W czasie, w którym czytałeś ten krótki wstęp na świecie wyprodukowano 130 ton papieru. Wycięto lub wypalono 8 hektarów lasów. Teraz już 170 ton i 10 hektarów. Przyrost tych liczb jest dramatyczny, szczególnie że nie idzie za tym uzupełnianie zasobów przyrody przez nowe nasadzania. Tylko od początku tego roku wycięto lub wypalono już ponad 8,3 mln hektarów lasów, a posadzono zaledwie 990 tys. hektarów, czyli nieco ponad 1 proc. tego, co wycięto. Wyprodukowano ponad 1,6 mld metrów sześciennych drewna, ale zaledwie 200 mln pochodziło z lasów zarządzanych odpowiedzialnie*. A to tylko jedna strona medalu. Druga to produkcja papieru, która odpowiada za około 25 proc. wszystkich odpadów na wysypiskach śmieci. Wynika to w dużej mierze z faktu, że papier jest dziś wykorzystywany głównie do pakowania. Coraz powszechniejsze zakupy przez Internet sprawiają, że produkujemy coraz więcej papierowych odpadów. I chociaż podlegają one recyklingowi, jest to tylko kropla w morzu papieru, który zużywamy.
Towar deficytowy
Zapotrzebowanie na papier wciąż zatem rośnie, tymczasem na rynku jest go zbyt mało, by ten popyt zaspokoić. Brakuje właściwie każdego rodzaju papieru – biurowego, opakowaniowego, a nawet papieru toaletowego. Przyczyną są wciąż nieodbudowane po pandemii łańcuchy dostaw, większe zapotrzebowanie na papier w Europie (dokąd niektórzy wydawcy przenieśli swój druk z Chin) i oczywiście – rosnące ceny energii. Jak czytamy na stronie kampanii #BiznesBezPapieru, na wzrost cen wpływa również utrzymujący się koszt celulozy oraz samego drewna będącego istotnym surowcem również w innych branżach, np. budownictwie. Efekt jest taki, że ceny papieru w Polsce są dziś trzykrotnie wyższe niż rok temu.
A może tak… bez papieru?
Rozwiązanie, które nasuwa się w obecnej sytuacji, to ograniczenie zużycia papieru w firmach i instytucjach poprzez przejście na cyfrowy obieg dokumentów elektronicznych. Idea, w której nic się nie drukuje, wszystkie podpisy i akceptacje realizowane są elektronicznie, przy wykorzystaniu podpisu czy pieczęci elektronicznej, wbrew pozorom nadal nie jest powszechna. Dwa lata pandemii nieco poprawiły sytuację, ale paperless to wciąż w wielu polskich firmach przyszłość. Jak wynika z badania EFL „Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” – 66 proc. przedsiębiorstw potrzebuje maksymalnie 3 lata na przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną, a 64 proc. planuje wdrożenie e-podpisu w ciągu również maksymalnie 3 lat. 22 proc. badanych potrzebuje na to roku, a 44 proc. ocenia ten proces na 2 do 3 lat.
Jak oblicza EFL, na razie elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje jedynie w 10 proc. małych i średnich przedsiębiorstw. Widać przy tym, że w miejscach prowadzonych przez najmłodszych przedsiębiorców ten proces idzie najszybciej – obecnie już co czwarty właściciel firmy z pokolenia dwudziestokilkulatków przeszedł w pełni na dokumentację elektroniczną. Drugim czynnikiem jest wielkość przedsiębiorstwa. Im większa firma, tym mniejsza popularność e-dokumentów.
