Papierowe karty drogowe w odwrocie

opublikowano: 17-01-2022, 20:00

Jako szef firmy przewozowej zainwestuj w elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu życie kierowców stanie się lżejsze, a ich efektywność większa.

Pandemia przyspiesza tempo i skalę transformacji cyfrowej. Jeśli menedżerowie chcą dotrzymać kroku informatycznym zmianom, muszą ciągle poszerzać i pogłębiać swoje kompetencje technologiczne. W przeciwnym razie nie będą nawet rozumieli, czemu służą wprowadzane w ich przedsiębiorstwach systemy ERP, CRM czy BI. Dlatego w Akademii Lidera raz po raz poruszamy także zagadnienia związane z narzędziami IT, które usprawniają procesy biznesowe.

Dzisiejszy materiał adresowany jest do kadry kierowniczej firm przewozowych. Zachęcamy w nim do przejścia z dokumentów papierowych na e-dokumenty. To kwestia ekonomii, ekologii i produktywności, czyli coś, co daje operatorom logistycznym przewagę rynkową.

Workflow:
Workflow:
Elektroniczny obieg dokumentów to szansa na uporządkowanie wielu procesów w firmach transportowych – mówi Andrzej Nycz, prezes spółki Docusoft specjalizującej się w systemach EOD.
Rafał Klimkiewicz / EDYTOR.net

Aby odciążyć szoferów...

W wielu firmach transportowych cyfryzacja wygląda tak: dla kierowcy drukuje się zlecenie i przekazuje je w formie papierowej, ewentualnie przez SMS. Szofer melduje stan transportu i informuje o spodziewanych opóźnieniach, odpowiadając na uporczywe telefony od spedytorów, nierzadko w trakcie jazdy. Jeśli ktoś prosi go o jakiś ważny dokument, wysyła on zdjęcie papierowej kopii własnym smartfonem. Jak ograniczyć kontakt na linii kierowca — spedytor do niezbędnego minimum? Rozwiązaniem jest workflow, czyli elektroniczny obieg dokumentów (EOD), z którego pomocą można odciążyć ludzi rozwożących ciężkie ładunki po Polsce, Europie i świecie.

– Transport to branża, w której dokumenty ulegają dużemu rozproszeniu w całym procesie biznesowym. Z tego wynikają specyficzne oczekiwania przewoźników wobec EOD – mówi Andrzej Nycz, prezes spółki Docusoft specjalizującej się w elektronicznym obiegu dokumentów.

Jak tłumaczy, zamówienie i zlecenie spedycyjne wywołują cały ciąg zdarzeń, które należy uwzględnić przy rozliczeniu i zamknięcie całej transakcji. Poszczególne etapy usługi, jak załadunek, przeładunek, przewóz i rozładunek towarów, musi być udokumentowany. Problem zaczyna się wtedy, gdy jakiegoś dokumentu zabraknie, bo został zniszczony lub zgubiony, o co łatwo, gdy trzeba dotrzeć do wielu miejsc. I jak później klientowi wystawić fakturę?

– Dzięki cyfryzacji takiego kłopotu nie ma. Przechowywane w systemie elektroniczne dokumenty są zawsze pod ręką, nie zawieruszą się w kabinie tira, trudno je pognieść, zalać kawą, pobrudzić keczupem, zetrzeć z nich litery, cyfry czy pieczątki – zachwala szef Docusoftu.

Pora na e-dokumenty
10 proc.

Taki odsetek przedsiębiorstw mikro, małych i średnich stosuje elektroniczny obieg dokumentów, kolejne 66 proc. firm z sektora MŚP chce wprowadzić to usprawnienie w najbliższych trzech latach – wynika z badania zrealizowanego przez ICAN Institute na zlecenie EFL.

Warto dodać, że dokumenty cyfrowe są prawnie wiążące i równoważne z oryginałami.

Jaka jeszcze korzyść płynie z EOD? Dla kierowcy ciężarówki elektroniczny obieg oznacza przede wszystkim mniej pracy, bo niektóre czynności biurowe, które muszą oni teraz wykonywać ręcznie, można zautomatyzować.

Co się dzieje, gdy króluje papierologia? Zamiast odpoczywać w czasie postojów, kierowcy zapisują miejsca zakończenia i rozpoczęcia karty drogowej, przekroczenia granic, rozładunku i załadunku oraz muszą skompletować dokumentację po zakończeniu transportu. Taka ręczna robota jest czasochłonna i męcząca, a przy użyciu sztucznej inteligencji da się ją w dużym stopniu wyeliminować.

