyznaczeniu tych kluczowych. W ustaleniu hierarchii mogą pomóc takie metody jak matryca Smart, Eisenhowera czy prawo Parkinsona. Są też sposoby, które mają na celu pomoc w skupieniu się na wykonywaniu określonego zadania, np. podział na czas zarezerwowany i dostępny – ten pierwszy jest wykorzystywany na zadania, których nie można przerwać, a drugi na rutynowe. Efekty przynosi także metoda Pomodoro uwzględniająca bloki czasowe. Najlepiej jednak dostosować sposób do własnego trybu pracy, a potem zweryfikować jego skuteczność.
– Dobrze sprawdza się podzielenie tygodnia na bloki aktywności, określenie ich w czasie i zajęcie się konkretnymi zadaniami wtedy, na kiedy jest to zaplanowane. Gdy się to nie udaje, warto zastanowić się, czy dany temat na pewno powinien pozostać na liście i zrealizować go najszybciej, jak to możliwe albo z niego zrezygnować – mówi Magdalena Małek.
Weź udział w konferencji online “Reskilling i upskilling w praktyce”, 7 grudnia 2023 >>
Zamknij skrzynkę
Na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji, które mają zwiększyć efektywność i komfort pracy. Jednak ograniczenie się do stosowania tylko narzędzi i polecanych technik nie wystarczy. Co jeszcze jest potrzebne? Eksperci wskazują na konieczność rozwijania kompetencji takich jak umiejętność wspomnianej priorytetyzacji i delegowania zadań czy maksymalnego skupienia uwagi na wykonywanej czynności.
– Wiele osób pracuje, cały czas śledząc skrzynkę pocztową, która jest podstawowym narzędziem komunikacji. Powiedziałabym, że funkcjonujemy w rytmie mejli, a przecież nie wszystkie są pilne. Tym bardziej radziłabym zamknąć ją na czas spotkań, gdyż przychodzące wiadomości mogą wybić z rytmu, rozproszyć uwagę i sprawić wrażenie ignorowania rozmówcy. Może się to wydawać trywialne, jednak pracując w szybkim tempie, czując presję i potrzebę bycia na bieżąco, ryzykuje się w ten sposób wiele w relacjach zawodowych, co jest przecież ostatnią rzeczą, na jakiej powinno nam zależeć – zwraca uwagę Magdalena Małek.