Wszystko gra

Jan Kaliński
18-10-2006, 00:00

BI, ERP, CRM to różne systemy wspierające prowadzenie firmy. Coraz ważniejsza jest współpraca między nimi.

Na początku wszystkie systemy wspomagające zarządzanie były prostymi aplikacjami o szczątkowych możliwościach integracji. Informacje między poszczególnymi programami wymieniane były ręcznie lub półautomatycznie. Efektem tego były duże nakłady pracy oraz częste niespójności danych.

— W miarę rozwoju systemów następowała coraz większa integracja modułów. W szczególności w systemach ERP, gdzie dane stały się dostępne online, dzięki czemu informacja wprowadzona w jednym miejscu stała się od razu dostępna w pozostałych obszarach oprogramowania — mówi Janusz Kobyra, konsultant w QAD Polska.

Użytkownicy wymagają prawdziwych oraz szczegółowych danych, aby móc podejmować właściwe decyzje biznesowe. Spełnienie tych oczekiwań możliwe jest tylko w przypadku, gdy dostępne programy są zintegrowane, a wymiana danych następuje w sposób automatyczny i na bieżąco.

— Jeżeli oprogramowanie, którego używamy w firmie, nie jest zintegrowane, nie ma możliwości spełnienia powyższych warunków. Tym samym powstaje duże ryzyko podejmowania mylnych decyzji. W okresie długofalowym takie błędy stają się dla firmy zbyt kosztowne i stanowią zagrożenie dla jej rozwoju. Z drugiej strony podejmowanie trafnych decyzji wspiera firmę i umacnia jej pozycję na rynku — mówi Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group.

Największą popularnością wśród przedsiębiorców cieszy się oprogramowanie CRM i ERP. Coraz częściej firmy inwestują w rozwiązania BI, które analizują dane spływające z pozostałych systemów informatycznych.

Jednak to ERP wciąż jest podstawą funkcjonowania oprogramowania biznesowego przedsiębiorstwa. Od tego, jak będzie współpracować z pozostałymi systemami, zależy sukces wymiany informacji w firmie.

ERP i BI

System ERP gromadzi i przetwarza dane dotyczące całej firmy. Można powiedzieć, że jest firmowym krwiobiegiem.

— Narzędzia klasy BI pozwalają ten strumień danych uporządkować, zamienić w informację biznesową, która dostarcza decydentom uporządkowanych danych na temat wyników, kosztów, wąskich gardeł, zyskowności itp. — mówi Piotr Krzysztoporski, menedżer relacji z klientami w Epicor Software Poland.

Coraz częściej producenci rozwiązań klasy ERP integrują narzędzia bussines intelligence.

— W podejściu naszej firmy systemy ERP i BI są z założenia zintegrowane. W najnowszej wersji oprogramowania klasy ERP firmy SAP — mySAP ERP 2005 — system business intelligence jest już integralną częścią systemu ERP, wspomaga i ujednolica raportowanie, konsolidację danych, analitykę i strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem. Również może funkcjonować jako samodzielny system zasilany nie tylko z ERP — opisuje Jacek Bugajski, architekt rozwiązań w firmie SAP.

Systemy ERP są dla aplikacji BI źródłem danych. Oprogramowanie analityczne zaopatruje się w informacje w hurtowniach danych.

— Od strony technicznej w mocnym uproszczeniu współpraca między ERP a BI opiera się na zdefiniowaniu miejsca i sposobu pobierania danych do przetworzenia i analizy — mówi Adam Bomersbach, kierownik produktów ERP w firmie Lumena.

Nowe trendy we współpracy między ERP a BI przesuwają BI z końca procesu do jego środka.

— Systemy BI zasilane na bieżąco aktualnymi danymi, dostępne dla osób realizujących poszczególne etapy procesu, pozwalają na podejmowanie lepszych decyzji w bieżących działaniach, a nie tylko na wyciąganie wniosków na przyszłość. Na przykład dostępna z BI w ciągu sekund analiza zakupów zrealizowanych podczas kilku ostatnich lat przez klienta może wskazać właściwy sposób obsługi podczas rozmowy telefonicznej — mówi Tomasz Kotowski, menedżer ds. rozwoju integracji aplikacji w Sybase Polska.

