„Puls Biznesu”: Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nieuchronna przyszłość polskich firm?
Marcin Niżnik z firmy Datacomp, zajmującej się wdrażaniem oprogramowania do zarządzania dokumentacją M-Files: Obieg dokumentów to jeden z istotniejszych aspektów systemów zarządzania dokumentacją. Jego cyfryzacja niesie wiele korzyści: powtarzalność, odtwarzalność, parametryzację procesów. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów to nieuchronna przyszłość nie tylko polskich firm, ale firm ma całym świecie. Liczba dokumentów w firmach rośnie bowiem szybko i nic nie wskazuje na to, że się to zmieni. Aby zrozumieć znaczenie zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, trzeba zdać sobie sprawę z tego, że większa część wiedzy (niektóre źródła wskazują, że 80 proc.) znajduje się właśnie w dokumentach, a ich wyszukiwanie, przetwarzanie i zatwierdzanie to często większa część obowiązków pracowników.
Polscy przedsiębiorcy są świadomi znaczenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Różna funkcjonalność związana z elektronicznym obiegiem dokumentów może się wiązać z systemami różnego rodzaju, jednak są narzędzia i systemy przeznaczone specjalnie do tego. Według mnie to jest główny problem z EOD, ponieważ przedsiębiorcy często mylą go z zadaniami typowymi dla systemów ERP (Enterprise Resource Planning) lub CRM (Customer Relationship Management). Nie jest to do końca błąd, ale sprawa wymaga uszczegółowienia. To, co funkcjonuje pod nazwą systemu ERP, może mieć możliwości zarządzania klientami czy obiegu dokumentów, ale nie będzie to jednak system w pełni służący EOD. Możliwość elektronicznego obiegu dokumentów i system poświęcony EOD to dwie różne sprawy. Teoretycznie taki obieg dokumentów może się odbywać przez e-mail, ale nie będzie to jakościowo porównywalne z tym, co oferują systemy zarządzania dokumentami — DMS (Document Management System), BPM (Business Process Management) lub zarządzania treścią — ECM (Enterprice Content Management). Właśnie te rodzaje systemów powinny być przede wszystkim kojarzone z funkcjonalnością elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak wygląda włączenie firmy w taki obieg?
Czym innym jest zaimplementowanie EOD do przetwarzania dokumentów istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa, czym innym zaś włączenie firmy w obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami. Poza tym na rynku jest kilka rodzajów oprogramowania, które służy EOD z punktu widzenia metodyki wdrażania. Jednym z nich są aplikacje gotowe do użycia od razu, zwane pudełkowymi (z języka angielskiego Out Of The Box), które udostępniają EOD w konkretnych wariantach. Nie podlegają dalszej konfiguracji lub jedynie w niewielkim zakresie. Zaletą tego rodzaju systemów jest czas ich wdrożenia i cena, bowiem włączenie takiego systemu w firmie sprowadza się do instalacji i ewentualnie przeszkolenia użytkowników z jego działania. Duże przedsiębiorstwa decydują się czasem na zlecenie napisania oprogramowania do EOD. W tym przypadku czas wdrożenia jest długi, a cena wysoka. Zaletą takiego rozwiązania jest spore dopasowanie do potrzeb zleceniodawcy, wadą natomiast mała elastyczność — zmiany wiążą się z koniecznością dokonania zmian w kodzie programu. Najczęściej polecane są aplikacje konfigurowane pod konkretną firmę, które udostępniają zestaw narzędzi do tworzenia EOD. Uruchomienie systemu obiegu dokumentów wiąże się z rozpoznaniem potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, zaproponowaniem ścieżek zatwierdzania dokumentów, reguł informowania o zdarzeniach w systemie lub innych elementów, które udostępnia system. Często punktem wyjścia jest analiza procesów biznesowych w firmie. Następnie rozpoznaje się rodzaje dokumentów podlegających EOD. Jeśli zachodzi taka potrzeba, to równolegle rozpoznaje się infrastrukturę sieciową i sprzętową firmy pod kątem wdrożenia systemu. Wadą tego rozwiązania w stosunku do rozwiązań pudełkowych jest wyższa cena i dłuższy czas wdrożenia, zaletą — dopasowanie do konkretnych potrzeb i możliwość rozwoju, zmian i konfiguracji.
Jak przenieść dokumenty w chmurę?
Można to zrobić na dwa sposoby. Dostępne są modele: SaaS (Software as a service) i PaaS (Platform as a Service). W pierwszym koszty użytkowania system operacyjnego i sytemu zarządzania dokumentami (lub innego służącego EOD) wiążą się z cyklicznymi opłatami i zależą od przydzielonych zasobów, np. miejsca zajmowanego na dysku serwera. W drugim „wynajmowana” jest tylko platforma systemowa (np. Windows Server), a oprogramowanie jest zainstalowane na takich samych zasadach jak na serwerze firmowym.
