Przedstawiciele biznesu mogą zatwierdzać umowy przewozu zarówno w formie pisemnej, mejlowej, jak i ustnej. Jednak eksperci przestrzegają, że im mniej formalną postać dokumentu wybierze przedsiębiorca, tym większe ryzyko, że w przypadku sporu sądowego nie obroni swojej racji. Dlatego – ich zdaniem – firmę najlepiej ochroni umowa w formie pisemnej.
– Zlecenie transportowe można zawrzeć w kilku formach. Różnią się one nośnikiem, sposobem złożenia oświadczenia i miejscem podpisania. Niezależnie jednak od rodzaju dokumentu każda forma jest wiążąca dla obu stron – mówi Maurycy Kieruj, prawnik kancelarii TC specjalizującej się w obsłudze firm transportowych.
Zwraca uwagę, że zlecenie w formie pisemnej może być sporządzone odręcznie lub wydrukowane. Musi być jednak podpisane własnoręcznie przez obie strony. Natomiast taki dokument w postaci elektronicznej – jak wyjaśnia – można zrównać z formą pisemną. Warunek jest jeden: strony zawarły zlecenie przy użyciu podpisu z kwalifikowanym certyfikatem.
Własnoręczny podpis
Maurycy Kieruj tłumaczy ponadto, na czym polega zlecenie w formie dokumentowej. Wymaga ono własnoręcznego podpisu. Może być wysłane w formie skanu, zawarte w treści mejla, na giełdzie transportowej, poprzez SMS lub w trakcie wideorozmowy.
Prawnik w kancelarii TC przestrzega przed zleceniami w formie ustnej, np. podczas rozmowy telefonicznej. Powód? Przedsiębiorcy – jak podkreśla – mogą mieć potem problemy dowodowe związane z wykazaniem faktu zawarcia wspomnianego zlecenia.
– Natomiast podpisane własnoręcznie, ale wysłane drugiej stronie skanem, tylko pozornie ma formę pisemną. Każda ze stron otrzymuje plik z umową. Kluczowy jest jednak podpis na zleceniu i jego autentyczność – zauważa Maurycy Kieruj.
Wyjaśnia, że skan zawiera graficzne odwzorowanie podpisu, a nie jego oryginał. To oznacza, że do zawarcia umowy nie dochodzi w formie pisemnej, tylko dokumentowej.
– Z formą pisemną mielibyśmy do czynienia, gdyby strony przesłały podpisany druk umowy między sobą za pomocą tradycyjnej poczty – wskazuje Maurycy Kieruj.
Skan bezpieczniejszy
Prawnik z kancelarii TC przyznaje ponadto, że zawarcie zlecenia przewozowego w formie skanu lub zdjęcia i przesłanie go mejlem jest bezpieczniejsze niż zlecenie w treści mejla.
– Komunikacja mejlowa nie zawsze pomaga jednoznacznie wykazać, kto zawiera umowę. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy wymiana wiadomości odbywa się za pośrednictwem ogólnego adresu firmowego. Może on być zarejestrowany na zupełnie inny podmiot. Skan umowy zawiera dane osoby, która ją podpisała. W razie sporu graficzne odwzorowanie podpisu na wspomnianym skanie można wykorzystać w sądzie do porównania go z charakterem pisma odpowiedniej osoby – podkreśla Maurycy Kieruj.
Zwraca uwagę, że zawarcie umowy poprzez skan i przesłanie go mejlem ma również inną istotną przewagę nad zleceniem w treści mejla.
– Umowa tego rodzaju jest z reguły zawierana na formularzu wygenerowanym przez stronę i uwzględnia szereg postanowień dodatkowych, na których jej zależy. Zlecenia przewozu zawarte w treści mejla najczęściej ograniczają się do niezbędnych elementów umowy, czyli miejsca załadunku i rozładunku towaru, wynagrodzenia przewoźnika i określenia przesyłki – wylicza ekspert z kancelarii TC.
Dlatego przedsiębiorca chcący zabezpieczyć swoje interesy powinien nalegać na zawarcie zlecenia transportowego w sposób formalny, który umożliwia jasną identyfikację stron i szczegółowo opisuje zasady współpracy.