CRM a ERP

Podobnie jak w integracji między BI a ERP korzystne dla firmy jest integrowanie systemu ERP z CRM. Różnica w przypadku systemu CRM jest taka, że wymagany jest przepływ informacji między systemami w obu kierunkach.

Systemy CRM wspierają firmy w sprawnej obsłudze kontaktów z klientami. Treścią tych kontaktów jest jednak często informacja przetwarzana w modułach ERP — np. informacje o płatnościach, stanie realizacji zamówienia itd.

— Niezbędne jest zatem, aby osoba kontaktująca się z klientem miała dostęp do niektórych aktualnych informacji z systemów ERP. Sposób, w jaki dostęp ten będzie zrealizowany, rzutuje na jakość obsługi klienta. Bywa, że systemy CRM są zintegrowane z modułami ERP i automatycznie podają użytkownikowi aktualne i kluczowe dla obsługi klienta informacje — mówi Tomasz Kotowski.

Niestety, wciąż zdarzają się przypadki ewidentnego braku współpracy między CRM a systemami ERP.

— Skutki takiej sytuacji są łatwe do przewidzenia — sfrustrowany i źle obsłużony klient staje się byłym klientem — czego sam miałem okazję ostatnio doświadczyć w przypadku jednego z największych działających w Polsce usługodawców — dodaje Tomasz Kotowski.

Z połączenia ERP i CRM powstaje wsoko zautomatyzowane narzędzie.

W zintegrowanym systemie każde działanie w jednej aplikacji może spowodować reakcję w innej.

— Przykładowo założenie zlecenia sprzedaży może być „sygnałem” dla systemu sprzedażowego i księgowo-finansowego do zafakturowania danego klienta. Możliwości są bardzo duże, wszystko zależy od tego, jakie rozwiązania posiada przedsiębiorstwo oraz jak „mocna” jest integracja — mówi Adam Bomersbach.

Tak jak w przypadku BI, narzędzia CRM coraz częściej stają się integralną częścią rozwiązań ERP.

— System mySAP CRM w wersji wolno stojącej posiada pełną integrację obustronną z systemem ERP. Również dzięki enterprise SOA obecnie nie trzeba wdrażać pełnej funkcjonalności systemu CRM, kiedy mamy ERP, gdyż część procesów biznesowych jest wspólna i można z nich skorzystać w ERP bądź odwrotnie — mówi Jacek Bugajski

— Integracja z systemem ERP jest kolejnym kluczowym zagadnieniem. Nie ma się co łudzić, bez niej nie powiedzie się żadne wdrożenie systemu CRM — dodaje Marcin Sokołowski, regional marketing manager w Epicor Software Poland.

Nic jej nie zatrzyma

Dalsza integracja systemów z pewnością będzie postępować.

— Firmy poza kluczowymi informacjami poszukują również „jednej wersji prawdy” dotyczącej ich danych. Jest to możliwe pod warunkiem zgromadzenia „oczyszczonych” danych z wielu systemów w jednej uporządkowanej hurtowni danych — mówi Ryszard Sadowski.

Stąd już tylko jeden krok do zbudowania bardzo efektywnych rozwiązań analitycznych, raportujących i planistycznych.

Na rynku obserwujemy dwie główne tendencje w dziedzinie integracji systemów informatycznych. Pierwsza polega na wdrażaniu gotowych, zintegrowanych „kombajnów” składających się z modułów połączonych przez ich producentów. Drugi, bardzo promowany kierunek, to architektura ukierunkowana na usługi (SOA — service oriented architecture).

— To właśnie SOA wydaje się odpowiedzią na rosnące wymagania zmiennego biznesu. Zakłada, że poszczególne programy, a nawet ich części, świadczą usługi biznesowe, których konsumentem może być pracownik firmy lub inne oprogramowanie, niezależnie od technologii, w jakiej działa. Otrzymujemy pudełko klocków, które możemy łatwo łączyć w formy najlepiej wspierające bieżące i przyszłe potrzeby biznesu — opisuje Tomasz Kotowski.

