W miarę postępu realizacji projektów doradczych i inwestycyjnych przedsiębiorcy stają przed problemem, jak prawidłowo rozliczyć otrzymane wsparcie. Od początku uruchomienia procedur wiadomo było, że program wymaga sporego zaangażowania ze strony beneficjentów, a osiągnięcie sukcesu będzie wiązało się z wysiłkiem.
Rozliczenia pierwszych projektów zaczęły się już w roku 2005. Pozwoliły one na zidentyfikowanie najważniejszych obszarów, w jakich pojawiały się błędy oraz trudności, jakie napotkali przedsiębiorcy. Dzięki analizie problemów do systemu rozliczania dofinansowania wprowadzono zmiany i ułatwienia. Część zmian miała w pewnym sensie charakter kosmetyczny, choć także usprawniła dokonanie prawidłowego rozliczenia projektu. Jednak część zmian ma charakter systemowy. Do nich należą zmiany, jakie nastąpiły w podstawowych krajowych aktach prawnych regulujących wspieranie projektów w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Procedura uproszczona
Do najważniejszych zmian prawnych należy zaliczyć zniesienie konieczności stosowania procedury uproszczonej udzielenia zamówienia, która obowiązywała w ramach działania 2.3 SPO WKP, w przypadku projektów, gdzie wartość wsparcia w pojedynczym zamówieniu przekraczała 200 tys. EUR. Procedura ta miała swoje zalety, jak na przykład rzeczywiste obniżenie kosztu zakupu urządzeń. Miała też swoje wady. Przede wszystkim była nieprecyzyjna i pozwalała na dużą dowolność interpretacyjną, w wyniku, której mógł ucierpieć zarówno projekt (niezauważone błędy w dokumentacji i zwiększone ryzyko opóźnienia realizacji projektu), jak i przedsiębiorca (wzmożone kontrole uprawnionych instytucji). Zniesienie tej procedury nie oznacza jednak pełnej dowolności w zakupach inwestycyjnych. Firma musi postępować w sposób określony umową. Par. 2 ust. 3 pkt 8 umowy o dofinansowanie nakłada na beneficjenta obowiązek udzielenia zamówienia na podstawie najbardziej korzystnej ekonomicznie oferty z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji. Ponadto zobowiązuje przedsiębiorcę do unikania konfliktu interesów. Przykładowo dokonanie zakupów w firmie powiązanej będzie podstawą szczegółowej analizy zgodności podjętych działań z zapisami umowy.
Osiągnięcie wskaźników realizacji
Zmianą, z której zapewne ucieszy się większość beneficjentów działania 2.1, jak i 2.3 SPO WKP, jest zmniejszenie rygoru osiągnięcia i utrzymania wskaźników produktu, rezultatu i oddziaływania. Zgodnie z obecnie obowiązującą zasadą przedsiębiorca musi osiągnąć wskaźnik produktu co najmniej w 90 proc. Jest to przedmiotem analizy na etapie rozliczenia projektu. W przypadku działania 2.1 również wskaźnik rezultatu powinien być osiągnięty co najmniej w 90 proc. Natomiast w ramach działania 2.3 osiągnięcie wskaźnika rezultatu jest istotne, o ile był on przedmiotem oceny merytorycznej (nowe miejsca pracy). Wskaźniki oddziaływania nie są przedmiotem analizy na etapie rozliczenia projektu. Wiele zaproponowanych przez beneficjentów wskaźników w rzeczywistości nie dotyczy ich przedsiębiorstw, lecz otoczenia, na które wpływ firmy jest bardzo ograniczony. Ich brak lub osiągnięcie w stopniu niezadowalającym nie jest podstawą do wstrzymania wypłaty wsparcia. Jednak jeśli ich osiągnięcie w przyszłości nie będzie możliwe lub niepełne, przedsiębiorca musi złożyć stosowne wyjaśnienia Instytucji Wdrażającej.
Używane środki trwałe
Jak pokazało doświadczenie, zakupy używanych środków trwałych stanowią dużą część wydatków inwestycyjnych w ramach projektów z działania 2.3 SPO WKP. Przedsiębiorcy, którzy się na takie zakupy zdecydowali, stanęli niejednokrotnie przed problemem braku możliwości udokumentowania, że taki środek trwały nie był współfinansowany ze środków pomocy publicznej w okresie 7 lat przed jego nabyciem przez firmę. Dotyczy to przypadków, kiedy środek trwały był własnością podmiotu, który np. upadł lub został zlikwidowany. Jeśli pomimo szczególnej staranności przedsiębiorca uzyskał jedynie przedmiotowe oświadczenie od sprzedającego zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej, wystarczy oświadczenie beneficjenta o niemożności uzyskania deklaracji od poprzedniego sprzedającego wraz z wyjaśnieniem. Jest to istotne złagodzenie procedury, która mogła uniemożliwić skuteczne i prawidłowe rozliczenie zrealizowanego projektu wielu podmiotom. Zastosowanie tego warunku nie jest jednak automatyczne i każdy przypadek jest badany indywidualnie.