Elektroniczny równoznaczny z papierowym
Po stronie rozwiązań cyfrowych stoi prawo. Jak zauważa dr hab. Dariusz Szostek, ekspert kampanii #BiznesBezPapieru: „Nie ma najmniejszych przeszkód prawnych, aby w Polsce jako państwie unijnym, praktycznie w pełni funkcjonować cyfrowo”. Od wielu lat obowiązuje tzw. Rozporządzenie eIDAS, które jest aktem prawnym UE stanowiącym, że wszędzie tam, gdzie wymagany jest podpis własnoręczny, można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny. Pomimo wieloletniego już istnienia tych przepisów, o których firmy przypomniały sobie dopiero podczas pandemii – wciąż większość spraw załatwianych jest „na papierze”. Jesteśmy pod tym względem daleko za Europą Zachodnią, co potwierdza ranking Komisji Europejskiej The Digital Economy and Society Index (DESI) za 2021 r. Jeśli chodzi o kompetencje cyfrowe, Polska jest na szarym końcu listy – na 23 z 28 krajów członkowskich. „Stawiając sprawę przewrotnie – pisze Dariusz Szostek – wyrażenie potrzeby wdrożenia podpisu elektronicznego nie jest dziś przejawem innowacyjności, a koniecznością, która sprawi, że przestaniemy być postrzegani jako niekompetentni cyfrowo i tkwiący w latach 90. XX wieku.”
e-pozytywne wzory
Chociaż z cyfrową świadomością nie jest w Polsce najlepiej, to trzeba zauważyć, że mamy firmy, które postawiły na elektroniczny obieg dokumentów i mogą być przykładem dla innych. Asseco Data Systems wdrożyło ostatnio mechanizmy umożliwiające elektroniczne podpisywanie dokumentów w Santander Leasing. Dzięki niemu klienci mogą podpisywać umowy leasingowe w dogodnym dla siebie czasie i miejscu, a cała obsługa jest przeprowadzona w pełni online. Wszystko można zrealizować zdalnie na platformie eBOK24. Klienci otrzymali możliwość zdobycia podpisu kwalifikowanego SimplySign, który – poza podpisaniem umowy – mogą wykorzystywać dowolnie w swoich działaniach biznesowych.
Santander Leasing co roku podpisuje ok 35. tys. umów leasingowych, więc projekt, przeprowadzony przez Asseco Data Systems, przyczynił się znacząco do redukcji kosztów wynikających z ograniczenia zużycia papieru. Umożliwił też wdrożenie zaplanowanej przez Santander Leasing strategii paperless. Kolejnym przykładem wykorzystania podpisu cyfrowego jest współpraca Asseco z Plusem, dzięki której klienci tego operatora telekomunikacyjnego mogą podpisywać umowy w punktach sprzedaży na tablecie za pomocą odręcznego podpisu cyfrowego. To szybkie i wygodne rozwiązanie, bo podpisane umowy klienci otrzymują drogą mailową.
Inny projekt został zrealizowany w samym Asseco Poland. Spółka wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów BackOffice Platform i platformy Signer do ich akceptacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym SimplySign. Dzięki temu pracownicy Asseco mogą automatycznie wymieniać i akceptować cyfrową dokumentację w 16 oddziałach na terenie Polski. Jak wynika z informacji opublikowanych na stronie biznesbezpapieru.pl, firma zaoszczędziła w ten sposób w ubiegłym roku 84 ryzy papieru i około 155 dni roboczych.
„Korzyści, które wynikają z wdrożenia idei paperless, to nie tylko pieniądze zaoszczędzone na zakupie papieru i materiałów eksploatacyjnych do drukarek. To koszty kurierów czy pracy osób, które takie dokumenty wysyłają i przyjmują. Firma zyskuje też na przyspieszeniu przepływu dokumentów. Obieg dokumentacji od jej wydrukowania do podpisania przez wszystkie uprawnione osoby w idealnym układzie zajmował 4-5 dni, a niejednokrotnie do 2 tygodni albo i więcej. Dziś tę samą umowę dostają jednocześnie wszyscy uprawnieni do jej podpisania na danym etapie, a więc akceptacja może potrwać zaledwie kilka minut. Nie bez znaczenia jest również kwestia wyższości dokumentów cyfrowych nad papierowymi w zakresie zachowania bezpieczeństwa procesu podpisywania ale również zarządzania całym cyklem życia tego dokumentu” – mówi Ewelina Chudy, Kierownik Zespołu Zarządzania Produktami, Asseco Data Systems.