Jacek Bugajski dodaje, że to, co się obecnie dzieje w informatyce na świecie, zmierza właśnie do ujednoliconej współpracy aplikacji, część funkcjonalności zaczyna się konsolidować, a pozostałe zaczynają komunikować się ze sobą za pomocą tzw. enterprise services, czyli usług biznesowych, których repozytorium jest przechowywane centralnie.

Integracja będzie postępować z dwóch powodów. Ze względu na wymagania użytkowników i ze względu na konsolidację w branży IT. Szczególnie wśród dostawców oprogramowania biznesowego. Konsolidacja jako sposób na zdobywanie rynku doprowadziła do sytuacji, w której niektórzy dostawcy mają obecnie pod jedną marką kilkadziesiąt różnych systemów biznesowych, często napisanych w zupełnie różnych technologiach na konkurencyjne platformy.

— Jest oczywiste, że utrzymywanie i rozwijanie wszystkich nie ma biznesowego uzasadnienia i tylko wybrane będą integrowane w jeden nowoczesny produkt. To oznacza, że część klientów będzie musiała przejść na inny system, a łatwość integracji z posiadanymi rozwiązaniami może zdecydować o wyborze danej aplikacji — mówi Piotr Krzysztoporski.

Przyszłość to standardy

Producenci systemów informatycznych, w tym ERP, już od długiego czasu oferują platformy integracyjne. Przykładem może być Microsoft z MS Biztalk czy SAP, który od kiedy wprowadził NetWeaver, stał się posiadaczem nie tylko platformy do całego pakietu własnych rozwiązań, ale także do integracji z aplikacjami trzecimi.

— Już od dłuższego czasu na rynku istnieją rozwiązania pozwalające np. na zarządzanie podróżami służbowymi, które integrują się np. z systemami do rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych itd., hoteli czy nawet wypożyczalni samochodów. Dzięki integracji rozwiązania informatyczne przestają być samodzielnymi narzędziami, swoistymi wyspami w przedsiębiorstwie, na których siedzą pracownicy działów pracujących w tych systemach — mówi Adam Bomersbach.

Rynek będzie się rozwijać. Jednak bez standaryzacji systemy informatyczne nie będą wydajne. Dzisiaj lista języków komunikacji między systemami jest bardzo długa.

— Już od dłuższego czasu producenci rozwiązań informatycznych budują i rozwijają własne platformy integracyjne nie tylko dla własnych systemów informatycznych, ale także w celu zbudowania standardów, z których mogą korzystać klienci posiadający systemy informatyczne różnych marek — przekonuje Adam Bomersbach. n

Współpraca ERP z menedżerem

Współczesne aplikacje wspomagające zarządzanie w firmie znacznie się różnią od swoich poprzedników sprzed 10-12 lat. Odmienność nie polega jedynie technologii, która zrobiła postęp niewyobrażalnie duży. Podstawową widoczną różnicą jest interfejs. Nowoczesne programy przeznaczone są dla nowoczesnych menedżerów, to znaczy ludzi rozumiejących biznes, który prowadzą, umiejących sprawnie poruszać się w środowisku arkuszy kalkulacyjnych, raportów, zestawień. Interfejs systemu nie ogranicza menedżera do listy zestawień czy raportów dostępnych w starszych programach. Najczęściej na etapie wdrożenia dobrane są podstawowe, krytyczne dla firmy czy użytkownika raporty czy zestawienia. Dalej to narzędzie pozwala w dowolny sposób kojarzyć zarejestrowane dane, tworzyć przekrojowe analizy, śledzić wybrane procesy. Istotną cechą takiego nowoczesnego programu czy interfejsu jest możliwość dostępu do wszystkich zgromadzonych informacji w łatwy sposób, w czasie rzeczywistym. Konieczna jest również możliwość analizowania danych w różnych, często odległych biznesowo przekrojach. Stosowane obecnie bazy danych pozwalają technologicznie na tworzenie takich aplikacji. Ważne jest jednak zapewnienie właściwej łatwości obsługi wielkiej ilości danych. Współcześnie stosowane systemy dają możliwość tworzenia kokpitów menedżerskich. Jest to zazwyczaj lista kilku — kilkunastu zestawień istotnych dla danego procesu czy grupy procesów. Podstawową zaletą takich zestawień jest opcja drill-down pozwalająca monitorować przebieg procesów i w każdej chwili mieć dostęp nie tylko do wyników, ale również ich źródeł. Przykładem jest na przykład zestawienie dla dyrektora finansowego opisujące liczbę dni przeterminowania faktur. Jeżeli jest ono zgodne z założeniami, nie ma potrzeby analizowania szczegółów. Jeżeli są odchylenia, z poziomu samego zestawienia można dotrzeć do każdego dokumentu źródłowego i wykryć przyczynę nieprawidłowości. Podobnie dzieje się w procesie realizacji zamówień — jeżeli jest on różny od założonego, natychmiast można dotrzeć do źródeł problemu i eliminować je — korzystając z całej wiedzy w organizacji. Standardem jest także dostęp do danych przez internet.

