Jeśli zapraszasz dziennikarzy na spotkanie, zainteresuj ich tematem, podaj kawę i przekaż informacje.
Wydarzeniem ważnym dla społeczności lokalnej — otwarciem nowej restauracji czy wybudowaniem nowej hali produkcyjnej — na pewno zainteresują się dziennikarze lokalnych mediów. Jeśli coś ważnego dzieje się w większym przedsiębiorstwie, warto poinformować o tym media ogólnopolskie. Ale specjaliści ostrzegają — konferencje prasowe są kosztowne.
Niedawno warszawska firma konsultingowa Softtutor Consulting i agencja marketingowa ITQuest podpisały umowę o współpracy. Decyzja o przygotowaniu konferencji prasowej zapadła szybko — jeśli chcemy zaistnieć na rynku i odnosić sukcesy, warto inwestować w promocję.
— Po podpisaniu umowy poprzestaliśmy na rozesłaniu informacji do mediów. Teraz przyszedł czas na przygotowanie spotkania prasowego. Według nas kluczowy jest dobór osób, które zaprosimy — twierdzi Michał Wiatr, prezes firmy Softtutor.
Nowość ponad wszystko
Od czego firma powinna zacząć przygotowania do spotkania prasowego? Od odpowiedzi na pytanie, czy rzeczywiście ma do przekazania ważną wiadomość. Jeżeli rzeczywiście tak jest, można pomyśleć o samodzielnym zajęciu się przygotowaniem spotkania lub zlecić wszystko agencji PR.
Jeśli decydujemy się sami zorganizować konferencję prasową, warto trzymać się kilku żelaznych zasad.
— Podstawą jest ciekawy temat. Ciekawy nie dla bezpośrednio zainteresowanej firmy, ale dla ogółu. Pamiętajmy, że media szukają informacji nowych i interesujących — mówi Joanna Kubik z Sarto PR.
Ciekawy temat konferencji prasowej decyduje o tym, czy dziennikarze pojawią się na niej czy nie. Według badań to podstawowe kryterium dla 83 proc. dziennikarzy.
Od wtorku do czwartku
Kolejny krok to przygotowanie listy dziennikarzy, których chcemy zaprosić. Musimy zwrócić uwagę na to, by była ona jak najbardziej aktualna i nie wysyłać zaproszenia w niebyt, czyli do dziennikarza, który od dawna już nie pracuje w danej redakcji. Z kolei przy wyborze miejsca powinniśmy kierować się tym, czy łatwo do niego dotrzeć — nie wszyscy dziennikarze mają samochody. Może to być hotel — zwłaszcza w przypadku nagle organizowanych konferencji — lub siedziba firmy.
Hotel ma podstawową zaletę — jest z reguły dobrze wyposażony w sprzęt multimedialny i łatwo w nim o przygotowanie poczęstunku.
— Najtrudniej wybrać dobry termin. Z zasady nie powinno się organizować konferencji prasowych od razu po weekendzie, czyli w poniedziałki, i bezpośrednio przed nim, czyli w piątki. Najlepiej zaprosić dziennikarzy w pozostałe dni, raczej po godz. 10 rano — przekonuje Joanna Kubik.
Specjaliści zwracają też uwagę na plan konferencji. Nie można zanudzić dziennikarzy i innych gości — a jest to częsta przypadłość organizatorów. Dobra konferencja nie powinna trwać dłużej niż 45 minut. Spotkanie musi poprowadzić sprawna medialnie osoba. Ktoś, kto będzie reprezentował firmę — prezes czy dyrektor — powinien przećwiczyć wystąpienie.
Mail, poczęstunek, materiały
Zaproszenia wysyłamy pocztą tradycyjną i elektroniczną. Jeżeli spotkanie organizuje firma średniej wielkości, najlepiej wysyłać zaproszenia do prasy branżowej — dziennikarz zajmujący się daną tematyką — przykładowo informatyczną — będzie konferencją bardziej zainteresowany niż np. dziennikarka „Twojego Dziecka”.
— Kilka dni przed spotkaniem powinniśmy potwierdzić obecność dziennikarzy. Zdarza się, że nawet połowa zaproszonych się nie pojawia. To też musimy wziąć pod uwagę — mówi Michał Wiatr.
Po konferencji wypada podziękować za udział i wszystkim rozesłać materiały, zdjęcia oraz namiary na osoby kontaktowe w firmie, które będą udzielać dodatkowych informacji.
— Przygotowanie dobrych materiałów informacyjnych dla mediów wymaga talentu i sporego wysiłku. Jeśli chcemy, aby nasze informacje miały szansę publikacji, musimy zawrzeć w nich rzeczy nowe, nieznane i ważne — zwraca uwagę Michał Wiatr.
Jeżeli w trakcie konferencji planujemy poczęstunek, lepiej oddzielić czas przeznaczony na słuchanie i zadawanie pytań od czasu przeznaczonego na jedzenie.
Jeśli nie konferencja, to co?
Mniejszym firmom warto zwrócić uwagę na inne poza konferencjami prasowymi sposoby promocji (zresztą ci więksi też nie powinni ich zaniedbywać).
— Lepiej postawić na codzienne dobre kontakty z dziennikarzami. Przede wszystkim z tymi najbliższymi — lokalnymi, branżowymi, również redaktorami serwisów internetowych. Warto stale wysyłać do nich informacje oraz zapraszać na uroczystości firmowe — radzi Joanna Kubik.
Trzeba pamiętać jeszcze o tym, by nie robić konferencji prasowej za wszelką cenę. Nie ma tematu, nie robimy spotkania.
W sytuacjach kryzysowych — organizujemy je koniecznie i szybko, aby przekazać mediom oświadczenie. Ale to już zupełnie inny temat.