Wiosną podpisane zostały dwie istotne ustawy regulujące zatrudnianie cudzoziemców. Obie weszły w życie 1 czerwca. Pierwsza ustawa - o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - przynosi uproszczenia w procedurach związanych z legalizacją pracy. Jej celem jest też ograniczenie nadużyć związanych z przyjmowaniem do pracy obcokrajowców. Regulacje drugiej ustawy - o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej - będą miały wpływ m.in. na liczbę przyznawanych obcokrajowcom zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.
- Najważniejsze zmiany to przede wszystkim większe obowiązki informacyjne po stronie pracodawcy oraz skrócenie terminów raportowania zmian w zatrudnieniu cudzoziemców. Wprowadzenie obowiązku przesyłania umów, nowe ograniczenia dotyczące zezwoleń oraz możliwość odmowy ich wydania w przypadku outsourcingu znacząco zmieniają sposób organizacji pracy
z obcokrajowcami – mówi Daniel Nowakowski z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.
W dobrą stronę
Zdaniem Nadii Winiarskiej, ekspertki Konfederacji Lewiatan, zmiany w przepisach częściowo odpowiadają na postulaty przedsiębiorców.
- Pozytywnie oceniamy elektronizację procedur i zniesienie testu rynku pracy. Jednocześnie nowe regulacje wprowadzają dodatkowe obowiązki i ograniczenia, które mogą utrudnić legalizację zatrudnienia, szczególnie w branżach zależnych od pracy migrantów. Część przepisów sformułowana jest w sposób ogólny, co rodzi wątpliwości interpretacyjne i może prowadzić do niepewności co do ich stosowania w praktyce. Mamy jednak nadzieję, że uszczelnienie procedur przyczyni się do eliminacji nieuczciwych praktyk, co w dłuższej perspektywie może skrócić czas trwania postępowań administracyjnych i zwiększyć przewidywalność systemu - mówi Nadia Winiarska.
– Nowe przepisy upraszczają i przyspieszają proces legalizacji pracy cudzoziemców, ale jednocześnie nakładają na pracodawców nowe obowiązki oraz znacząco podnoszą ich odpowiedzialność. Warto też mieć na uwadze zaostrzone kary mogące spędzać sen z powiek wielu firmom, które nie mają wystarczająco dużo czasu oraz wiedzy przy zatrudnianiu cudzoziemców. Pracodawcy muszą być bardziej czujni, bo każda pomyłka może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dlatego warto planować działania legalizacyjne z wyprzedzeniem, a także korzystać z profesjonalnego wsparcia w zatrudnianiu cudzoziemców – dodaje Daniel Nowakowski.
Poniżej przybliżamy najważniejsze zmiany dotyczące przyjmowania do pracy obcokrajowców.
Elektronizacja procedur
Proces uzyskiwania zezwoleń na pracę ulegnie pełnej digitalizacji – zatem wszystkie działania związane z wnioskowaniem, składaniem wyjaśnień, odwołań i dostarczaniem dokumentów będą realizowane tylko za pomocą systemu teleinformatycznego na portalu praca.gov.pl. System zintegruje dane m.in. z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Straży Granicznej. Powinno to usprawnić kontrolę legalności zatrudniania cudzoziemców. Powstanie też baza wynagrodzeń, która pozwoli ocenić zgodność ofert pracy z lokalnym rynkiem. Następnym etapem cyfryzacji ma być częściowe wprowadzenie elektronicznej obsługi procedur dotyczących legalizacji pobytu, co oznacza, że wnioski o zezwolenie na pobyt będą składane wyłącznie w formie elektronicznej.
Brak testu rynku pracy
Nowe przepisy likwidują obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy czyli uzyskiwania informacji starosty. Uznano, że w warunkach niskiego bezrobocia nie jest on już skutecznym narzędziem weryfikacji dostępności pracowników. Jeśli lokalna sytuacja na rynku pracy się pogorszy, wtedy starostowie będą mogli wprowadzić ograniczenia – np. listy zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limity zatrudnienia w poszczególnych regionach, sektorach lub firmach. Dla pracodawców ta zmiana jest dużym uproszczeniem i daje oszczędność czasu – nie muszą już oni czekać na informację starosty, co przyspieszy proces zatrudniania.
Gdy cudzoziemiec nie podejmie pracy
Nowe przepisy wydłużyły termin zgłoszenia niepodjęcia pracy przez cudzoziemca. Pracodawca, który zatrudnia taką osobę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, ma siedem dni na poinformowanie urzędu pracy o podjęciu przez nią pracy oraz 14 dni na poinformowanie o niepodjęciu zatrudnienia. Wcześniejszym terminem było siedem dni. Jego wydłużenie stanowi dla firm uproszczenie, zwłaszcza gdy obcokrajowiec zacznie pracę z opóźnieniem. Dzięki zmianie pracodawca może uniknąć obowiązku składania dwóch oddzielnych zgłoszeń - najpierw o niepodjęciu pracy, a później o jej rozpoczęciu.
