W jednym z wywiadów Peter Drucker, uznawany za autorytet w dziedzinie przywództwa i zarządzania, udzielał rad liderom organizacji non-profit. Jedno z jego wskazań brzmiało: Celem zarządzania jest uczynienie kościoła znakomitym kościołem, a nie znakomitym biznesem. Coś podobnego można powiedzieć o wdrożeniach ERP (czyli systemów informatycznych służących do wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem): ich celem jest uczynienie firmy produkującej, oferującej usługi, sprzedającej znakomitą firmą produkującą, oferującą usługi, sprzedającą, a nie znakomitą firmą technologiczną. Ta wskazówka Druckera unaocznia, że we wdrożeniach programów informatycznych w firmach nie chodzi o technologie, lecz o zakupy, produkcję, księgowość i inne działania przedsiębiorstwa, które dzięki technologiom można usprawnić. Jeśli jednak technologie zostaną źle wdrożone, użytkownicy będą się skupiali na nich zamiast na procesach biznesowych. Jak zatem efektywnie wprowadzić system ERP? Stosuje się przy tym kroki typowe dla zarządzania: planowanie, organizowanie, kontrola, motywacja.
Zacznij od analizy
Warunkiem dobrego planowania i organizowania jest analiza przedwdrożeniowa — element często pomijany lub traktowany po macoszemu, choć zależy od niego powodzenie przedsięwzięcia. Pozwala ustalić, czego sobie życzy klient i które dziedziny jego działalności wymagają wsparcia przez system ERP.
— Głównym celem analizy przedwdrożeniowej jest identyfikacja i opis procesów biznesowych, które będzie wspierał system, wskazanie niezbędnych funkcjonalności rozwiązania i określenie zakresu organizacyjnego wdrożenia — tłumaczy Bartłomiej Denkowski, menedżer przedsprzedaży IFS Poland.
Analiza pomaga nazwać główne cele przedsięwzięcia i sposoby ich realizacji, a także spodziewane korzyści biznesowe. Tylko dzięki niej można przygotować bezpieczny harmonogram prac i oszacować koszty.
Kryteria. Kierować się ceną to za mało. Trzeba uwzględnić stosunek jakości do ceny i zakres funkcjonalności systemu ERP — mówi Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarchu.
— Ważną częścią analizy przedwdrożeniowej jest ocena infrastruktury technicznej przedsiębiorstwa i wyszczególnienie potrzeb dotyczących jej rozbudowy. Ważne, by mieć przy tym szerszą perspektywę: zdawać sobie sprawę, że system powinien rosnąć wraz z przedsiębiorstwem — mówi Bartłomiej Denkowski.
Nic o nas bez nas
Szukanie najlepszych rozwiązań, gorące dyskusje, burze mózgów — w to wszystko warto włączać tych, którzy będą korzystali z systemu. Nie dość, że tzw. zwykli fachowcy dostarczą dostawcy cennychinformacji, opinii i sugestii, to jeszcze uznają inicjatywę za własną.
— Przedsiębiorca, który planuje zakup rozwiązania IT, najpierw powinien przeprowadzić wśród pracowników audyt. Uzyska dzięki temu odpowiedź na pytanie, jakie funkcje, ich zdaniem, powinien pełnić system ERP. To połowa sukcesu. Skoro będzie to narzędzie ich codziennej pracy, muszą być przekonani, że wdrożenie ułatwi im życie — podkreśla Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes spółki Comarch, dyrektor sektora Comarch ERP.
Następny krok to wybór dostawcy. Na polskim rynku ERP panuje ostra konkurencja, dlatego dostawcy rywalizują głównie ceną. Ku zadowoleniu firm o skromnych budżetach. Wiceprezes Rymarczyk rozumie przedsiębiorców, którzy patrzą na każdą wydaną złotówkę. Ale podpowiada, by zwrócić uwagę na stosunek jakości do ceny i zakres funkcjonalności rozwiązania. Optymalizację kosztową — dodaje — może przynieść rezygnacja z systemów zagranicznych na rzecz polskich produktów. Tą drogą poszedł m.in. producent wyposażenia łazienkowego Cermag.
— Opolska firma postawiła na system Comarch ERP XL, ponieważ byliśmy w stanie go wdrożyć za dobra cenę, oferując wszystkie funkcje właściwe dla zachodniego systemu i dodając wiele nowych — zachwala Zbigniew Rymarczyk. Po czym poznać stabilnego i solidnego dostawcę, jeśli nie stoi za nim rozpoznawalna marka? Na bieżąco dostosowuje oprogramowania księgowe do zmian w przepisach prawnych — to różni go od konkurencji, a użytkownikowi daje poczucie bezpieczeństwa.
— Elastyczność systemu jest istotna szczególnie w Polsce, gdzie legislacyjne modyfikacje są częste. Jeżeli rozwiązanie nie ma tej cechy, dostosowywanie się do zmian może zająć znaczniej więcej czasu, co negatywnie wpływa na działalność przedsiębiorstwa — zaznacza Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania w spółce Macrologic.
