Outsourcing kadrowo-płacowy

Marek Bugała
14-11-2005, 00:00

Na co przede wszystkim zwracać uwagę przy porównaniu kosztów outsourcingu z kosztami wewnętrznej obsługi danego procesu kadrowego?

- W przypadku outsourcingu koszty są podawane najczęściej w sposób bardzo przejrzysty i składają się z dwóch, trzech pozycji, tj. kosztu wdrożenia projektu oraz kosztu miesięcznej obsługi. Ewentualnie dochodzą jeszcze zlecenia specjalne lub usługi niestandardowe. Dodatkowo trzeba się liczyć z kosztami wewnętrznymi organizacji, czyli kosztami, jakie firma poniesie na etapie wdrożenia czy podczas zarządzania kontraktem po wdrożeniu. Jeżeli część procesu pozostaje wewnątrz firmy, należy skalkulować, jakie będą tego koszty.

W przypadku analizy kosztów wewnętrznych najłatwiejsze są tzw. elementy twarde — koszt aplikacji, urządzeń (serwerów), pracowników. Trudniejsze są natomiast tzw. miękkie elementy. Bardzo często stanowią one o błędzie w analizie kosztów i prowadzą do tego, że wydatki znacznie przekraczają budżetowe przewidywania.

Takie koszty to na przykład:

— koszt pomieszczeń (czy liczyć oszczędności związane z uwolnieniem powierzchni biurowych po przekazaniu pewnej części pracowników do firmy zewnętrznej?)

— koszty szkoleń pracowników (od firmy outsourcingowej wymaga się w pełni profesjonalnej obsługi, czyli stałego szkolenia personelu; czy taki sam koszt szkoleń uwzględniamy w naszej kalkulacji, a jeżeli nie, to jaka jest różnica w poziomie obsługi?)

— tak naprawdę duże znaczenie ma jeden element — bardzo często porównujemy proces wewnętrzny, jaki jest aktualnie, do wymarzonego procesu, który chcielibyśmy kupić. W takiej sytuacji stanowi to porównywanie cen jabłka i gruszki.

Jak konstruować umowę outsourcingową na usługi administracji kadrowej i płacowej?

- Trzeba określić, jaki zakres usług ma świadczyć firma zewnętrzna oraz standardy realizacji tych prac — tzw. service level agreement. Większość niepowodzeń projektów outsourcingowych wynika ze złego lub niepełnego zdefiniowania zakresu usług. Powoduje to nieprzewidywalny wzrost kosztów dla jednej lub drugiej strony kontraktu. To kluczowy element do ustalenia podczas negocjacji oferty — z racji tego, że czasami niewielka zmiana w procesie może mieć olbrzymie konsekwencje, jeśli chodzi o ponoszone nakłady pracy czy koszt.

Wiele firm usługowych przywiązuje do tego niewielką wagę, a potem zasłania się niepełny- mi definicjami kontraktowymi przed realizacją dodatkowych usług. Jest to działanie krótkowzroczne, jednak firmy nie mające doświadczenia w realizacji usług bardzo często wpadają w taką pułapkę.

Marek Bugała, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w ADP Polska

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marek Bugała

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Outsourcing kadrowo-płacowy