E-doręczenia to ważny element strategii cyfryzacji kraju. Wprowadzane przez ustawę o doręczeniach elektronicznych standardy zapewnią bezpieczną, szybką i prawnie wiążącą formę komunikacji elektronicznej administracji publicznej, przedsiębiorstwom oraz obywatelom. Obowiązkowe e-doręczenia będą wdrażane w etapach w zależności od tego, kogo będą dotyczyć (ramka).
Firmy muszą się spieszyć
Elektroniczne doręczenia to rozwiązanie, które umożliwia przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną z pełnym skutkiem prawnym (w odróżnieniu od wiadomości mejlowych). Innymi słowy — to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
— Obowiązek ich stosowania niebawem będzie obejmował coraz więcej podmiotów. Docelowo instytucje publiczne i przedsiębiorcy będą musieli posiadać elektroniczne skrzynki, aby wygodnie i bezpiecznie otrzymywać wszelkie pisma i listy. Usługa zgodna z europejskimi standardami eIDAS ma zapewnić natychmiastowy dostęp do przesyłek oraz pełne bezpieczeństwo. E-doręczenia to także znaczące oszczędności finansowe — mówi Krzysztof Trojan, twórca i zarządzający projektami e-doręczeń w firmie Autenti.
Do lamusa przejdą więc stanie w kolejkach na poczcie, awiza w skrzynkach pocztowych, długie oczekiwanie na urzędowe przesyłki, a także postępowania sądowe odraczane w związku z niepoprawnymi lub opóźnionymi doręczeniami.
W Polsce system e-doręczeń ma stopniowo obejmować coraz więcej grup podmiotów państwowych i prywatnych.
— Terminy wdrażania e-doręczeń dla przedsiębiorców są uzależnione od daty założenia firmy oraz rodzaju rejestru, do którego firma jest wpisana, tzn. CEIDG czy KRS. Podmioty publiczne mają stopniowo wprowadzać e-doręczenia w ciągu najbliższych czterech lat, czyli w latach 2025-29, a część przedsiębiorców będzie musiała je wdrożyć już od 1 marca 2025 r. — informuje Krzysztof Trojan.
Rynek e-doręczeń będzie dynamicznie się rozwijał szczególnie z powodu zmian wprowadzanych przez nowelizację rozporządzenia unijnego eIDAS — nowe przepisy wprowadzają bowiem europejski portfel tożsamości cyfrowej.
— Oznacza to, że e-doręczenia nie będą ograniczone do korespondencji krajowej, lecz staną się kluczowym narzędziem do wymiany formalnej korespondencji między partnerami biznesowymi i instytucjami w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu polskie firmy będą miały możliwość nawiązywania bezpiecznych kontaktów z partnerami zagranicznymi w sposób bardziej efektywny i szybszy. To otwiera nowe możliwości nie tylko w zakresie operacyjnym, ale także zwiększa konkurencyjność polskich przedsiębiorstw na międzynarodowym rynku — podkreśla ekspert Autenti.
Jaka przyszłość
Kolejnym krokiem rozwoju e-doręczeń będzie e-przesyłkomat — rozwiązanie, które zrewolucjonizuje sposób odbierania i nadawania e-doręczeń. Dzięki temu nadawca będzie mógł wysłać przesyłkę, nawet nie znając adresu e-doręczeń odbiorcy. W dużym uproszczeniu to coś jak Blik, tyle że do przesyłek.
— E-przesyłkomat umożliwi wysyłkę na adresy spoza systemów rządowych, np. na adresy mejlowe, numery telefonów oraz wewnętrzne adresy innych dostawców. Wystarczy podać adres e-mail lub numer telefonu, a odbiorca otrzyma powiadomienie z kodem do odbioru przesyłki. Odbiór będzie się odbywać za pomocą prostego kodu, podobnie jak w przypadku automatów paczkowych, a e-przesyłkę można odebrać, nie wychodząc z domu. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność posiadania specjalnego adresu e-doręczeń, co znacząco ułatwi i przyspieszy cały proces — informuje Krzysztof Trojan.
- Od 1 stycznia 2025 r. — obowiązek e-doręczeń obejmie zawody zaufania publicznego (m.in. adwokatów, radców prawnych, notariuszy), niektóre podmioty administracji publicznej oraz nowe spółki rejestrujące się w KRS.
- Od 1 marca 2025 r. — nowe jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r.
- Od 1 lipca 2025 r. — działalności gospodarcze wpisane do CEiDG, które dokonują zmian
- Od 1 października 2026 r. — działalności gospodarcze wpisane do CEiDG przed 31 grudnia 2024 r.
Kroki zmierzające do uruchomienia systemu e-doręczeń na przykładach
Autenti
- Załóż bezpłatnie albo zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti i ustaw silne zabezpieczenie kont
- Zweryfikuj swoje konto firmowe lub prywatne np. z użyciem aplikacji mObywatel — bez konieczności spotkania, umówienia wizyty stacjonarnej
- Po prawidłowym zakończeniu procesu weryfikacji konta zobaczysz informację „Konto organizacji potwierdzone” wraz z datą, do kiedy weryfikacja jest ważna. Gotowe — usługa e-doręczeń jest aktywowana
Asseco
- Odwiedź panel.certum.pl. Wybierz, wypełnij wniosek i postępuj zgodnie z instrukcjami
- Osobiście — w punkcie sprzedaży Certum (listę znajdziesz na mapie Partnerów Certum) lub zdalnie — za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Do założenia skrzynki potrzebujesz pełnomocnictwa — jeśli reprezentujesz firmę lub chcesz zmienić właściciela skrzynki e-doręczeń. Potrzebujesz odpisu CEiDG z danymi niejawnymi w PDF — jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. Potrzebujesz legitymacji zawodowej — jeżeli wykonujesz zawód zaufania publicznego
O tyle rocznie mogą spaść, według raportu obserwatorium.biz, koszty wysyłek w polskiej gospodarce po pełnym przejściu na system e-doręczeń.
1. E-doręczenia są natychmiastowe, podczas gdy przesłanie listu poleconego może trwać kilka dni z ryzykiem opóźnień
2. E-doręczenia są w pełni zabezpieczone, podczas gdy tradycyjne listy są narażone na zagubienie lub uszkodzenie
3. Koszt wysyłki e-doręczenia wynosi średnio 2,20 zł, a listu poleconego 9,80 zł (potencjalna oszczędność aż do 75 proc.)
4. E-doręczenia umożliwiają pełne monitorowanie przesyłki z potwierdzeniami nadania i odbioru uznawanymi przez sądy na terenie całej UE
5. E-doręczenia potwierdzają, że została nadana konkretna treść przesyłki (nadawca jest w stanie udowodnić, że rzeczywiście przesłał konkretną zawartość)
Źródło: Autenti