Bezpieczne powroty do biur po okresie pracy zdalnej to gorący temat tego lata. Niepokój spowodowany pandemią wpływa również na oczekiwania nowych najemców. Do firmy Skanska trafia coraz więcej zapytań o wolną powierzchnię biurową. Koniec czerwca deweloper zamknął wynajęciem PZU 47 tys. m kw. w Generation Park Y — to nie tylko historycznie największa transakcja najmu w tym segmencie nieruchomości w Polsce, ale także rekord w Grupie Skanska na świecie. Nawet taki sukces nie oznacza jednak powrotu do stanu sprzed pandemii.
— Obecne zapytania klientów uwzględniają już nowy model funkcjonowania biur: mniejsze zagęszczenie powierzchni oraz wytyczne i rozwiązania dotyczące funkcjonowania ludzi w pewnym reżimie. Myślę, że musi minąć nawet do dwóch lat, nim sytuacja wróci do stanu sprzed połowy marca — mówi Arkadiusz Rudzki, wiceprezes ds. sprzedaży i wynajmu spółki biurowej Skanskiej na Europę Środkowo-Wschodnią.
Jego zdaniem biura zawsze będą potrzebne, bo są ważne dla budowania kultury organizacyjnej i to się nie zmieni. Zmieni się jednak doraźnie, a może nawet trwale, sposób pracy, a co za tym idzie — sposób wykorzystania biur.
— Na przykład praca zdalna przestanie być luksusem i zostanie na stałe wkomponowana w funkcjonowanie biznesu. Dziś związane jest to z tzw. rozrzedzeniem powierzchni biurowej. W efekcie spodziewamy się, że wykorzystywane będzie ok. 60-70 proc. powierzchni dotychczas zajmowanej przez najemców. Pozostała część będzie miała charakter rotacyjny, a przebywające w niej osoby będą pracowały w systemie zmianowym lub zdalnie — mówi Arkadiusz Rudzki.
Testowane na sobie
Przez dwa miesiące lockdownu firma na własnej skórze testowała rozwiązania, które obecnie może zaproponować najemcom.
— Mamy na pokładzie epidemiologa, który pomógł nam przeanalizować wszystkie procesy, żeby wyłapać najsłabsze ogniwa i obniżyć ryzyko zakażenia — mówi Arkadiusz Rudzki.
W trakcie tych analiz starano się wyeliminować jak najwięcej kontaktówfizycznych — na przykład do spotkań z klientami wydzielono specjalne strefy, by nie mieszały się przepływy osób wewnątrz i z zewnątrz obiektu. Wprowadzono także pracę zmianową.
— Rozdzielamy grupy osób, które pracują w jednym tygodniu i w kolejnym. Osoby, które podróżują między naszymi biurami, mogą tam przebywać jedynie w odosobnionych częściach, które są częściej dezynfekowane i wietrzone. Jeśli ktoś pracuje we Wrocławiu, a przez tydzień mieszka w Warszawie, to po powrocie przez kolejny tydzień nie pojawia się w biurze i pracuje zdalnie. Gdy natomiast z różnych powodów musi pojawić się w miejscu pracy, korzysta z wyizolowanych powierzchni — mówi Arkadiusz Rudzki.
Bezpieczni najemcy
Nowe rozwiązania stosowane w biurowcach Skanskiej w Europie Środkowo- -Wschodniej są także elementem oferty „care for life office concept”, która ma na celu zapewnienie najemcom wsparcia w procesie powrotu do biur. Obejmuje on rekomendacje i konsultacje związane z nowymi procedurami bezpieczeństwa i higieny, a także odpowiednie dostosowanie technologii wykorzystywanych w budynkach Skanskiej i reorganizację przestrzeni biurowych.
Pytania najemców o bezpieczeństwo w biurach dotyczą też sfery technicznej budynków czy technologii cyfrowych. To, co kiedyś było dodatkową atrakcją, obecnie jest priorytetem. Klienci interesują się zarządzaniem budynkiem z poziomu smartfona, technologiami wentylacji i klimatyzacji. Rozwiązania techniczne powstają w Skanskiej już w trakcie projektowania, które uwzględnia wytyczne certyfikacji LEED (ekologia i jakość), WELL (zdrowie i komfort użytkowników) oraz Obiekt bez barier (dostosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych).
To właśnie ekocertyfikacje nakłoniły firmę do stosowania belek chłodniczych zamiast nawiewowej klimatyzacji, w której świeże powietrze z zewnątrz miesza się z tym z wnętrza. Z kolei „connected by Skanska” pomaga za pomocą aplikacji w smartfonie bezdotykowo poruszać się po biurze — zarówno pracownikom, jak i zapraszanym gościom.
— Myślę, że firmy jeszcze kilka miesięcy będą analizowały wpływ pracy zdalnej na swój biznes i koszty operacyjne, czyli m.in. oszczędności wynikające ze znacznie mniejszej liczby spotkań czy podróży służbowych. Dynamika powrotów od września będzie dużo wyższa — przewiduje Arkadiusz Rudzki.
OKIEM EKSPERTA
Budowanie atmosfery
MONIKA SZAWERNOWSKA, prezes pracowni projektowej Concept Space
Nowoczesna aranżacja biura powinna zachęcać pracowników do powrotu, podkreślając jego atuty względem pracy w domu. Kluczowe znaczenie w tym kontekście ma bezpieczeństwo. Formuła open space przejdzie głęboką przemianę. Otwarta przestrzeń będzie dzielona na mniejsze powierzchnie pracy zespołowej z wykorzystaniem modułowych ścianek, które umożliwiają szybką rearanżację w razie potrzeby. Wokół stanowisk pracy będzie więcej przestrzeni. Powstaną małe salki do e-spotkań, wyposażone w sprzęt multimedialny, które będą eliminowały konieczność kontaktu face-to-face w sytuacjach, które tego nie wymagają. Funkcja biura się zmieni — przestanie ono być miejscem wykonywania codziennej, powtarzalnej pracy i wyewoluuje w stronę kreatywnej przestrzeni, inspirującej interakcje i budującej atmosferę współpracy.
OKIEM EKSPERTA
Dla każdego coś innego
KAROLINA DUDEK, dyrektor działu strategii środowiska pracy w Forbis Group
Nie ma dziś ani powrotu do tego, co było, ani całkowitej rezygnacji z przestrzeni biurowych. Stopień wykorzystania pracy zdalnej zależeć będzie od typu pracy. Ci, których obecność w biurze jest konieczna, będą w nim potrzebowali miejsc do spotkań wirtualnych z pracującymi poza nim. Cyfrowi nomadzi będą tu sporadycznie, traktując je jako miejsce integracji. Potrzebują oni przestrzeni „udomowionej”, sprzyjającej nieformalnej atmosferze spotkań. Z kolei tym, którzy do tej pory często jeździli w delegacje, teraz należy zapewnić salki konferencyjne dwuosobowe i do większych spotkań, wyposażone w urządzenia do wideokonferencji. Osoby pracujące całkowicie zdalnie też będą się pojawiały w biurze, np. by odbyć szkolenia. Warto, by mogły się poczuć jak u siebie — biuro nie może być jak hala lotniska, przez którą przepływamy.