Opinie rzeczoznawców majątkowych
Przygotowanie opinii rzeczoznawcy majątkowego (operatu szacunkowego) jest czasochłonne, a także dość kosztowne. Zgodnie z zapisami umowy, w przypadku zakupu nieruchomości, firmy muszą wraz z rozliczeniem przedłożyć opinię rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu. Takie sformułowanie sprawiało trudności w przedłożeniu ważnego dokumentu. Zgodnie z art. 156 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz o zmianie niektórych innych ustaw „operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia, chyba że wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 (tej ustawy)”. Zatem sporządzony operat szacunkowy nie musi nosić dokładnie daty zakupu nieruchomości i zachowuje ważność, o ile spełnia powyższą przesłankę ustawową. Podejście zgodne z zapisami ustawy o gospodarce nieruchomościami pozwala na prawidłowe rozliczenie projektów, obejmujących zakup nieruchomości.
Utrzymanie wskaźników projektu
W przypadku działania 2.3 obowiązek utrzymania celów projektu przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia realizacji projektu wynika z zapisów umowy o dofinansowanie oraz z aktów prawnych. Jednak w przypadku działania 2.1 takich zapisów w umowie nie ma. Jest to ważne dla tych przedsiębiorców, którzy np. uzyskali certyfikaty na okres krótszy niż 5 lat, ponieważ nie mają obowiązku ich odnawiania, aby wypełnić postanowienia umowy dofinansowania.
Ocena wykonawców
We wniosku o płatność oraz sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu w ramach działania 2.1 pojawia się kolejna zmiana. Przedsiębiorcy podają w dokumentacji imię i nazwisko eksperta, który przygotował dokumentację oraz dokonują oceny świadczonych usług. Umieszczenie takiej informacji może przyczynić się do podniesienia jakości usług i wyeliminowania tych doradców, którzy wykonali zamówienie niewystarczająco rzetelnie.
Zmiany w projektach — aneksowanie
Jednym z podstawowych założeń procedury dokonywania zmian w projektach i ich aneksowania jest termin. Od dnia złożenia poprawnie przygotowanego wniosku o dokonanie zmian do podpisania aneksu nie powinno minąć więcej niż 35 dni. Czas realizacji tej procedury nie uległ skróceniu. Jednak w przypadku działania 2.3 pojawiły się istotne usprawnienia, które mogą przedsiębiorcy znacząco ten okres oczekiwania skrócić, a samą procedurę uprościć. Chodzi tu przede wszystkim o cały szereg zmian najczęściej wprowadzanych do umów, na które zgodę wyrazić może Regionalna Instytucja Finansująca (RIF) i w imieniu PARP podpisać z przedsiębiorcą aneks do umowy. Do takich zmian należy np. wyrażenie zgody na przesunięcia między kategoriami wydatków powyżej 10 proc. kategorii, z której następuje przesunięcie, pod warunkiem braku ingerencji w zakres rzeczowy projektu, z wyłączeniem projektów, w ramach których dokonywany jest zakup nieruchomości niezabudowanej. Zatem okres oczekiwania na aneks może być krótszy. W przypadku działania 2.1 aneksy nadal są przygotowywane w PARP, jednak ich podpisanie następuje bez pośrednictwa RIF. Aneksy są przesyłane do firm bezpośrednio przez PARP.
Najwięcej jednak zależy od samego przedsiębiorcy. Złożenie już za pierwszym razem poprawnego wniosku o aneks pozwala na dotrzymanie terminów określonych procedurami przez wszystkie zaangażowane strony.
Zdecydowana większość usprawnień wynika z wykorzystania doświadczeń we wdrażaniu funduszy strukturalnych naszych oraz innych krajów UE. W ramach procedury rozliczenia projektów widać też wyraźne złagodzenie początkowo bardziej restrykcyjnego podejścia instytucji zaangażowanych we wdrażanie działania 2.1 oraz 2.3 SPO WKP. Najważniejsze jednak znaczenie dla przyspieszenia i sprawnego przebiegu procesu rozliczenia ma rozumienie i stosowanie się do umowy i procedur przez samych przedsiębiorców. Prawidłowe rozliczenie projektu zależy przede wszystkim od tego, czy projekt został zrealizowany zgodnie z umową, dotrzymane zostały terminy zamknięcia poszczególnych jego etapów, we właściwym czasie złożony został wniosek o zgodę na wprowadzenie zmian i czy podpisany został aneks do umowy, jeśli zmiany były konieczne. Równie ważna jest dokumentacja projektu. Każdy stwierdzony w niej błąd może oddalić moment wypłaty środków dofinansowania na konto przedsiębiorcy.