– Odchodzenie od papierowej dokumentacji podnosi efektywność pracy, dzięki czemu można realizować większą liczbę zleceń bez zwiększania zatrudnienia i taboru. To ogromna korzyść, zważywszy na problemy z podażą samochodów ciężarowych i ograniczeniem luki kadrowej – mówi Andrzej Nycz.

Stawką jest również bezpieczeństwo. Po co dokładać mistrzom kierownicy biurokracji, skoro i tak zmagają się ze zmęczeniem i sennością? Z danych Komisji Europejskich wynika, że zmęczenie kierowców jest istotnym czynnikiem w około 20 proc. wypadków z udziałem ciężkich pojazdów użytkowych.

… i pracowników biurowych

Technologie EOD okazują się przydatne nie tylko na trasach. Coraz bardziej doceniają je menedżerowie i pracownicy zaplecza firm transportowych.

Pięć zalet systemu EOD

Elektroniczny obieg dokumentów oznacza:

1. usystematyzowanie przechowywania dokumentów w elektronicznym archiwum

2. zmniejszenie kosztów drukowania i wysyłki dokumentów pocztą, a także skrócony czas ich dostarczania i rejestracji (w przypadku dokumentów międzynarodowych do kilku minut)

3. szybkie wyszukiwanie dokumentów, całodobowy dostęp do nich z dowolnego miejsca i możliwość śledzenia ich przepływu

4. poufność wymiany danych dzięki szyfrowaniu

5. zmniejszone koszty utrzymania archiwum i sekretariatu

Dostawcy programów workflow podkreślają, że coraz trudniej wskazać dział lub zespół, który nie mógłby skorzystać na ich usprawnieniach. HR-owcom pomogą w tworzeniu e-teczek pracownika i zarządzaniu dokumentacją kadrowo-płacową. Sprzedawców uzbroją w narzędzia do elektronicznego podpisywania umów z kontrahentami przy użyciu aplikacji mobilnej pracującej na smartfonach, tabletach i przez stronę internetową. Księgowym ułatwią natomiast automatyczną rejestrację faktur i rozliczeń z kontrahentami oraz elektroniczną obsługę dokumentacji zakupowej, obejmującą zamówienia, faktury, noty korygujące, protokoły, polecenia zapłaty.

Systemy EOD sprawdzają się również w kontekście zablokowanych i opóźnionych płatności, które są zmorą sektora TSL. Według badania zrealizowanego przez portal trans.info 67 proc. przewoźników zauważa wydłużenie terminów płatności, co skutkuje często brakiem pieniędzy na wypłaty dla kierowców i utrzymanie floty.

– Sztuczna inteligencja zamienia cyfrowy obraz dokumentu tradycyjnego na ciąg danych, by wyciągnąć z nich tylko te informacje, które są niezbędne dla danego procesu. System pomija więc treści nieistotne, a pobiera wartości, daty, identyfikatory i w lot składa je w zestaw informacji użytecznych – wskazuje Andrzej Nycz.

Skoro innowacja ta jest sprzymierzeńcem wszystkich: firm przewozowych i ich klientów, kierowców i pracowników administracyjnych, dlaczego w transporcie przeważają dokumenty przewozowe? Przedstawiciel Docusoftu uważa, że sektor TSL nie doceniał przez lata systemów EOD, bo świetnie rozwijała się bez nich. Dziś jednak, gdy zmaga się ze skutkami pandemii, brexitu i problemami kadrowymi, zupełnie inaczej zaczyna patrzeć na workflow. Wkrótce doceni też elektroniczny obieg dokumentów, podobnie jak inne technologie mogące zrewolucjonizować branżę.

Informacje od ręki

Nowoczesne, niezawodne łańcuchy dostaw wymagają synchronizacji w związku z ogromną liczbą partnerów i coraz większą liczbą danych. Potrzebujemy wszechstronnej analizy w czasie rzeczywistym, aby lokalizować towary w dowolnym momencie cyklu produkcyjnego, dystrybucyjnego lub wysyłkowego i reagować na zakłócenia. Jest to niezbędną do poprawy przepływów pracy i sukcesu biznesowego.

Dave Fraas
dyrektor ds. rozwoju oprogramowania w C.H. Robinson Europe
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane