Żeby zoptymalizować koszty służbowych podróży, nie trzeba ani ograniczać ich liczby, ani standardów. Wystarczy stosować odpowiednią politykę podróżowania, czyli trzymać się pewnych zasad organizowania wyjazdów. Coraz częściej w firmach, które wysyłają pracowników w świat, powstają dokumenty, jasno określające priorytety firmy.
- Ujęte są tam nie tylko kontrakty wynegocjowane z niektórymi liniami lotniczymi i hotelami, ale również sposoby polepszenia jakości podróży poprzez zastosowanie nowych klas rezerwacyjnych, przywilejów wynikających z korzystania z kart kredytowych i programów dla często podróżujących pracowników. Linie lotnicze odchodzą od indywidualnych kontraktów z firmami na rzecz mniej pracochłonnych i ujednoliconych programów lojalnościowych, np. PartnersPlus Benefit grupy Lufthansy, Sascredits linii SAS, BlueBizz Air France/KLM, LOT dla Firm – wskazuje Barbara Dziedzic, dyrektor generalny Club&Travel, autorka poradnika „Podróże służbowe – jak oszczędnie podróżować w kryzysie”.
Wszystko załatwiają
Firmy coraz częściej dostrzegają znaczenie ścisłej współpracy z biurami podróży i możliwość monitorowania wydatków dzięki analizie przygotowywanych przez biura szczegółowych raportów.
- Redukcja kosztów biletów lotniczych jest bardzo trudna, ponieważ taryfa lotnicza stanowi już tylko niewielki procent kosztu biletu, czasem nawet mniej niż 50 proc. Warto więc bardziej się skupić na dokładnym zaplanowaniu podróży i tzw. added value, czyli dodatkowych korzyściach wynikających z zakupu biletu danej linii, niż na obniżce kosztów samej taryfy – podpowiada Barbara Dziedzic.
Optymalizacja kosztów powinna jednak uwzględniać nie tylko oszczędności, ale także komfort podróży.
- Linie lotnicze coraz częściej odchodzą od oferowania korporacjom zniżek i niskich taryf specjalnych, a namawiają do korzystania z nowych ekonomicznych klas przelotu o podwyższonym standardzie. Air France i KLM oferują klasę Premium Voyager z siedzeniami i odstępami pomiędzy rzędami prawie jak w klasie biznesowej i z kateringiem ekonomicznym. SAS oferuje Economy Extra, British Airways – World Traveler Plus. Bilety na te klasy uprawniają do zmian rezerwacji i zabrania większej ilości bagażu podręcznego lub tzw. głównego bez dodatkowej opłaty – mówi autorka poradnika.
Bezpieczeństwo najważniejsze
Paweł Rek, dyrektor generalny Carlton Wagonlit Travel, zauważa większe zainteresowanie firm współpracą z biurami organizującymi podróże służbowe.
- Firmy odmroziły budżety na takie podróże. Jest też coraz więcej nowych klientów, którzy doceniają nie tylko wygodę tej współpracy, czy oszczędności, wynikające z wyboru odpowiedniej opcji podróży, ale przede wszystkim mają poczucie bezpieczeństwa – mówi Paweł Rek.
Ta ostatnia korzyść wynika z możliwości rezerwacji usług i dokonywania w nich zmian w każdym momencie poprzez stronę internetową i tzw. help desk. Rolę biura podróży najbardziej widać w sytuacjach kryzysowych, czyli gdy nie odleci samolot, pasażer spóźni się na rejs, hotel odmówi przyjęcia gościa.
- Mamy narzędzia, które pozwalają zlokalizować podróżujących pasażerów i udzielić im pomocy w trudnej sytuacji. Tak było na przykład ostatnio z naszymi podopiecznymi, którzy podróżowali po Japonii. Z amerykańskich badań wynika, że aż 40 proc. pracowników obawia się podróży służbowych. Dla nich bezpieczeństwo i wsparcie w sytuacjach kryzysowych ma ogromne znaczenie – twierdzi Paweł Rek.
Jeszcze kilka lat temu biura podróży nie pobierały za to opłat, bo dostawały prowizje od firm świadczących usługi turystyczne. Od kilku lat jednak prowizje zniknęły lub zostały znacznie ograniczone.
- Od kiedy biura zaczęły zyskiwać większość przychodów z opłat klientów, bardziej dbają o ich zadowolenie. A jeśli biuro reklamuje się, że nie pobiera opłat, bo utrzymuje się z prowizji, to tak naprawdę je pobiera, ale tak, że klient nawet o tym nie wie – uważa Paweł Rek.