Nie ma ESG bez paperless
Jest jeszcze jedna istotna korzyść odejścia od dokumentów papierowych. Duże korporacje termin ESG już znają. Oznacza on zrównoważone zarządzanie, opierające się na czynnikach takich jak dbanie o środowisko, społeczna odpowiedzialność i ład korporacyjny (ESG - ang. Environmental, Social and Corporate Governance). Na te kryteria powinna zwracać uwagę każda organizacja dążąca do odpowiedzialnego rozwoju. To nie są zasady narzucone przez państwowe czy ponadpaństwowe instytucje – tylko elementy, na które coraz większą uwagę zwracają inwestorzy, banki, pracownicy i sami konsumenci. Ci ostatni oceniają to własnymi portfelami, przy decyzjach zakupowych biorąc pod uwagę to, czy dana firma dba o środowisko lub czy korzysta z surowców powstałych zgodnie z fair-trade**. Paperless jest więc kluczowe dla dobrych praktyk ESG, a firmy, które o tym zapominają, ponoszą dodatkowe koszty, jak np. droższe finansowanie.
Transformacja cyfrowa nie do zatrzymania
Jednym z niewielu pozytywnych skutków pandemii jest znaczne przyspieszenie transformacji cyfrowej. Dzisiaj nikt nie ma wątpliwości, że nie da się odwrócić ani zatrzymać tego procesu. Istotną częścią tych zmian jest coraz powszechniejsze odchodzenie od papierowych dokumentów oraz korzystanie z podpisu elektronicznego. Firmy nie mogą się więc już zasłaniać nieświadomością klientów i ich obawą przed „nowinkami”, co jeszcze kilka lat temu było mocnym argumentem przeciwników odchodzenia od papieru. Dzisiaj przyspieszyło pod tym względem nawet państwo – mimo ograniczeń, jakie wiążą się z korzystaniem z Profilu Zaufanego, założyło go już ponad 13 mln Polaków.
Usługi zaufania na międzynarodowym forum
Podpis elektroniczny, elektroniczna identyfikacja i bezpieczeństwo cyfrowe są określane ogólnie jako tzw. usługi zaufania. Ich celem jest umożliwienie bezpiecznego zawierania transakcji elektronicznych (w tym umów) między firmami, osobami fizycznymi i administracją publiczną. To branża, która wciąż się rozwija, tworząc nowe możliwości i zmagając się z różnymi wyzwaniami. W dniach 8-9 czerwca odbędzie się Trusted Economy Forum, największa w Europie konferencja poświęcona właśnie elektronicznym usługom zaufania. Wydarzenie zgromadzi międzynarodowych ekspertów i praktyków biznesu, którzy będą dyskutować o kluczowych zagadnieniach związanych z transformacją cyfrową, zmianą modeli biznesowych, cyberbezpieczeństwem, a także o technologiach przyszłości wpływających na rozwój usług elektronicznej identyfikacji. Trusted Economy Forum odbędzie się w formule hybrydowej, a udział online jest bezpłatny. Tematem przewodnim wydarzenia będzie „Proces, podpis, identyfikacja – podstawa jednolitej i zaufanej gospodarki światowej”. Dyskusje będą się toczyć w ramach 4 bloków tematycznych: Zmiany na rynku w 2021/2022 roku w eID oraz usługach zaufania: Polska, Europa, Świat; Biznes i partnerstwa: transformacja cyfrowa w praktyce; Cyberbezpieczeństwo - geopolityka, biznes, zaufanie oraz Klient, technologia, produkty, legislacja.
Zarejestruj się na stronie Trusted Economy Forum.
* Termin oznacza gospodarowanie i wykorzystanie zasobów leśnych zgodnie z najwyższymi światowymi standardami ochrony środowiska, poszanowaniem wartości społecznych oraz jednoczesnym zachowaniem rachunku ekonomicznego prowadzonej gospodarki leśnej.
** Sprawiedliwy Handel to partnerstwo handlowe, oparte na dialogu, przejrzystości i szacunku, które dąży do większej równości w handlu międzynarodowym. Przyczynia się do zrównoważonego rozwoju przez oferowanie lepszych warunków handlowych oraz ochronę praw marginalizowanych producentów i pracowników najemnych, szczególnie w krajach Południa.