Co starszemu pracownikowi z zajęć na siłowni albo z koszykówki? Albo młodemu z dodatkowego ubezpieczenia emerytalnego lub wolnych dni na opiekę nad członkiem rodziny, gdy jej jeszcze nie ma?
Stworzenie pakietu benefitów, z którego wszyscy będą w pełni korzystali jest niemożliwe. Ale także całkowite zindywidualizowanie świadczeń, co byłoby pewnie dobrze przyjęte, nie zawsze jest możliwe. Na szczęście jest jeszcze kilka sposobów lepszego dopasowania benefitów do potrzeb i oczekiwań osób, dla których są przeznaczone.
Bardziej skuteczne
Rozwiązania, które pozwalają pracownikowi wybierać niektóre składniki pakietu świadczeń pozapłacowych, noszą nazwę flexible benefits lub systemów kafeteryjnych.
Zdaniem Krzysztofa Katalo, menedżera zespołu badań i analiz firmy HRK partners, dobrze zaprojektowany system kafeteryjny lepiej motywuje, bo bardziej uwzględnia indywidualne potrzeby i oczekiwania pracowników, zależne od np. wieku lub sytuacji życiowej.
Podział zatrudnionych na grupy można też przeprowadzić na postawie stażu w firmie, wysokości wynagrodzenia, a nawet znajomości rynku kapitałowego, gdy chodzi np. o inwestycje preferowane przez firmę.
Firmy, które wprowadziły programy flexible benefits, wskazują, że poprawiły one relacje zatrudniony — pracodawca, bo częściowo przekazują pracownikom prawo do kształtowania jego wynagrodzenia.
Poza tym wpływają pozytywnie na postrzeganie firmy, zatrzymywanie pracowników, przyciąganie talentów, wzmacnianie kultury organizacyjnej, uporządkowanie benefitów, redukcję lub ograniczenie ich kosztów. Przy przygotowywaniu systemu kafeteryjnego warto pytać pracowników, które benefity są dla nich najważniejsze.
— To także korzyść dla pracodawcy. Tylko w ten sposób będzie w stanie dobrać najbardziej pożądane świadczenia, z których pracownicy rzeczywiście będą korzystali. Dzięki temu budżet na benefity jest dystrybuowany bardziej efektywnie, a to, na co firma wydaje pieniądze, faktycznie spełnia swoją rolę motywacyjną — twierdzi Krzysztof Katalo. Jakie są pułapy wykorzystywania świadczeń w ramach kafeterii? Okazuje się, że nie ma tu sztywnych reguł.
— Na potrzeby projektowanych systemów świadczeń pozapłacowych staramy się określać limity kwotowe, korzystając z danych z badań płacowych o budżetach, jakie przeznaczają na ten cel inne firmy.
Określamy też limity ilościowe dotyczące możliwości skorzystania z najbardziej atrakcyjnych świadczeń, np. wycieczek czy zagranicznych kursów językowych.
W tym przypadku z góry określona jest ich dostępność i kryteria otrzymania, np. raz lub kilka razy w roku dla pracowników, którzy spełnią określone wymagania, choćby odpowiednie wyniki ocen okresowych czy sprzedaży — dodaje Krzysztof Katalo.
Przodownicy i maruderzy
W Europie rozwiązania kafeteryjne są popularne od dawna. Z badań firmy doradczej Mercer wynika, że w Wielkiej Brytanii, Danii i Holandii korzysta z nich co najmniej 25 proc. firm. W naszym regionie Europy często stosowane są w Czechach, ale najpopularniejsze są na Węgrzech, gdzie korzysta z nich ponad połowa przedsiębiorstw. W Polsce elastyczne dopasowanie pakietów benefitów do potrzeb pracowników deklaruje tylko około 6 proc. firm. I od lat ich nie przybywa.
Dlaczego? — Barierą są podatki. W krajach, w których takie rozwiązania stosuje się z powodzeniem, państwo zapewnia odliczenia od podatków zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. To dodatkowa zachęta. W Polsce takich ulg spodziewać się, niestety, nie możemy — wyjaśnia Kamil Skowera z Mercera. Pracodawcy często obawiają się też wzrostu kosztów.
Ale z doświadczenia Mercera wynika, że flexible benefity nie wpływają na ich zwiększenie. Najważniejsze zaś są efektywne negocjacje z dostawcami świadczeń. Inną barierą jest strach przed trudnością z administrowaniem takim systemem. Nawet pojawiły się w związku z tym podmioty sprzedające gotowe rozwiązania kafeteryjne.
— Pracodawca ma jednak często ograniczone pole manewru, jeśli chodzi o dostawców takich usług. Gotowe rozwiązania trudno czasem dostosować do wymagań i potrzeb firm. Do administrowania systemem flexible benefits nie trzeba specjalnych aplikacji, czasem wystarczy po prostu Excel — przekonuje konsultant z Mercera.
Kolejnym ograniczeniem mogą być sami pracodawcy, którzy — jak twierdzi Kamil Skowera — nie starają się być oryginalni w przyznawaniu świadczeń. Jego zdaniem, oferują podobne benefity jak ich rynkowi konkurenci. W efekcie od lat lista dodatkowych świadczeń się nie zmienia.
Tymczasem właśnie systemy kafateryjne są świetnym sposobem, by wyróżnić się na rynku, przyciągnąć i przywiązać do siebie najlepszych pracowników.