Wartość nieściągalnych wierzytelności, którą można zaliczyć w koszty, to tylko jeden z wielu problemów.
Oto kilka wskazówek, jak sobie radzić z zaliczaniem nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych.
Protokół
Za nieściągalne uznaje się wierzytelności, których nieściągalność została odpowiednio udokumentowana w postępowaniu egzekucyjnym lub sądowym. W przypadku, kiedy przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty, wystarczy protokół sporządzony przez podatnika potwierdzający taki stan rzeczy.
Kiedy w koszty
Zgodnie z ogólną zasadą, koszty są potrącalne w roku podatkowym, którego dotyczą, przy czym do ich zarachowania nie jest, z pewnymi wyjątkami, niezbędne ich faktyczne poniesienie w momencie zarachowywania (zasada memoriałowa).
Trudno byłoby wprost zastosować jednak tę zasadę ogólną do nieściągalnych wierzytelności. Najważniejszą wskazówką co do momentu zaliczenia ich do podatkowych kosztów uzyskania przychodu jest brzmienie przepisów ustaw podatkowych, z analizy których wynika, że nie można zaliczyć nieściągalnych wierzytelności w koszty podatkowe przed momentem udokumentowania ich nieściągalności. Tak więc, nieściągalne wierzytelności mogą zostać zaliczone w koszty najwcześniej w miesiącu, w którym ich nieściągalność została udokumentowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Netto czy brutto
Kwestią budzącą sporo emocji wśród podatników jest określenie wartości, którą można zaliczyć w koszty podatkowe. Jest to szczególnie istotne dla podatników VAT. Zgodnie z zasadą jego neutralności, w momencie wystawienia faktury, do przychodów podatkowych zaliczana jest jedynie jej wartość netto. W konsekwencji, w przypadku wystąpienia nieściągalności wierzytelności wynikającej z takiej faktury, do kosztów podatkowych również należy zaliczyć wartość netto. Mimo iż podatnik musiał „skredytować” niesumiennego kontrahenta i odprowadzić podatek VAT od faktury, nie będzie mógł wydatkowanej w ten sposób kwoty zaliczyć do kosztów podatkowych.
Analogicznie, w przypadku odsetek naliczonych od nieściągalnej wierzytelności, ponieważ nie stanowią one przychodu podatkowego wierzyciela, jeśli nie zostały faktycznie zapłacone, nie będą mogły być uznane za koszt podatkowy w momencie udokumentowania nieściągalności wierzytelności.
Wykaż w przychodach
Należy podkreślić, że w przypadku zwrotu wierzytelności, które zostały wcześniej uznane za nieściągalne i jako takie zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, ich wartość stanowi przychód podatkowy. Oznacza to, iż będą one podlegały opodatkowaniu.
Tu ponownie pojawia się wątpliwość, w jakiej kwocie należy zarachować przychód. Ponieważ w momencie uznania wierzytelności za nieściągalną, do kosztów uzyskania przychodu zaliczono jej kwotę netto, analogicznie do przychodów powinna zostać zaliczona również kwota netto zwróconej wierzytelności. Zwrócona równowartość VAT winna natomiast być potraktowana jako zwrot wydatku nie będącego kosztem i nie zwiększać przychodów do opodatkowania. Gdyby kontrahent zapłacił odsetki, byłyby one przychodem podatnika w dacie ich otrzymania.
Magdalena Zasiewska, Senior Manager Tax Department Deloitte