Ile kosztuje specjalistyczne oprogramowanie?
Koszty samego oprogramowania to najczęściej 30-70 proc. kosztów całego wdrożenia. Są jednak systemy udostępnione jako darmowe (np. typu open source), gdzie o koszcie wprowadzenia EOD decyduje jedynie cena wdrożenia. W systemach pudełkowych niemal całość kosztów stanowi cena oprogramowania. Koszty wdrożenia EOD dla firmy zależą od dostawcy oprogramowania i wymagań stawianych systemowi. W przybliżeniu całkowite koszty zakupu i wdrożenia systemu najczęściej oscylują pomiędzy 1 tys. a 4 tys. zł od użytkownika, wliczając w to licencje, wdrożenie i niezbędne szkolenia, przy założeniu typowej implementacji systemu dla kilkunastu do kilkudziesięciu użytkowników.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić?
Rachunki zwrotu kosztów z inwestycji (ROI — Return Of Investment) oblicza się na podstawie szacowanych danych związanych z czasem pracy pracowników. Wszelka zmiana, która powoduje zmniejszenie tego czasu to zysk, który można przeliczyć na złotówki. Jeżeli poprzez zastosowanie systemu EOD uda się wypracować zysk kilkunastu minut pracy dziennie, to na pracownika nie jest on duży. Korzyści finansowe zaczynają się dopiero, kiedy sprawa dotyczy wielu pracowników. Z tego punktu widzenia na oszczędności w firmie składają się: efektywność działania systemu (liczona ilością czasu zaoszczędzonego na tworzeniu, przetwarzaniu, akceptowaniu czy wyszukiwaniu dokumentów), liczba pracowników objętych systemem i ich zarobki. Ciekawym i najmniej oczywistym elementem są zarobki — im więcej zarabiają pracownicy, tym większe oszczędności daje EOD. Przyjęło się, że dla EOD rachunki ROI liczy się na 36 miesięcy. Oznacza to, że jako kryterium opłacalności wdrażania aplikacji przyjmujemy, że koszty poniesione na system i oszczędności wynikające z korzystania z niego zwrócą się najdalej po takim czasie. Według naszych wyliczeń dla różnych firm i okoliczności rachunki ROI związane z wprowadzeniem systemu M-Files wskazują, że inwestycja zwróci się po około 12-24 miesiącach.
EOD w urzędzie
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to przyszłość nie tylko firm, ale także instytucji publicznych. Wyniki badań wskazują, że klienci urzędów (obywatele i firmy) są coraz bardziej zainteresowani dostępem do informacji publicznej. — Dotyczy to zwłaszcza informacji wytwarzanych i gromadzonych przez administrację. Oznacza to, że rozwój systemów e-government powinien iść w stronę połączenia rozwoju zintegrowanych usług elektronicznych z systemami wsparcia procesów administracji — mówi Mikołaj Laguna-Horodniczy z firmy Madkom, oferującej system SIDAS EZD instalowany w urzędach. Jak wynika z badań Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji przeprowadzonego w 2012 r., 46 proc. urzędów korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. To 5 proc. więcej niż w 2011 r. Najwięcej jest ich w woj. dolnośląskim (65 proc.), najmniej w woj. świętokrzyskim (4 proc.). Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w jednostce samorządu terytorialnego polega na dostawie i konfiguracji systemu według wymagań konkretnej instytucji. Przez pierwsze dni odzwierciedla się strukturę organizacyjną jednostki w systemie, konfiguruje się obiegi zdefiniowane (tzw. Workflow) i parametryzuje się system zgodnie z wymaganiami klienta. Następnie szkoli się urzędników.
— Szkolenia dzieli się na grupy tematyczne dostosowane do zakresu prac poszczególnych typów użytkowników: pracowników kancelarii, referatów, kierowników i władzy urzędu, liderów oraz administratorów. Po szkoleniach prowadzi się tzw. asystę uruchomieniową. Polega ona na wsparciu przeszkolonych osób w codziennej pracy przez pracownika naszej firmy. Trwa to około dwóch tygodni — opisuje Dariusz Dziosa, zastępca dyrektora działu handlowego Madkom. Koszt oprogramowania zależy m.in. od wielkości urzędu, zakresu tematycznego wdrożenia, liczby modułów i zdefiniowanych ścieżek obiegu, a także konieczność lub brak integracji systemu SIDAS EZD z innymi: BIP, ePUAP, SIDAS CU.