W mławskim PKS ledwo zakończyła się sprawa kasjerki, która ukradła 230 tys. zł z kasy biletowej, a już okazało się, że brakuje 118 tys. litrów paliwa.
Inny problem pojawił się na budowie rzeszowskiej Galerii City Center, gdzie czterej pracownicy ukradli narzędzia o wartości ok. 50 tys. zł. Natomiast z zakładów mięsnych w Jarosławiu w ciągu 5 lat wyparowały wędliny warte 4 mln zł. Podobne przykłady pokazują, że nadużycia w firmach nie są wcale rzadkim zjawiskiem i nie pojawiają się tylko w dużych przedsiębiorstwach.
— Problem nadużyć pracowniczych dotyczy wszystkich organizacji, niezależnie od wielkości, sektora czy branży, w której działają — przekonuje Piotr Hans, audytor wewnętrzny grupy kapitałowej Novol.
Potwierdza to raport Stowarzyszenia Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) z 2010 r., który mówi o tym, że nadużycia w małych firmach stanowią niemal 1/3 wszystkich analizowanych przypadków nadużyć. Ponadto małe organizacje narażone są często na większe straty niż duże. Częściowo wynika to z braku podstawowych mechanizmów kontrolnych, jak choćby podziału funkcji, co z jednej strony jest efektem braku zasobów ludzkich, a z drugiej sporego kredytu zaufania udzielanego pracownikom.
— Duże zaufanie często powoduje uśpienie czujności ze strony pracodawców. Ponadto w małej firmie pracownicy skupiają większy zakres obowiązków w jednych rękach. Skutkuje to zwiększeniem możliwości popełnienia nadużycia — twierdzi Bartosz Pikuła, kierownik Biura Ubezpieczenia Ryzyka Sprzeniewierzenia w Euler Hermes. Mimo to małe firmy nie zdają sobie sprawy z istnienia ryzyka. Pewni, że ich ten problem nie dotyczy, nie czują potrzeby wprowadzania żadnych zabezpieczeń na wypadek nadużyć ze strony pracowników.O ubezpieczeniu się na taką okoliczność ani myślą.
Nie mylić z kradzieżowym
Ubezpieczenie ryzyka sprzeniewierzenia w Stanach jest na porządku dziennym, a w Polsce, podobnie jak w całej Europie, wciąż nie może przebić się do świadomości. Może się nim pochwalić zaledwie kilku ubezpieczycieli, m.in. Chartis Europe, ACE Group czy Euler Hermes. Nie ma więc dużej konkurencji, ale nie ma i klientów.
— Popyt na ubezpieczenie ryzyka sprzeniewierzenia nie jest zbyt duży — sprzedajemy do kilkunastu polis rocznie — potwierdza Magdalena Sonnenberg z ACE Group. Przyczyn powolnego rozwoju tego produktu jest wiele. Pierwsza to niezrozumienie między ubezpieczycielem i klientem.
— Ubezpieczyciele, zanim przedstawią dobrą ofertę, oczekują, że klient będzie w stanie wykazać istnienie jakichś procedur i zasad mających na celu minimalizację ryzyka szkód pracowniczych. Tymczasem klienci często zdają się myśleć, że jest odwrotnie, tj. ubezpieczenie nabywa się po to, aby zwolnić się z obowiązku stosowania zabezpieczeń — tłumaczy Włodzimierz Pyszczek z Marsh.
Inna sprawa to mylenie tego produktu z ubezpieczeniem na wypadek kradzieży, które w pewnym sensie uzupełnia ubezpieczenie ryzyka sprzeniewierzenia, ale różnica jest zasadnicza.
— W ubezpieczeniu na wypadek kradzieży zwykle wyłączone są szkody wyrządzone przez pracowników firmy, a clue ubezpieczenia ryzyka sprzeniewierzenia to szkody spowodowane właśnie przez nich, wewnątrz przedsiębiorstwa — mówi Robert Woźniak, dyrektor działu ubezpieczeń finansowych w Chartis Europe.
Co prawda polisy majątkowe mogą zawierać także rozszerzenia obejmujące sprzeniewierzenie pracownicze, ale najczęściej jest ono ograniczone do niewielkiego podlimitu. Kolejna sprawa to okres ubezpieczenia.
— Średnio od rozpoczęcia procederu nadużycia do jego wykrycia mijają niemal 2 lata — zauważa Piotr Hans. Natomiast polisa standardowo pokrywa szkody, które zostały wyrządzone i zgłoszone w okresie ubezpieczenia.
— Jednak po zakończeniu tego okresu klient może sobie dokupić okres dodatkowy, dzięki któremu będzie mógł zgłosić ubezpieczycielowi wykryte przez siebie szkody powstałe w wyniku sprzeniewierzenia, popełnionego w okresie ubezpieczenia — zastrzega Robert Woźniak.