Jacek Kowalak

dyrektor ds. sprzedaży Exact Software Poland

Rozwój a integracja aplikacji biznesowych

Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, obejmującego większość obszarów działalności firmy to proces, który składa się z kilku faz. Ostatnią z nich jest dbałość o aktualność stosowanych rozwiązań i ich optymalizację ze względu na zmieniające się potrzeby i rosnące wymagania. Ta faza nigdy się praktycznie nie kończy. Należy zwrócić uwagę na to, że modyfikacje czy uzupełnienia stosowanych rozwiązań powinny być dyktowane potrzebami biznesu, a nie nowinkami na rynku systemów informatycznych.

Możliwych jest wiele sposobów uzupełnienia czy zmiany stosowanych rozwiązań, a ogólnie konieczna jest właściwa integracja wykorzystywanych aplikacji z nowymi, czy też uzupełnienie już funkcjonujących o nowe elementy. Realizacja takich projektów staje się, dzięki rozwojowi technologii informatycznych, coraz łatwiejsza. Większość dostępnych na rynku rozwiązań buduje się z wykorzystaniem komercyjnych narzędzi informatycznych, a tworzone systemy są otwarte i elastyczne. Łączenie ze sobą rozwiązań wielu producentów, wykorzystujących różne bazy danych nie stanowi poważniejszego problemu, jeśli tylko stosowane są standardowe, dostępne na rynku rozwiązania. Integracja może odbywać się na różnych poziomach i zawsze winna być sterowana rzeczywistymi potrzebami firmy i celami, które chce osiągnąć. Oczywiście trudniej jest to wykonać w przypadku autorskich, dedykowanych systemów, rozwijanych samodzielnie przez całe lata, ale takich przypadków jest coraz mniej.

Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że niekoniecznie najlepszym rozwiązaniem dla firmy poszukującej BI czy CRM jest zakupienie ich u tego samego dostawcy, który dostarczył podstawowy system transakcyjny. Często nie jest to ani najtańsze, ani najłatwiejsze we wdrożeniu, ani też — co najważniejsze — najbardziej odpowiednie dla konkretnej firmy rozwiązanie. Sposób na optymalne dopasowanie do indywidualnych potrzeb to często właśnie łączenie najlepszych dla klienta elementów różnych systemów, z różnych źródeł — metoda „best of breed”.

Pojęcia BI czy CRM są bardzo pojemne i ich wdrożeń nie należy zawsze utożsamiać z wielkimi i bardzo kosztownymi projektami. Innych narzędzi BI potrzebuje międzynarodowa korporacja finansowa, a zupełnie innych średniej wielkości firma produkcyjna. Wiele elementów BI, takich jak tematyczne hurtownie danych, wielowymiarowe analizy czy prognozowanie na podstawie zgromadzonych danych historycznych można zbudować przy użyciu posiadanego serwera bazy danych, korzystając jedynie z usług kompetentnych konsultantów, którzy właściwie zaprojektują odpowiednie mechanizmy. To wszystko kwestia skali i oczekiwań, a także pewnej etapowości w rozwoju zaawansowanych rozwiązań. Generalnie, jak w każdym projekcie, należy ocenić koszt i oczekiwane efekty przedsięwzięcia. Często relatywnie niewielkim kosztem można wiele osiągnąć, otrzymując w zamian nieocenione narzędzie w budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Maciej Zachara

dyrektor marketingu Qumak-Sekom

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu