1. Składanie oferty
Sieci handlowe preferują tych producentów, którzy mają doświadczenie we współpracy z wielką dystrybucją. Właśnie do tej grupy firm najczęściej trafiają oferty sieci dotyczące wytwarzania towarów pod jej nazwą. Inni nie są jednak pozbawieni szans. Muszą jednak kontaktować się z centralami zaopatrzenia sieci i dowiadywać się, czy istnieje zapotrzebowanie na tego rodzaju produkcję. Jeżeli tak, przedsiębiorca może złożyć ofertę wraz z próbką towaru.
2. Wybór dostawców
Sieć handlowa bierze pod uwagę nie tylko zdolności produkcyjne, ale także warunki sanitarno-higieniczne oraz wdrożenie systemu kontroli jakości. W pierwszej kolejności wybierani są dostawcy, którzy mogą przedstawić certyfikaty dla swoich wyrobów i systemów jakości.
3. Selekcja towarów
Przedstawiciele sieci określają z dostawcą parametry (zgodnie z normami unijnymi i polskimi), które mogą mieć wpływ na walory użytkowe i bezpieczeństwo produktu. Sieć ma na tym etapie możliwość ustalenia poszczególnych komponentów zamawianego produktu. Dane o towarze zostają opisane w Technicznej Specyfikacji Produktu, która staje się prawnym zobowiązaniem producenta w stosunku do sieci w zakresie jakości i cech towaru.
4. Podpisanie umowy
Umowy z producentami podpisuje się co najmniej na rok. W kontrakcie z dostawcą znajdują się te same elementy, co w przypadku umieszczania w sklepie towaru pod marką producenta. Nie pojawiają się jednak koszty dodatkowe dostawcy, np. reklamy i promocji produktu. Dodatkowo w umowie może się znaleźć gwarancja zamówienia towaru wyprodukowanego przed zerwaniem umowy przez sieć.
5. Etykieta
Reprezentujący supermarket pracownicy we współpracy z agencją reklamową tworzą projekt etykiety. Szczególną uwagę zwraca się na estetykę, czytelność i jej zgodność z przepisami. Jednolite, proste opakowania pozwalają na oszczędności, co wprost przekłada się na cenę.
6. Kontrola jakości
Po dostarczeniu produktu do supermarketu eksperci z niezależnej firmy specjalizującej się w dziedzinie kontroli jakości pobierają losowo próbki. Zgodnie z wcześniej ustalonym planem kontroli próbki przekazuje się do certyfikowanych laboratoriów badawczych w celu ustalenia, czy ich właściwości odpowiadają Technicznej Specyfikacji Produktu.
7. Monitoring
W trakcie współpracy w zakładach, w których wytwarzane są towary pod marką supermarketu, przeprowadza się wizytacje za zgodą dostawców. Producent, który nie godzi się na audyt, nie może być dostawcą wielkiej dystrybucji. Kontrole — minimum raz na rok — przeprowadzają inspektorzy z firm audytorskich lub pracownicy supermarketu, np. z działu prawnego. W pierwszej kolejności sprawdzeniu podlegają zakłady, które wytwarzają towary z grupy podwyższonego ryzyka (np. sałatki i produkty, które nie są przez konsumenta poddawane obróbce).
Producent pokrywa część kosztów okresowych badań jakościowych.