Kosztowny motywator
Ponadto istnieje wiele wyłączeń z ochrony. Przykładowo nie ma co liczyć na wypłatę odszkodowania, jeżeli szkoda została odkryta podczas inwentaryzacji i jedynym dowodem na np. różnice w stanie zapasów jest uzgodnienie dokumentacji z tym stanem. Ubezpieczyciel zawsze będzie wymagał udowodnienia, że sprawcą jest dany pracownik czy grupa pracowników.
Problemem dla klientów może być też stosunkowo wysoka cena. Koszt polisy dla małej firmy to średnio 5-10 tys. zł rocznie. Zależy od rodzaju działalności, liczby pracowników, liczby miejsc, w których prowadzona jest działalność, historii szkodowości i wdrożonych procedur kontroli. Odstraszać może też udział własny, który stosują ubezpieczyciele w celu wyłączenia drobnych szkód.
— Ubezpieczenie to chroni przed szkodami seryjnymi, ale nie zapewni ochrony w przypadku pojedynczych drobnych nadużyć pracowników ze względu na udział własny — mówi Włodzimierz Pyszczek.
Tym samym ubezpieczenie ryzyka sprzeniewierzenia pokryje głównie szkody katastroficzne, które nie zdarzają się często, ale jeśli już się zdarzą, mogą zrujnować firmę. Nie jest to jedyna zaleta takiego ubezpieczenia — polisa stanowi także dodatkową motywację do podejmowania innych działań prewencyjnych. Istnieją bowiem różne sposoby zabezpieczenia się na wypadek nadużyć ze strony pracowników.
— Kluczowa jest analiza ryzyka, która pozwoli realnie ocenić zagrożenia specyficzne dla organizacji — radzi Piotr Hans.
Na tej podstawie warto m.in. dzielić kluczowe funkcje pomiędzy różne osoby, przeprowadzać niezapowiedziane audyty czy kontrole, prowadzić szkolenia dla pracowników i kierownictwa z zakresu zapobiegania oraz wykrywania nadużyć, wprowadzać rotację na poszczególnych stanowiskach pracy oraz kodeksy etyczne. Warto też zastanowić się nad wdrożeniem funkcji audytu wewnętrznego czy rozwiązań hot-line, czyli narzędzi pozwalających pracownikom, ale też innym interesariuszom przekazywać anonimowo informacje o podejrzewanych lub stwierdzonych nieprawidłowościach w organizacji.
— Statystycznie to właśnie sygnał od pracownika czy kontrahenta stanowi najczęstszy (wg ACFE w 4 na 10 przypadków) sposób wykrycia nadużyć — twierdzi Piotr Hans. Jednak żaden z mechanizmów kontrolnych nie da 100-procentowej gwarancji bezpieczeństwa. Ubezpieczenie może okazać się dobrym uzupełnieniem.
Najczęstsze nadużycia:
- Kradzieże pieniędzy oraz towarów popełniane przez pracowników sprzedaży, produkcji i magazynów.
- Nadużycia związane z przelewem pieniędzy popełniane przez pracowników działów finansowych.
- Manipulowanie listami płac, oszustwa na wydatkach służbowych pracowników.
Przedmiot ubezpieczenia w ubezpieczeniu ryzyka sprzeniewierzenia:
Główna strata finansowa poniesiona przez organizację w wyniku nadużyć pracowników objętych umową ubezpieczenia (przede wszystkim oszustwa, kradzieże, fałszowanie dokumentów). Odszkodowanie może, ale nie musi obejmować także zwrot — do określonej sumy — kosztów postępowania wyjaśniającego czy sądowego.
Odszkodowania nie będzie w przypadku szkód:
wyrządzonych przez istotnych wspólników i akcjonariuszy wyrządzonych pośrednio ubezpieczającemu (np. utracone korzyści, kary umowne, grzywny, kary pieniężne, odsetki itp.) wynikających z utraty lub ujawnienia tajemnic przedsiębiorstwa lub tajemnic handlowych bądź dowolnych innych informacji poufnych wynikających z niewytłumaczalnych różnic w stanie zapasów lub zmniejszenia się stanu aktywów — wynikającego wyłącznie z uzgodnienia dokumentacji ze stanem zapasów powstałych w wyniku terroryzmu, wojny, klęsk żywiołowych ujawnionych przed rozpoczęciem ochrony ubezpieczeniowej wyrządzonych po tym, jak ktoś już się zorientował o popełnionym przez pracownika oszustwie (chyba że ten, kto je odkrył, działał w porozumieniu z oszustem) z tytułu których zostaje wypłacone odszkodowanie w ramach innej polisy lub z tytułu których wypłacono by odszkodowanie, gdyby nie zawarto ubezpieczenia ryzyka sprzeniewierzenia lub gdyby nie naruszono warunków takiej lub innej polisy, chyba że poza limitem odpowiedzialności z tytułu takiego ubezpieczenia.