Pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – tak brzmi ogólna przyszła definicja wykonywania obowiązków służbowych w trybie zdalnym. Zawierający ją projekt nowelizacji Kodeksu pracy czeka obecnie na rozpatrzenie przez Komisję Prawniczą Rządowego Centrum Legislacji. Nowe przepisy mają wejść w życie po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu epidemii COVID-19.
Według głównego autora projektu, czyli Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS), ani pracodawca, ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to jednak możliwości ustalenia, że może być ona świadczona nie tylko pod jednym i tym samym adresem, aczkolwiek o jego zmianie szef każdorazowo musi być poinformowany.
Kiedy na polecenie
Takie uzgodnienia będzie można poczynić przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe także na polecenie pracodawcy w związku ze stanem nadzwyczajnym (np. klęski żywiołowej), zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Firma będzie mogła zarządzić pracę w trybie zdalnym także wtedy, gdy z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym jej miejscu okaże się czasowo niemożliwe. Trzeba będzie jednak uzyskać od pracownika potwierdzenie, że ma do tego odpowiednie warunki, przy czym pracodawca ma polegać na tej ocenie bez możliwości jej zweryfikowania ani podważenia.
O możliwość pracy w systemie zdalnym będzie mogła wystąpić pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, rodzic dziecka niepełnosprawnego, ciężko upośledzonego lub wymagającego wspomagania i kształcenia specjalnego. Takie same prawa otrzyma zatrudniony opiekujący się bliską osobą z orzeczoną niepełnosprawnością. Wnioski te mają być dla firmy wiążące. Projektodawca dopuszcza odmowę tylko wtedy, gdy na uwzględnienie żądania nie pozwoli organizacja pracy w firmie lub rodzaj obowiązków wnioskodawcy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej albo w regulaminie, jeżeli nie dojdzie do porozumienia. Jeśli w firmie nie działają związki zawodowe, konieczne będą konsultacje z przedstawicielami pracowników. Jeśli nie dojdzie do takich ogólnych ustaleń, będą one określane bezpośrednio z pracownikiem.
Koszty home office
Pracodawca ma zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym niezbędne urządzenia, a także pokryć koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji oraz energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Wewnętrzne regulacje mogą wymagać sfinansowania także innych wydatków.
Projekt dopuszcza używanie prywatnego sprzętu (np. komputera) przez zatrudnionych, co musi być jednak przez obie strony ustalone – i pod warunkiem, że urządzenia spełnią wymagania bezpieczeństwa pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z zakładem pracy. Możliwe będzie też wprowadzenie w firmach zasady, że koszty pracy zdalnej zostaną zrekompensowane ryczałtem.
– W tych sprawach mogą pojawiać się problemy, np. przy ustalaniu norm zużycia energii w domu mieszkalnym. Nie da się w stu procentach ocenić, jaki jej ułamek będzie wykorzystany na potrzeby zawodowe. Niemniej propozycję rozliczania tych kosztów należy ocenić jako słuszną, a wręcz niezbędną. Pracownik nie ponosi bowiem kosztów prowadzenia działalności gospodarczej przez pracodawcę – mówi Katarzyna Wojarska-Aleksiejuk, adwokat w kancelarii Wojarska Aleksiejuk & Wspólnicy.
Zauważa, że naturalną konsekwencją porozumienia co do kosztów będzie możliwość wcześniejszego ustalenia, czy pracodawcę w ogóle stać na stosowanie tzw. home office.
– Należy więc dążyć do możliwie dokładnego ustalenia zasad ponoszenia kosztów, jeszcze przed skierowaniem pracownika na pracę zdalną – podpowiada adwokat.
Zdaniem Pawła Krzykowskiego, adwokata z kancelarii BKB Baran Książek Bigaj, projekt rodzi różne interpretacje w kwestii tak kluczowej jak pokrywanie kosztów pracy zdalnej. Mimo oczekiwań pracowników nie rozstrzygają o tym także aktualne regulacje o home office przewidziane w tzw. tarczy antykryzysowej, wprowadzone w związku z pandemią COVID-19
– Liczę, że to zagadnienie zostanie doprecyzowane podczas kolejnych etapów prac nad nowymi przepisami. Natomiast na pewno warto odnotować, że według projektu to pracodawca będzie pokrywał koszty energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych związanych z pracą zdalną – ocenia Paweł Krzykowski.
Odpowiedzialność za BHP
Jedną z trudniejszych kwestii do uregulowania jest obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (BHP), za co zgodnie z prawem odpowiada pracodawca. Jednak – jak zauważa autor projektu – ze względu na specyfikę home office tę kodeksową normę, wynikającą z art. 207, należy stosować inaczej poza zakładem pracy, w odniesieniu do miejsca zamieszkania, które podlega szczególnej ochronie konstytucyjnej, w tym przed naruszeniem miru domowego.
Resort proponuje więc zwolnienie firm z części obowiązków określonych w Kodeksie pracy, np. zagwarantowania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń i wyposażenia czy zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej. Zorganizowanie miejsca pracy zdalnej ma być powinnością pracownika, który ma dbać nie tylko o utrzymanie go w czystości i zgodnie z normami wymaganymi przy wykonywaniu określonych czynności zawodowych. Powinien też dopilnować, aby inne osoby oraz zwierzęta domowe nie wpływały negatywnie na miejsce świadczenia pracy w tym trybie. Jest to istotne chociażby z uwagi na konsekwencje niebezpiecznych zdarzeń i odpowiedzialność za nie.
– Stosując pracę zdalną trzeba mieć świadomość praktycznych problemów, jakie mogą pojawić się w razie wypadku przy pracy. Nie każde takie zdarzenie może być przecież z nią związane. Należyte ustalenie jego przyczyn i okoliczności przez komisję powypadkową może okazać się więc znacznie utrudnione, jeżeli odbywa się w miejscu zamieszkania i nie ma żadnych świadków lub gdy jedynym świadkiem wypadku pozostaje domownik pracownika – podkreśla Katarzyna Wojarska-Aleksiejuk.
Poznaj program konferencji “Recruitment Days 2022”, 6-7 kwietnia >>
Pracodawca ma przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego, jakie może występować w danym miejscu. Na tej podstawie szefostwo ustali zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, a pracownik stwierdzi, czy jest w stanie spełnić wymagania. Projekt przewiduje możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny dla poszczególnych grup stanowisk.
W razie stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu przyjętych zasad BHP pracodawca będzie mógł nakazać ich usunięcie we wskazanym terminie albo cofnie zgodę na pracę zdalną. Naruszenia te mogą być stwierdzone podczas kontroli jej wykonywania. Reguły kontrolowania mają być określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub wewnętrznym regulaminie.
– Projekt nie uwzględnia dostatecznie faktu, że to na pracodawcy spoczywa kwestia efektywnej organizacji pracy. To on powinien mieć szerokie pole manewru. Tymczasem projektowane przepisy przypominają aktualne regulacje o telepracy, których powszechnie nie stosowano ze względu na ich skomplikowany charakter. Aktualnie bardziej powszechną od niej praktyką jest praca zdalna, na polecenie pracodawcy, przewidziana w tarczy antykryzysowej – komentuje Paweł Krzykowski.