Zarządzanie dokumentacją pracowniczą w tradycyjnej formie jest uciążliwe. Działy HR na co dzień angażują się w uzupełnianie teczek personalnych, aktualizowanie danych oraz katalogowanie dokumentów, po czym wyszukiwanie konkretnych informacji ostatecznie i tak okazuje się zbyt czasochłonne. Blisko 40% pracowników deklaruje, że receptą na skuteczność w HR jest znajomość i sięganie po nowoczesne technologie1. Oferując wsparcie poprzez automatyzację procesów, pracodawca może spodziewać się szeregu korzyści dla przedsiębiorstwa – mówi Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Rozwój umiejętności pracowników
Kształtowanie krytycznych dla organizacji umiejętności w zespole to najwyższy priorytet dla 59% liderów HR (Top 5 Priorities for HR Leaders in 2022, Gartner). Działy kadrowo-płacowe, które nie będą zmuszone do żmudnej pracy z papierową dokumentacją, z pewnością skoncentrują się na rozwoju pracowników. Zdobywanie nowych kompetencji jest najlepszym sposobem na poprawę efektywności operacyjnej całej firmy. Okazuje się, że zaplanowanie procesu upskillingu w dłuższej perspektywie stanowi wyzwanie, ponieważ kompetencje wymagane przez rynek ulegają dynamicznej zmianie i ciężko je przewidzieć. Rozwiązaniem tego problemu jest stymulowanie rozwoju w obszarze specjalizacji i jednoczesne budowanie zdolności adaptacyjnych.
Efektywność zespołu a satysfakcja z pracy
Fakt istnienia korelacji między satysfakcją z wykonywanej pracy a efektywnością jest niezaprzeczalny. W związku z tym działy kadrowo-płacowe powinny na bieżąco monitorować trendy rynkowe i analizować potrzeby pracowników. W opinii 73% liderów HR politykę personalną firm będzie w najbliższych latach kształtować głównie obszar pracy zdalnej i hybrydowej (raport z badania „HR-u portret własny 2022”, Pracuj.pl).
Nie ulega wątpliwości, że biznes zdominuje model pracy hybrydowej. Jego rosnąca popularność wynika z preferencji pracowników, którzy coraz częściej wymagają od pracodawców możliwości realizowania obowiązków częściowo zdalnie. Warto mieć świadomość, że nie byłoby to realne bez digitalizacji firmowych zasobów, m.in. teczek personalnych. Działy HR w obliczu aktualnych wyzwań muszą zarówno umożliwić efektywną pracę w nowym systemie, jak i budować przywiązanie pracowników do organizacji, co jest utrudnione przy coraz rzadszych wizytach w biurze – dodaje Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Zarządzanie talentami i skuteczna rekrutacja
Aby wspierać rozwój członków zespołu, należy stworzyć im warunki do wzajemnej wymiany doświadczeń. Niedobór pracowników o określonych kompetencjach i nieustanna rywalizacja o talenty utrudnia zbudowanie kompletnego zespołu. Przyciąganie i utrzymywanie wyróżniających się jednostek to zadanie działu HR, który musi w tym celu skorzystać ze wsparcia technologii. Skuteczną zdalną rekrutację lub onboarding umożliwiają m.in. narzędzia do analityki danych czy też oceny nadesłanych aplikacje w celu wyboru najlepszego kandydata.
Dział HR odgrywa kluczową rolę w firmie, a w opinii wielu ekspertów jego pozycja wzmocniła się od czasu pandemii. Krytyczne dla rozwoju biznesu jest zatem umożliwienie pracownikom podejmowanie działań w ramach ich specjalizacji. Digitalizacja teczek pracowniczych umożliwia nadawanie priorytetu zadaniom najistotniejszym dla całej organizacji.
