W wielu projektach roll out koncerny na próbę wdrażają system w wybranym oddziale. W taki sposób wypracowywany zostaje wzorzec.
Istotnym elementem wdrożenia aplikacji biznesowych, które można nazwać roll outem, są tzw. instalacje pilotażowe. Firmy działające w wielu krajach na próbę uruchamiają system w jednym ze swoich oddziałów lokalnych, według rozważanego modelu wzorcowego.
— Koncerny międzynarodowe szykując się do nowych wdrożeń, prawie zawsze uruchamiają najpierw programy pilotażowe w kilku swoich lokalnych oddziałach. To rodzaj testu mającego sprawdzić, czy koncepcje, na podstawie których stworzony został model, odpowiadają rzeczywistości biznesowej — uważa Piotr Witczyński, dyrektor działu konsultingu w firmie Oracle Polska.
Gdzie spróbować
Jeżeli system o wybranej parametryzacji dobrze sprawdza się w realiach biznesowych wybranego oddziału, koncern ma już gotowy wzorzec, który może być wdrażany w kolejnych filiach.
— Najważniejsze są korzyści wynikające z ograniczenia wydatków przy późniejszych wdrożeniach systemów. Dzięki temu możliwe jest obniżenie kosztów każdej kolejnej instalacji o 40 proc. — wyjaśnia Marcin Sokołowski, menedżer ds. marketingu w Epicor Software Poland.
O wyborze miejsca wdrożenia pilotażowego decyduje wartość obrotów uzyskiwanych przez oddział oraz jego wydajność. Z reguły wdrożenia pilotażowe przeprowadza się w dużych i prężnych oddziałach, a nie w małych, o marginalnym znaczeniu.
Po wyborze odpowiedniego oddziału centrala grupy kapitałowej decyduje o tym, jaki obszar systemu będzie w nim testowany. Z reguły nie instaluje się na próbę całego systemu.
— Korporacje dzielą system na poszczególne obszary — wydzielając na przykład moduły zarządzające zasobami ludzkimi czy relacjami z klientem. Następnie ustalają, który z oddziałów lokalnych uruchomi pilotażowo daną część systemu — informuje Radosław Frańczak, menedżer konsultingu w firmie SAP Polska.
Po uruchomieniu systemu w testowanym oddziale sprawdzane jest, w jakim stopniu pasuje on do rzeczywistości.
Poradzimy sobie bez was
Zdaniem Marcina Sokołowskiego, wdrożenia pilotażowe nie zawsze są opłacalne.
— Jeżeli kadra zarządzająca grupy kapitałowej nie planuje ujednolicenia procesów biznesowych w poszczególnych krajach, a warunki pracy w każdym oddziale nie są podobne, nie ma sensu przeprowadzać pilotażu — zauważa Marcin Sokołowski.
Jednak korporacje, tworząc systemy wzorcowe, uniezależniają się od doradczych firm zewnętrznych.
— Centrala korporacji podczas każdego wdrożenia nakazuje doradcom zewnętrznym szkolić jak największą liczbę swoich pracowników. Przy następnych instalacjach opartych na tym samym schemacie może korzystać z ich wiedzy, a nie zatrudniać firmy zewnętrznej — wyjaśnia Radosław Frańczak.