Od 1 stycznia 2022 r. wystawianie i odbieranie e-faktury (zwanej też ustrukturyzowaną) jest w Polsce dobrowolne. Oba te procesy przeprowadza się z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
E-faktury wkrótce obligatoryjne
Jak to wygląda w praktyce? Faktury są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów (MF) wzorem w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Nie trafiają bezpośrednio do odbiorcy, lecz przesłane do centralnej bazy pojawiają się w systemie, z którego kontrahent może je pobrać. Dostęp wymaga uwierzytelnienia uprawnionych do tego podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego — bezpośrednio w KSeF.
Nowela przyjęta przez Sejm wprowadza też szereg innych zmian m.in. podatnicy korzystający z KSeF są zwolnieni z obowiązku przechowywania i archiwizacji e-faktur przez 10 lat, a do tego — jeśli wystawią e-faktury w całym okresie rozliczeniowym — otrzymają zwrot VAT w 40 dni, a nie tak, jak dzisiaj — w 60.
Na tym jednak nie koniec. Polska chce, aby e-faktury w transakcjach VAT były obligatoryjne. W kwietniu 2022 r. dostała zielone światło z Komisji Europejskiej. Do wprowadzenia nowego rozporządzenia potrzebuje już tylko zgody Rady Unii Europejskiej, a zdaniem ekspertów to kwestia kilku tygodni lub dni.
Możliwe problemy
Choć nowe przepisy miałyby wejść w życie w kwietniu 2023 r., przedsiębiorstwa, chcąc nie chcąc, muszą dostroić się do nowych porządków technologicznych w rachunkach. A to może sprawić im nie lada problem, zwłaszcza tym, które korzystają z globalnych programów księgowych (np. SAP, Yardi, JD Edwards, Oracle). Jak tłumaczy Anna Szafraniec, CEE VAT Compilance Director z firmy ASB Poland, specjalizującej się w międzynarodowym doradztwie podatkowym, przedsiębiorstwa będą musiały na nowo określić obieg dokumentów pobieranych z KSeF, w tym ich weryfikację i akceptację. Może to być czasochłonne, kosztowne i skomplikowane.
Niewykluczone, że zmiany w prawie wykorzystają naciągacze, stąd konieczne będzie zabezpieczenie firmowej księgowości przed SKAM-em, czyli ujmowaniem w ewidencji VAT i księgach rachunkowych firmy fałszywych faktur zakupowych.
Resort finansów deklaruje, że chodzi o jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału, który tkwi w KSeF, tyle że narzędzie bywa trudne w obsłudze. Jak wykazują eksperci z ASB Poland, schemat e-faktury ma aż 498 pól do analizy i zdefiniowania. Jeśli KSeF ma zatwierdzić dokument — wszystkie pola muszą być poprawnie wypełnione.
Do tego polskie przepisy nie precyzują sposobu akceptacji otrzymywania e-faktur, a w KSeF w ogóle nie ma takiej funkcji. Nabywcy mają więc swobodę co do formy wyrażenia zgody (np. mailem lub w formie papierowej). W tym przypadku brak konsekwencji może być problematyczny.
Rozwiązaniem Invoice App
ASB Poland wyciąga rękę do wędrujących po labiryncie nowych przepisów. Robi to za pośrednictwem autorskiej aplikacji Invoice App (www.einvoices.pl).
— Łącząc wiedzę specjalistyczną z obszaru podatków i IT, wspieramy firmy w implementacji rozwiązań wspomagających korzystanie z KSeF. Zakres wymaganych elementów faktury ustrukturyzowanej w opublikowanym schemacie jest o wiele szerszy aniżeli obecnie wymagany przez przepisy podatkowe. Jeśli podatnik planuje rozpocząć fakturowanie w oparciu o rozwiązania KSeF w 2022 r. oraz przygotować się na obowiązkowe wdrożenie KSeF od 2023 r., należałoby już teraz podjąć przygotowania, co wymaga zarówno analizy merytorycznej, jak i pod kątem wymogów technicznych — tłumaczy Anna Szafraniec, CEE VAT Compliance Director w ASB Poland.
Jak to działa? Invoice App działa w oparciu o plik źródłowy wygenerowany z systemu księgowego przedsiębiorstwa (np. Excel, CSV, TXT, XML) lub poprzez integrację z API systemu ERP. Aplikacja zweryfikuje e-faktury pod kątem zgodności z KSeF i wyśle go (zbiorczo lub pojedynczo) w postaci pliku XML do systemu Ministerstwa Finansów.
Invoice App jest kompatybilna z międzynarodowymi przepisami podatkowymi oraz rachunkowymi. To aplikacja desktopowa — działa w środowisku klienta, ale nie ingeruje w jego wewnętrzne systemy, nie wymaga zmian w systemach informatycznych, daje mu też możliwość pobierania oraz importu faktur bezpośrednio od kontrahentów. ASB Poland zapewnia, że to najbezpieczniejsza forma przetwarzania wrażliwych danych zawartych m.in. w fakturach i Jednolitych Plikach Kontrolnych (JPK).
— Tworząc Invoice App kierowaliśmy się przede wszystkim tym, aby było to narzędzie intuicyjne i proste w obsłudze, ale także, aby bezpieczeństwo wysyłanych i odbieranych danych zostało zachowane na najwyższym poziomie. Invoice App to narzędzie dające wiele możliwości integracji z systemami księgowymi, chociażby poprzez pliki Excel lub tzw. API— wyjaśnia Piotr Gzik, IT Director w ASB Poland.
Specjaliści od konsultingu
ASB Poland to jedna z najprężniejszych firm konsultingowych w Europie. Oferuje usługi z zakresu doradztwa podatkowego, zakładania spółek, corporate finance, audytu finansowego, zarządzania powierniczego, outsourcingu księgowego i administracji płacowej. Z pomocy jej doradców korzysta ponad 850 międzynarodowych spółek z różnych branż m.in. Volvo, Aviva, Black&Decker, ThyssenKrupp. ASB stworzyło dedykowane narzędzia dla jednych z największych firm obecnych na polskim rynku z sektora energetycznego oraz produkcji maszyn i transportu.
— Jedno z naszych narzędzi obsługiwało osiem systemów finansowo-księgowych w jednym czasie, aby w sposób poprawny merytorycznie i technicznie móc generować struktury JPK. Od tego czasu ASB systematycznie i z dużym sukcesem tworzy narzędzia wspomagające prace dużych i średniej wielkości firm obecnych na polskim rynku — tłumaczy Piotr Gzik.
Najbardziej popularne narzędzia ASB Poland — obok Invoice App — to: Generator Struktur JPK, służący do generowania plików JPK z systemów ERP oraz TaxWave (www.taxwave.pl) — wielozadaniowe narzędzie, które umożliwia merytoryczne sprawdzanie plików JPK, statusu kontrahentów w bazie MF oraz VIES, jak również weryfikację rachunków bankowych, na tak zwanej „białej liście”.
ASB Poland jest członkiem izb gospodarczych i biznesowych stowarzyszeń, takich jak American Chamber of Commerce in Poland, Belgian Business Chamber i Norwegian-Polish Chamber of Commerce. Doradcy spółki zarządzali i uczestniczyli w ponad 70 transakcjach na rzecz prywatnych podmiotów gospodarczych. Firma współpracuje też z małym i średnim biznesem. To pozwoliło jej zyskać nagrody i wyróżnienia. Wśród nich są Diamenty Forbesa i Gazele Biznesu.