Wcześniejsze zakończenie pracy
Nowe przepisy zobowiązują pracodawców do informowania urzędu pracy o tym, że obcokrajowiec nie podejmie zatrudnienia przed terminem, który został wskazany w danym dokumencie, a także starosty o tym, że cudzoziemiec zakończył pracę przed wskazanym w oświadczeniu terminem. Celem tej nowej powinności jest wyeliminowanie sytuacji, gdy firmy stosują oświadczenia bez zamiaru faktycznego zatrudnienia obcokrajowca. Warto zauważyć, że po zgłoszeniu definitywnego niepodjęcia lub wcześniejszego zakończenia pracy dane oświadczenie zostaje usunięte z ewidencji. To oznacza, że cudzoziemiec nie będzie już na jego podstawie mógł podjąć pracy ani uzyskać wizy w celu przyjazdu do naszego kraju.
Informacja do urzędu wojewódzkiego
Według nowych przepisów to pracodawca, a nie cudzoziemiec ma powinność poinformowania urzędu wojewódzkiego o zakończeniu pracy przez osobę zatrudnioną na podstawie karty pobytu wydanej na jego firmę. Długość terminu zgłoszenia się nie zmieniła – to 15 dni od dnia zakończenia pracy. To ważny obowiązek – jeśli firma go nie dopełni, grozi jej nałożenie grzywny.
Ograniczenia w uzyskaniu zezwoleń
Po zmianach w przepisach pojawiły się nowe przesłanki odmowy wszczęcia postępowania o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Takiego zezwolenia nie będą mogli uzyskać obcokrajowcy przebywający w Polsce na podstawie określonych rodzajów wiz – m.in. wiz turystycznych, studenckich, szkoleniowych, leczniczych czy wydanych przez inne państwa strefy Schengen. Dotyczy to również cudzoziemców mających dokument pobytowy wydany przez inne państwo członkowskie strefy Schengen np. kartę pobytu. Pracodawcy powinni zwrócić uwagę na te przesłanki - będą musieli dokładnie weryfikować dokumenty pobytowe i wcześniej podejmować działania legalizujące pracę obcokrajowców.
Mniej czasu na przekazanie informacji
Z trzech do dwóch miesięcy skrócony został termin, w jakim pracodawca ma obowiązek poinformowania wojewody o ważnych zmianach związanych z zatrudnieniem cudzoziemca. Chodzi np. o sytuacje, gdy taka osoba nie rozpoczęła pracy w terminie, miała w niej ponad dwumiesięczną przerwę lub zakończyła ją wcześniej niż dwa miesiące przed terminem ważności zezwolenia. Przed zatrudnieniem obcokrajowca firma musi też przesłać kopię umowy do urzędu wojewódzkiego przez platformę praca.gov.pl. Po zmianach uzyskanie zezwolenia na pracę będzie możliwe, gdy spełnione zostaną poniższe warunki: wynagrodzenie obcokrajowca nie będzie niższe niż płaca minimalna ani niższe niż wynagrodzenie innych pracowników na podobnym stanowisku, a także gdy wymiar czasu pracy nie będzie niższy niż jedna czwarta etatu ani wyższy niż pełen etat. W sytuacji, gdy firma prowadzi działalność krócej niż rok lub wskazany wymiar pracy jest niższy niż pół etatu, zezwolenie można będzie uzyskać na maksymalnie rok.
Agencje zatrudnienia
Dodatkowe wymogi zostały wprowadzone dla agencji zatrudnienia, które mają zamiar wykonywać działalność w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców. Takie usługi będą mogły świadczyć dopiero po dwóch latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Koniecznie będzie też wniesienie opłaty w wysokości 1000 zł. Warto dodać, że agencje, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, które 1 czerwca 2025 r. były już wpisane do rejestru i świadczyły usługi na rzecz obcokrajowców, nie podlegają warunkowi prowadzenia działalności w okresie dwóch lat. Aby jednak nadal świadczyć usług dla cudzoziemców, muszą złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze do 31 sierpnia.
Ostrzejsze kary
Pracodawcy powinni być przygotowani na niezapowiedziane kontrole – będą one mogły być przeprowadzane jednocześnie przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy. Co istotne, zasady nakładania grzywien zostały zmodyfikowane, m.in. zlikwidowano ich górny limit. Według nowych przepisów na firmę można nałożyć kary osobno za każdego nielegalnie zatrudnionego obcokrajowca. Kara może wynosić od 3 tys. zł do nawet 50 tys. zł za osobę pracującą niezgodnie z przepisami. Wprowadzono też karę w wysokości 6 tys. zł - za skierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia.