Aby w pełni wykorzystać BI, trzeba przygotować firmę. Często oznacza to zmiany w organizacji oraz w sposobie ewidencjonowania danych.
Systemy BI mają pomóc w podejmowaniu decyzji. Jednak każda sytuacja w biznesie jest inna. Aby wybrać najlepsze rozwiązanie, trzeba brać pod uwagę wiele czynników, różnych dla różnych przedsiębiorstw. Warto o tym pamiętać przy wprowadzaniu rozwiązań klasy BI.
— System BI jest dla firmy sprawą bardzo „osobistą” i równie osobistą musi być definicja oczekiwań w stosunku do rozwiązań tej klasy. Z naszych doświadczeń wynika, że powinna to być definicja wypracowana, przy udziale jak największego grona osób codziennymi decyzjami kształtującymi przyszłość przedsiębiorstwa. Powinna się ona opierać na ich rzeczywistych potrzebach. Tylko tak pomyślany system BI ma szansę stać się wartością dodaną, a zaangażowanie przyszłych użytkowników od samego początku tworzenia jego koncepcji gwarantuje pozytywne nastawienie do zmiany — mówi Piotr Nowak, dyrektor centrum kompetencyjnego rozwiązań business intelligence firmy Spin.
Zmiany w przedsiębiorstwie
Żeby skutecznie wykorzystywać możliwości systemu, trzeba wprowadzić zmiany wewnątrz firmy. Pierwszą i być może najważniejszą jest zmiana nastawienia do prowadzenia przedsiębiorstwa.
— Przedsiębiorcy, planując wdrożenie systemu BI, powinni również brać pod uwagę, że nie jest to rozwiązanie działające wyłączenie w sferze technologii informatycznych, ale w stopniu znacznie ważniejszym w sferze świadomości i kultury zarządzania. Tym bardziej istotne jest aktywne zaangażowanie zarządu w wewnętrzną promocję idei przedsiębiorstwa informacyjnego — tłumaczy Piotr Nowak.
Inne działania, które są wymuszane przez systemy BI, są już bardziej przyziemne. Chodzi m.in. o dostarczanie koniecznych do analiz danych.
— Żeby system BI przyniósł przedsiębiorcy oczekiwane korzyści, przede wszystkim konieczne jest odpowiednie zorganizowanie przedsiębiorstwa. Ujednolicenie procedur obsługi informatycznej w dziedzinie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, to kryterium najważniejsze — mówi Paweł Mrozik, konsultant ds. BI w EpicorScala.
Bez spełnienia tego warunku wyniki wprowadzenia rozwiązań business intelligence będą rozczarowywać.
Wsparcie zewnętrzne
Dobre wprowadzenie do firmy systemu BI może zagwarantować tylko dobry partner, taki, który zna dostępne na rynku rozwiązania i może je zaproponować klientowi.
— Przy tworzeniu zarówno wizji, jak i samego systemu BI warto korzystać z zewnętrznego wsparcia — najlepiej firmy mającej odpowiednie przygotowanie do kompleksowej identyfikacji potrzeb informacyjnych organizacji oraz dysponującej informacjami o dostępnych rozwiązaniach IT dotyczących systemów BI — mówi Grzegorz Putynkowski, menedżer ds. rozwoju sektora publicznego w firmie Sybase Polska.
Wprowadzenie systemu BI zmienia dotychczasową rolę działu IT, który musi realizować działania analityczne.
— Nowy system BI wymusza na dziale IT również odpowiednie przygotowanie do sprawnego funkcjonowania, ponieważ wiele systemów wspierających, raportowych czy analitycznych wymaga wiedzy typowo informatycznej, szczególnie w dziedzinie przygotowywania danych i ich przetwarzania — tłumaczy Paweł Mrozik.
Sukces z BI
Wdrożenie systemu nie jest więc proste. Warunkiem odniesienia sukcesu jest podjęcie wielu przemyślanych decyzji oraz gotowość do wprowadzania zmian w organizacji pracy firmy.
— O sukcesie wdrożenia systemu BI decydują: sposób wyboru jego dostawcy, drogi jego rozwoju w organizacji oraz sama organizacja. Wzrost znaczenia zarządzania wiedzą w firmach oraz stopniowe wyodrębnianie się samodzielnego procesu związanego z tymi działaniami dyktują konieczność przeprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej, stworzenie odrębnych stanowisk pracy do realizacji nowych zadań lub też zmiany zakresu odpowiedzialności wybranych pracowników — tłumaczy Grzegorz Putynkowski.
Wprowadzenie rozwiązań BI to wielka zmiana w życiu firmy. Trzeba po prostu umieć się do niej przygotować, bo bez tego przedsiębiorstwo nie odniesie spodziewanych korzyści. A nie o to przecież chodzi.