Rozwiązanie na wyrost
Kolejnym znakiem rozpoznawczym rzetelnego oferenta jest duży wybór rozwiązań, także w popularnym ostatnio modelu chmury obliczeniowej. — Dzisiejsze potrzeby to jedno, a to, czego przedsiębiorca będzie potrzebował jutro z powodu rozwoju firmy, to coś zupełnie innego. Bogata oferta produktów od jednego dostawcy ułatwi w przyszłości kolejne wdrożenia i zagwarantuje sprawną integrację kilku systemów — przekonuje przedstawiciel Comarchu. Jego zdaniem, dobry dostawca nie ogranicza się do zaspokojenia potrzeb zgłoszonych przez klienta lub rozwiązania zidentyfikowanych problemów. Proponuje dodatkowe produkty, usługi, funkcjonalności, które pozwolą uzyskać większe korzyści z systemu ERP.
— Przykład: ograniczając budżet, firmy często chcą zrezygnować z zakupu BI, czyli analityki biznesowej. Twierdzą, że wystarczą im operacyjne elementy systemu ERP: finanse, HR, produkcja, logistyka, sprzedaż. O profesjonalizmie dostawcy świadczy to, że rekomenduje BI jako narzędzie umożliwiające szybsze osiągnięcie zwrotu z inwestycji — wyjaśnia Zbigniew Rymarczyk. Wysokiej klasy systemy, kompetencje dostawcy, dogłębne rozpoznanie potrzeb przyszłego użytkownika — to warunki konieczne efektywnego wdrożenia, ale niewystarczające. Problemy z komunikacją mogą zniweczyć wszystkie nakłady i wysiłki.
— Idealna sytuacja jest wtedy, gdy integrator słucha klienta i na odwrót. Niekiedy jednak dostawca próbuje narzucić swoje pomysły albo nabywca zmienia swoją wizję, priorytety, naciska na skrócenie harmonogramu lub obcięcie budżetu. Z tego biorą się konflikty, które spowalniają działania i negatywnie oddziałują na organizację i jakość pracy — opisuje Tomasz Niebylski, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży w SAP Polska. Dostawcy IT powinni wspierać firmy także po wdrożeniu, szkoląc pracowników, reagując na ich zgłoszenia, uaktualniając oprogramowanie. Czy spory i wzajemne pretensje temu sprzyjają? Nawet jeśli dąsający się na siebie partnerzy doprowadzą przedsięwzięcie do końca, ich drogi prawdopodobnie się rozejdą. &
Komentarz: Przepis na udane wdrożenie ERP — 6 rad dla przedsiębiorców
Łukasz Marciniak, dyrektor działu sprzedaży Unit4 Polska
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu klasy
ERP firma może przyspieszyć najważniejsze procesy, takie jak realizacja zleceń, obieg dokumentów i informacji w firmie, a co za tym idzie — uzyskać lepszy wynik finansowy. Z badań przeprowadzonych przez Software Advice (Gartner) wynika, że podczas pierwszego zakupu zazwyczaj najbardziej liczy się kryterium ceny. Przy drugim wyborze dostawcy dzięki nabytemu doświadczeniu staje się ona dopiero piątym w kolejności wskaźnikiem wyboru. Oto sześć najważniejszych spraw, które należy przeanalizować, wybierając dostawcę oprogramowania ERP.
Dopasowanie systemu do mocnych stron firmy Dobór odpowiedniego systemu IT dla biznesu to skomplikowany proces. Aby go usprawnić, przedsiębiorca powinien skupić się na 3-4 rozwiązaniach najbardziej przystających do profilu jego działalności, a następnie ocenić funkcjonalności, które pomogą mu wzmocnić przewagę nad konkurencją.
Dokładna analiza kosztów Analiza kosztów nie powinna się opierać wyłącznie na początkowych kosztach zakupu systemu, ale musi również uwzględniać koszty jego utrzymania i rozwoju. Firma powinna wybrać takie rozwiązanie, które zminimalizuje kolejne inwestycje w system.
Możliwości rozwoju systemu Patrzenie w przyszłość to niezwykle ważny aspekt doboru IT dla biznesu.
Przedsiębiorca powinien zadać sobie następujące pytania: Jak moja firma
będzie wyglądała za dwa, a jak za pięć lat? Jakie rozwiązania będą mi
wtedy potrzebne? Czy dostawca dysponuje odpowiednimi zasobami
i potencjałem, aby mi je dostarczyć?
Dostosowania systemu do zmian prawnych Kolejna ważną sprawą jest dostosowanie systemu do zmian prawnych. Czy dostawca zapewnia je na czas i w ramach pakietu? Czy ogranicza się jedynie do głównych
ustaw, a za pozostałe aktualizacje trzeba mu dodatkowo zapłacić?
System i zmiany w firmie Przedsiębiorca powinien się także upewnić, czy system jest w stanie łatwo przystosować się do zmian w organizacji (np. restrukturyzacja,
przemodelowanie obiegu informacji etc.)
Obsługa klienta Wdrożenie systemu ERP to wieloetapowy proces wymagający bieżących konsultacji, dlatego warto sprawdzić, jakie wsparcie w tej dziedzinie oferuje dostawca.
Czy ma zespół wykwalifikowanych konsultantów, którzy są gotowi w każdej chwili pomóc w rozwiązaniu ewentualnego problemu z nowym oprogramowaniem?