Pracownicy będą działać efektywniej, jeżeli firma zadba o organizację ich czasu i będzie kontrolować rezultaty pracy.
Chociaż ostatnie dwudziestolecie przyniosło wiele zmian w zakresie wydajności pracy, a produktywność polskich pracowników niemal się w tym czasie podwoiła, nadal krajowe firmy pod tym względem znacząco odbiegają od światowych standardów. Okazuje się, że w takim samym czasie Polacy wytwarzają zaledwie 46 proc. tego, co osoby zatrudnione w Stanach Zjednoczonych. W Europie najbardziej wydajnie pracują Norwegowie i Francuzi — wynika z badania tempa wzrostu produktywności przeprowadzonego przez firmę Conference Board, zajmującą się analizą rynku pracy.
Czas w pracy tracimy przede wszystkim na aktywności niezwiązane z wykonywaniem naszych zawodowych obowiązków: czytanie różnych informacji, przeglądanie mediów społecznościowych, a nawet… szukanie innego zatrudnienia.
— Przyjmując tylko takie wyjaśnienie, można by uznać, że odpowiedzialność za mało wydajną pracę leży jedynie po stronie pracowników, tymczasem zjawisko niskiej produktywności jest o wiele bardziej złożone — twierdzi Mikołaj Dramowicz, założyciel i prezes zarządu Datapaksu, firmy doradczej wyspecjalizowanej w automatyzacji i optymalizacji produkcji i przepływu informacji.
Jego zdaniem, niska produktywność ma w dużej mierze związek z niedoskonałą organizacją pracy, niedopracowanymi lub wręcz nieistniejącymi procedurami, a także brakiem odpowiednich narzędzi, które pozwalają weryfikować, na ile prawidłowo pracownik wykonuje powierzone mu zadania i czy przestrzega regulaminu przedsiębiorstwa.
— Na jakość naszej pracy mają wpływ także warunki, w jakich wykonujemy swoje obowiązki. Warto zatem zadbać o atrakcyjne i kreatywne przestrzenie — zauważa Mikołaj Dramowicz.
Istotne jest także budowanie dobrej atmosfery przekładającej się na większe zaangażowanie pracowników. Otwarte relacje, współpraca i dobra komunikacja to czynniki, które motywują kadrę i mają pozytywny wpływ na jakość wykonywanych zadań. Nie można też zapominać o nowych technologiach, które odciążą pracowników od wykonywania rutynowych i powtarzalnych czynności. Procesami biznesowymi, których automatyzację warto szczególnie rozważyć, są operacje cykliczne i monotonne, np. przepływ dokumentów, ściąganie danych z systemów IT, tworzenie excelowych raportów i ich wysyłka e-mailem. — Wyobraźmy sobie wirtualnego asystenta zainstalowanego w naszym komputerze, który wykonuje za nas rutynowe zadania, dając nam więcej czasu na rozwiązywanie problemów wymagających kreatywnego podejścia — mówi Mikołaj Dramowicz.
Na technologię warto też jednak uważać, bo — mimo że odciąża komunikację — może też stwarzać bariery.
— Trzeba dać ludziom możliwość odbywania spotkań twarzą w twarz i prowadzenia rozmów. Coraz częściej na spotkaniach każdy patrzy w swój laptop, a to zaprzeczenie nie tylko efektywnej pracy, ale też budowania relacji — podkreśla Mikołaj Dramowicz. © Ⓟ
Podpis: Sylwia Wedziuk
